Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Suite 2 · Nextise Workflows
Nextise Workflows
AI-powered process automation for mid-sized German companies.
For leadership, IT, and digitalization teams who want to relieve recurring workflows in sales, procurement, HR, and IT support. Nextise combines workflow automation with AI capabilities for emails, documents, and decision preparation — securely operated in your infrastructure or a German cloud. Many standard workflows are ready to use within 1–2 days.
Power Automaten8nSelf-HostedGerman Cloud
1–2 days
until ready to use
11
curated workflows
5
departments covered
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Outcomes
What companies achieve with Nextise Workflows
1–2 days
Time-to-value
For many standard workflows, from selected building block to productive use in your organization.
Up to 70%
Less manual effort
For processes with clearly structured rules, such as approvals or data entry — depending on starting point and system landscape.
No rebuild
No development project required
Curated, proven workflows instead of custom development from scratch.
AI in action
Use AI where classic automation stops
Rule-based automation works reliably with structured data — but stalls with free-form emails, documents, and requests without a fixed format. That is exactly where AI capabilities complement Nextise workflows.
Understand emails & documents
Free text from inquiries, receipts, or attachments is recognized and mapped to structured fields.
Classification
Inquiries, tickets, or receipts are automatically assigned to the right category or department.
Summarization
Long email threads or documents are condensed to decision-relevant points.
Research
Target companies, tenders, or candidates are systematically compiled from available sources.
Decision preparation
Approvals and review steps receive a pre-structured recommendation instead of a blank form.
Knowledge processing
Recurring expertise from documents and past cases is made usable for the next process.
Nextise combines these three layers in one solution: workflow automation, AI capabilities, and secure enterprise operations.
How it works
Choose a workflow instead of rebuilding a process
Each Nextise workflow is a preconfigured automation building block based on Power Automate or n8n. You map a workflow to your existing process, we adapt it to your systems, and hand it over for production use.
1
Select a workflow
Choose the right one from 11 curated workflows for your process.
2
Connect to your systems
Standard integrations for Microsoft 365, Power Platform, n8n, and common CRM and ticket systems (e.g. HubSpot, Zendesk, Dynamics). We review individual systems such as SAP or DATEV before installation.
3
Go live
Many standard workflows run in day-to-day operations within 1–2 days and are used directly by your team.
Why Nextisevs. in-house development vs. standard SaaS / consulting vs. public AI tools
Faster than custom development, more controllable than public AI tools
No months-long project
Curated, proven workflows instead of specifications, proposals, and rebuilding from scratch.
Fits your process
Each workflow is adapted to your systems instead of forcing your process into a rigid SaaS product.
Self-hosted or German cloud
Full control over data and access instead of public endpoints without operational responsibility.
Featured Workflows
Curated workflows, sorted by department
Each workflow detail page shows starting situation, functionality, and scope.
Sales
Workflows for pipeline, inquiries, and quotes
Automations for sales teams — from inquiry to quote.
Nextise WORKFLOWS · VertriebEhemalige Kunden automatisch ansprechen
Nextise WORKFLOWS — Ehemalige Kunden automatisch ansprechen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Inaktivitätsregeln und Ansprachelogik an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · VertriebAusschreibungen automatisch verfolgenNextise WORKFLOWS — Ausschreibungen automatisch verfolgen
Nextise passt den Ablauf an Ihre relevanten Vergabeportale und Auswahlkriterien an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · VertriebAngebote automatisch erstellenNextise WORKFLOWS — Angebote automatisch erstellen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Preislogik und Angebotsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · VertriebAnfragen automatisch bewertenNextise WORKFLOWS — Anfragen automatisch bewerten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bewertungs- und Priorisierungslogik an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsMarketing
Workflows for visibility and lead generation
Marketing processes with clear approvals and less manual work.
