Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre laufende Datenschutzkontrolle.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Prüfregeln und internen Datenschutzrichtlinien an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft Teams.
Geschäftsführung und Datenschutz- bzw. Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Richtlinien und PrüfkriterienNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Datenschutzprüfungen laufen nebenher und werden leicht vergessen.
Wiederkehrende Kontrollen wie Löschfristen, Verzeichnisaktualisierungen oder Zugriffsprüfungen hängen oft an einzelnen Personen und Kalendererinnerungen. Ohne festen Ablauf bleiben Prüfschritte liegen oder werden nur unregelmäßig dokumentiert.
Funktionen
- Prüft festgelegte Datenschutz-Prozessschritte nach einem wiederkehrenden Zeitplan
- Gleicht Dokumentationsstand mit Ihren internen Richtlinien ab
- Kennzeichnet offene oder überfällige Prüfpunkte
- Übergibt den Prüfstatus an die zuständige Person
Wirkung im Alltag
Datenschutzprüfungen laufen regelmäßig und nachvollziehbar ab.
Regelmäßig
Ein fester Prüfrhythmus
Kontrollen laufen nach dem vereinbarten Zeitplan, statt von einzelnen Erinnerungen abzuhängen.
Abgeglichen
Klarer Soll-Ist-Vergleich
Der Dokumentationsstand wird mit Ihren internen Richtlinien abgeglichen und Abweichungen werden sichtbar.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Prüfstatus
Offene und erledigte Prüfpunkte sind für die zuständige Person jederzeit einsehbar.
So funktioniert es
Von der Prüfregel bis zum dokumentierten Status in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Richtlinien mit einem wiederkehrenden Prüfablauf in Ihrer Systemlandschaft.
1
Prüfzyklus starten
Der Workflow stößt die vereinbarten Kontrollen nach dem festgelegten Zeitplan an.
2
Mit Richtlinien abgleichen
Der Dokumentationsstand wird mit den internen Datenschutzrichtlinien verglichen.
3
Status übergeben
Offene Punkte und Ergebnisse werden an die zuständige Person zur Prüfung übergeben.
Eine produktive Datenschutzkontrolle, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit SharePoint und Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Prüfprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Richtlinien bestimmen den Ablauf
Prüfkriterien, Zyklus und Eskalationswege richten sich nach Ihren internen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Datenschutzkontrolle bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Fristenüberwachung und weiteren Compliance-Workflows verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Datenschutzkontrolle.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen dokumentierten Überblick über den Stand der Datenschutzkontrollen.
RC
Recht & Compliance
Erhält offene Prüfpunkte strukturiert und mit Bezug zu den internen Richtlinien.
IT
IT
Stellt Zugriff auf die relevanten Ablagen und Nachweise für die Prüfung bereit.
HR
Personalabteilung
Wird bei Prüfpunkten mit Bezug zu Mitarbeiterdaten eingebunden.
Prüfungen laufen nach Ihren Zugriffs- und Kontrollvorgaben.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Ablagen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Ablagen
Der Workflow prüft nur die Ablagen und Nachweise, die für den Kontrollprozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Compliance und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Auffällige oder unklare Abweichungen werden zur Prüfung vorgelegt, bevor ein Status als erledigt gilt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Prüfzeitpunkt, Ergebnis und Status werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die laufende Datenschutzkontrolle
- Anpassung an Ihre Prüfregeln und internen Richtlinien
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für offene Punkte
- Übergabe in den produktiven Compliance-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Datenschutzrichtlinien und Prüfkriterien
- Den gewünschten Prüfzyklus (z. B. monatlich, quartalsweise)
- Zugang zu den Ablagen mit den relevanten Nachweisen
- Zuständigkeiten für offene Prüfpunkte und Eskalation
- Einen definierten Ort für die Dokumentation des Prüfstatus
Integration
- Microsoft 365
- SharePoint
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Datenschutzkontrolle
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre internen Richtlinien zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Löschfristen, Verzeichnisaktualisierungen und wiederkehrende Zugriffsprüfungen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl und Klarheit der Prüfkriterien sowie der Anbindung an Ihre Ablagen. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Abweichungen werden gekennzeichnet und der zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt, anstatt automatisch als erledigt markiert zu werden.
Nein. Der Workflow unterstützt die organisatorische Durchführung wiederkehrender Kontrollen nach Ihren internen Vorgaben und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
Ihre Datenschutzkontrolle gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Kontrollprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
Ready for your AI infrastructure?
Nextise guides you from the first analysis to a productive solution. Ready to deploy in 6–10 weeks.
Managing Director Nextise GmbH
Let’s talk about your AI transformation together
