Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Buchhaltung
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Budgetüberwachung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Budgetstruktur und Meldegrenzen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP-Anbindung oder Microsoft Teams.
Geschäftsführung und Buchhaltung mit abteilungsbezogener BudgetverantwortungZeitrahmen nach Prüfung von Budgetstruktur und BuchhaltungssystemNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Budgetüberschreitungen fallen erst beim Quartalsbericht auf.
Abteilungen verbrauchen ihr Budget über das Jahr verteilt, doch der Abgleich mit dem Plan erfolgt oft nur punktuell in Tabellen. Bis eine Überschreitung auffällt, ist der Handlungsspielraum bereits eingeschränkt.
Funktionen
- Übernimmt Ist-Werte aus dem bestehenden Buchhaltungssystem je Kostenstelle
- Vergleicht Verbrauch fortlaufend mit dem geplanten Budget
- Meldet Abweichungen an die zuständige Person nach vereinbarten Schwellen
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Rechnungsfreigabe und Kontenabgleich
Wirkung im Alltag
Budgetabweichungen werden erkannt, solange noch Handlungsspielraum besteht.
Laufend
Fortlaufender Abgleich
Ist-Werte werden regelmäßig statt nur zum Quartalsende mit dem geplanten Budget verglichen.
Frühzeitig
Rechtzeitige Meldung
Zuständige Personen werden benachrichtigt, sobald eine vereinbarte Schwelle erreicht wird.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Prüfstand
Die Geschäftsführung erkennt, welche Abweichung geprüft, begründet oder noch offen ist.
So funktioniert es
Vom Ist-Wert bis zur Meldung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihr Buchhaltungssystem mit der Budgetplanung und bildet daraus einen kontrollierten Überwachungsprozess.
1
Ist-Werte übernehmen
Der Workflow übernimmt gebuchte Ist-Werte je Kostenstelle aus dem angebundenen Buchhaltungssystem.
2
Mit Plan abgleichen
Verbrauch und Plan werden nach vereinbarten Regeln fortlaufend miteinander verglichen.
3
Abweichung melden
Beim Erreichen einer Schwelle wird die zuständige Person informiert und die Abweichung dokumentiert.
Eine produktive Budgetüberwachung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, ERP oder Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit der konkreten Budgetüberwachung und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Budgetstruktur, Meldegrenzen und Zuständigkeiten richten sich nach Ihrer Organisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Budgetüberwachung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Rechnungsfreigabe, Kontenabgleich und weiterem Unternehmenswissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Budgetüberwachung.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Budgetstand je Kostenstelle, ohne Berichte einzeln anzufordern.
BU
Buchhaltung
Erhält gemeldete Abweichungen mit Bezug zu den zugrunde liegenden Buchungen.
EK
Einkauf
Wird bei Budgetabweichungen im eigenen Bereich frühzeitig informiert.
AD
Außendienst
Erhält Hinweise, wenn Projektbudgets sich der vereinbarten Grenze nähern.
Budgetdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Meldevorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kostenstellen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Kostenstellen
Der Workflow verarbeitet nur die Budgetposten und Kostenstellen, die für die Überwachung eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Geschäftsführung und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Gemeldete Abweichungen werden von der zuständigen Person geprüft, bevor Maßnahmen abgeleitet werden.
Nachvollziehbarer Betrieb
Meldungen und Prüfstand werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Budgetüberwachung
- Anpassung an Ihre Budgetstruktur und Meldegrenzen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für Abweichungen
- Übergabe in den produktiven Buchhaltungsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Budgetplanung je Kostenstelle
- Die vereinbarten Meldegrenzen für Abweichungen
- Zugang zu Ihrem Buchhaltungssystem/ERP
- Zuständigkeiten für die Prüfung gemeldeter Abweichungen
- Einen definierten Berichtsturnus
Integration
- ERP
- Microsoft Teams
- Datenbank
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Budgetüberwachung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Budgetstruktur zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Kostenstellenbudgets aus dem bestehenden Buchhaltungssystem.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Kostenstellen, den vereinbarten Meldegrenzen und der Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für diesen Fall wird ein Meldeweg festgelegt. Der Workflow informiert die zuständige Person und dokumentiert die Abweichung, ohne selbst Buchungen zu sperren.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Prozess angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Budgetüberwachung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Budgetüberwachung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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