Nextise WORKFLOWS · MarketingFirmennennungen automatisch überwachen
Nextise WORKFLOWS — Firmennennungen automatisch überwachen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Suchquellen und Reaktionsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · MarketingBewertungen automatisch im BlickNextise WORKFLOWS — Bewertungen automatisch im Blick
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bewertungsplattformen und Antwortregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · MarketingBeiträge automatisch planenNextise WORKFLOWS — Beiträge automatisch planen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kanäle und Freigaberegeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · MarketingAktionsseiten automatisch erstellenNextise WORKFLOWS — Aktionsseiten automatisch erstellen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Vorlage und Kampagnendaten an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsProcurement
Workflows for approvals, suppliers, and budgets
Automate procurement processes with clear audit trails.
Nextise WORKFLOWS · EinkaufLieferanten automatisch bewerten
Nextise WORKFLOWS — Lieferanten automatisch bewerten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bewertungskriterien an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · EinkaufEinkaufspreise automatisch mit dem Markt vergleichenNextise WORKFLOWS — Einkaufspreise automatisch mit dem Markt vergleichen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Referenzquellen und Warengruppen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · EinkaufEinkaufsbudget automatisch überwachenNextise WORKFLOWS — Einkaufsbudget automatisch überwachen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Budgetstruktur und Kostenstellen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · EinkaufBestellungen automatisch freigebenNextise WORKFLOWS — Bestellungen automatisch freigeben
Nextise passt den Ablauf an Ihre Freigaberegeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsAccounting
Workflows for receipts, budgets, and closing
Capture financial processes centrally and automate approvals.
Nextise WORKFLOWS · BuchhaltungKassenbuch automatisch digitalisieren
Nextise WORKFLOWS — Kassenbuch automatisch digitalisieren
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kassenquellen und Buchungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · BuchhaltungJahresabschluss automatisch vorbereitenNextise WORKFLOWS — Jahresabschluss automatisch vorbereiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kontenstruktur und Abschlussregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · BuchhaltungBudget automatisch überwachenNextise WORKFLOWS — Budget automatisch überwachen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Budgetstruktur und Meldegrenzen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · BuchhaltungBelege automatisch sammelnNextise WORKFLOWS — Belege automatisch sammeln
Nextise passt den Ablauf an Ihre Belegquellen und Buchhaltungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsHR
Workflows for recruiting, onboarding, and approvals
Automate HR flows from job posting to onboarding.
Nextise WORKFLOWS · HRPassende Kandidaten automatisch finden
Nextise WORKFLOWS — passende Kandidaten automatisch finden
Nextise passt den Ablauf an Ihre Anforderungsprofile und Bewertungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · HRNeue Mitarbeitende automatisch einarbeitenNextise WORKFLOWS — neue Mitarbeitende automatisch einarbeiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Rollen und Aufgabenlisten an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · HRPersonalanträge automatisch freigebenNextise WORKFLOWS — Personalanträge automatisch freigeben
Nextise passt den Ablauf an Ihre Antragsarten und Freigabestufen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · HRBewerbungen automatisch verwaltenNextise WORKFLOWS — Bewerbungen automatisch verwalten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Auswahlkriterien und Freigabestufen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsIT support
Workflows for tickets, assets, and access
Manage and document IT support processes centrally.
Nextise WORKFLOWS · IT-SupportIT-Anfragen automatisch bearbeiten
Nextise WORKFLOWS — IT-Anfragen automatisch bearbeiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Supportregeln und Wissensquellen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · IT-SupportGeräteausgabe automatisch dokumentierenNextise WORKFLOWS — Geräteausgabe automatisch dokumentieren
Nextise passt den Ablauf an Ihre Ausgabe- und Bestätigungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · IT-SupportDatensicherung automatisch überwachenNextise WORKFLOWS — Datensicherung automatisch überwachen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Sicherungsjobs und Eskalationsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · IT-SupportIT-Geräte automatisch verwaltenNextise WORKFLOWS — IT-Geräte automatisch verwalten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Gerätekategorien und Zuordnungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsCustomer service
Workflows for inquiries, claims, and SLAs
Handle and track customer inquiries faster.
Nextise WORKFLOWS · KundenserviceHäufige Fragen automatisch beantworten
Nextise WORKFLOWS — Häufige Fragen automatisch beantworten
Nextise passt den Ablauf an Ihre freigegebene Wissensbasis und Antwortregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · KundenserviceGarantiefälle automatisch bearbeitenNextise WORKFLOWS — Garantiefälle automatisch bearbeiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Garantiebedingungen und Freigabestufen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · KundenserviceErsatzteile automatisch anfragenNextise WORKFLOWS — Ersatzteile automatisch anfragen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Lager- und Lieferantenregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · KundenserviceChat-Anfragen automatisch weiterleitenNextise WORKFLOWS — Chat-Anfragen automatisch weiterleiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Weiterleitungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsProject management
Workflows for planning, risks, and closure
Automatically inform and document project processes.
Nextise WORKFLOWS · ProjektmanagementProjektbeteiligte automatisch informieren
Nextise WORKFLOWS — Projektbeteiligte automatisch informieren
Nextise passt den Ablauf an Ihre Empfängergruppen und Kommunikationsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · ProjektmanagementProjektabschluss automatisch dokumentierenNextise WORKFLOWS — Projektabschluss automatisch dokumentieren
Nextise passt den Ablauf an Ihre Abschlusskriterien und Dokumentationsvorgaben an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · ProjektmanagementPersonaleinsatz automatisch planenNextise WORKFLOWS — Personaleinsatz automatisch planen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kapazitäts- und Priorisierungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · ProjektmanagementMeilenstein-Verzögerungen automatisch meldenNextise WORKFLOWS — Meilenstein-Verzögerungen automatisch melden
Nextise passt den Ablauf an Ihre Meilensteindefinitionen und Meldewege an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsFacility & office
Workflows for visitors, rooms, and operations
Organize office and facility workflows without email chaos.
Nextise WORKFLOWS · Facility & BüroorganisationParkplätze automatisch verwalten
Nextise WORKFLOWS — Parkplätze automatisch verwalten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Vergaberegeln und Standortlogik an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · Facility & BüroorganisationEnergieverbrauch automatisch überwachenNextise WORKFLOWS — Energieverbrauch automatisch überwachen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Zählerlogik und Schwellenwerte an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · Facility & BüroorganisationBüromaterial automatisch nachbestellenNextise WORKFLOWS — Büromaterial automatisch nachbestellen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bestands- und Lieferantenregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · Facility & BüroorganisationBesucher automatisch anmeldenNextise WORKFLOWS — Besucher automatisch anmelden
Nextise passt den Ablauf an Ihre Sicherheits- und Empfangsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsLegal & compliance
Workflows for deadlines, audits, and privacy
Track compliance requirements systematically.
Nextise WORKFLOWS · Recht & ComplianceFristen automatisch überwachen
Nextise WORKFLOWS — Fristen automatisch überwachen
Nextise passt den Ablauf an Ihre Fristenarten und Zuständigkeiten an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · Recht & ComplianceDatenschutzanfragen automatisch bearbeitenNextise WORKFLOWS — Datenschutzanfragen automatisch bearbeiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bearbeitungsschritte und Fristen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · Recht & ComplianceDatenschutz automatisch kontrollierenNextise WORKFLOWS — Datenschutz automatisch kontrollieren
Nextise passt den Ablauf an Ihre Prüfregeln und internen Datenschutzrichtlinien an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsNextise WORKFLOWS · Recht & ComplianceAudits automatisch vorbereitenNextise WORKFLOWS — Audits automatisch vorbereiten
Nextise passt den Ablauf an Ihre Auditanforderungen und Nachweisquellen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
View detailsWho benefits
Four business areas, one shared effect: less manual work
Marketing & Sales
Automated lead tracking, CRM maintenance, and content creation instead of manual data entry.
Procurement & Accounting
Approval processes and receipt capture run automatically and traceably.
HR
From job posting to onboarding — standard processes without manual intermediate steps.
IT Support
Central ticket tracking provides transparency for support requests.
Ready use cases
Already in productive use at Nextise customers
1
Mechanical engineering, 200–500 employees
- Starting situation
- Sales identified new target companies manually through research and LinkedIn.
- Systems
- CRM (HubSpot)
- Workflow
- LeadFinder — daily identification of matching target companies
Result: +18 qualified contacts/month in CRM*
2
IT services, 50–200 employees
- Starting situation
- Support requests ran exclusively through a central mailbox; status was not traceable for customers or the team.
- Systems
- Microsoft 365 + ticket system
- Workflow
- HelpDesk — automatic routing and status tracking
Result: ~40% faster processing*
3
Trading company, 20–100 employees
- Starting situation
- Receipts from multiple sources (email, portal, paper scan) were manually consolidated in accounting.
- Systems
- Mail inbox + accounting system
- Workflow
- ReceiptCollector — automatic collection and assignment
Result: −5 hrs/week administrative effort*
* Anonymized, illustrative metrics from pilot projects with Nextise customers. We share details on industry, company size, and approach in the initial consultation.
Installation
Productive in four steps
Installation happens without interrupting ongoing operations. You provide access to relevant systems; we handle configuration and test runs.
- 1
Initial consultation
30 minutes to select the right workflow.
- 2
System access
You provide temporary, secured access to the required systems.
- 3
Configuration & testing
We set up the workflow and test it with real examples.
- 4
Production operation
Handover to your team including a short briefing.
Architecture
From your systems to automated decisions
Nextise Workflows sits as its own layer between your existing systems and the AI models in use — without replacing your system landscape.
Enterprise systems
Microsoft 365, ERP, CRM, ticket systems
Nextise Workflow Layer
Orchestrates processes, approvals, and interfaces between systems
AI models
Azure OpenAI (EU region) or open-source models, depending on security requirements
Automated business processes
Approvals, CRM entries, ticket routing, document filing
Security & operations
Built for enterprises: data storage, access control, and operations under German compliance requirements
GDPR compliance alone says little — that is why we are transparent about where and how your data is processed.
Hosting
Self-hosted in your infrastructure or in a managed German cloud — you decide.
Models & providers
Azure OpenAI in an EU region or locally operated open-source models, with no lock-in to a single vendor.
Access control
Role-based permissions, logging of all workflow runs, and clearly scoped system access.
Compliance
GDPR-compliant data processing; documentation on certifications and architecture available on request.
Reference
How a mid-sized mechanical engineering company uses Nextise Workflows
An illustrative reference example to show the use case.
Mid-sized mechanical engineering companyMechanical engineering (anonymized)
From mailbox chaos to structured support
Nextise Workflows · HelpDesk, live after 1.5 days
Solution
- Automatic ticket routing to the right department
- Central overview of open and completed requests
- Integration with existing mail inbox
- Self-hosted or German cloud, GDPR-compliant
Result
- ~40% shorter response time in support
- Live after 1.5 days
- No more back-and-forth email ping-pong
−40%
shorter response time in support
* Illustrative reference example to show the use case. Verified customer references with validated metrics are shared in a personal conversation.
FAQ
Frequently asked questions
What leadership and IT most often want to know before rollout.
Pricing depends on your system landscape and customization effort, so there is no flat-rate price list. After a short workflow check, you receive a concrete quote for your use case.
Many standard workflows are productive within 1–2 days if your systems can be connected via standard interfaces. For more complex landscapes (e.g. SAP, DATEV), we define the timeline together in the initial consultation.
Self-hosted in your own infrastructure or in a German cloud, GDPR-compliant. You define storage location and access rights.
No. Nextise Workflows connects to your existing CRM, ERP, or ticket system via Microsoft 365, Power Platform, or n8n — your systems remain the source of truth.
Term and notice periods are set transparently in the proposal and discussed in the initial consultation — there are no hidden minimum terms.
The 11 workflows are our curated core list. We develop individual requirements on the same Power Automate/n8n basis and security architecture.
Your process is not listed?
The 11 workflows are our curated core list — for anything beyond that, we build individually on the same Power Automate/n8n foundation.
More solutions
Pairs well with Nextise Workflows
Nextise CIP
AI agents for research, support, and knowledge work.
ViewNextise Business Apps
Custom applications for CRM, planning, and internal tools.
ViewConsulting
Strategy, security concept, and system analysis for your AI rollout.
ViewSeminars
Practical training for teams that want to use AI in everyday work.
View
Next step
Ready for your AI infrastructure?
Nextise guides you from the first analysis to a productive solution. Ready to deploy in 6–10 weeks.
Managing Director Nextise GmbH
Let’s talk about your AI transformation together
