Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Fristenüberwachung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Fristenarten und Zuständigkeiten an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft 365 und Microsoft Teams.
Geschäftsführung und Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Fristenarten und bestehenden ListenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Gesetzliche Fristen verteilen sich auf viele Listen und Köpfe.
Meldefristen, Erneuerungstermine und regulatorische Stichtage liegen oft in einzelnen Excel-Listen, Kalendern oder im Wissen einzelner Mitarbeitender. Wechselt eine zuständige Person, geht die Übersicht schnell verloren.
Funktionen
- Erfasst gesetzliche und regulatorische Fristen an einem zentralen Ort
- Informiert die zuständige Person rechtzeitig vor Ablauf
- Kennzeichnet überfällige oder ungeklärte Fristen
- Dokumentiert erledigte und offene Fristen nachvollziehbar
Wirkung im Alltag
Gesetzliche Fristen werden zentral erfasst und rechtzeitig angestoßen.
Zentral
Eine gemeinsame Fristenübersicht
Fristen aus unterschiedlichen Bereichen laufen an einem gemeinsamen Ort zusammen.
Rechtzeitig
Vorlauf statt Überraschung
Die zuständige Person wird nach der vereinbarten Vorlaufzeit informiert, nicht erst am Stichtag.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Bearbeitungsstand
Erledigte, offene und überfällige Fristen sind jederzeit erkennbar.
So funktioniert es
Von der Frist bis zur rechtzeitigen Erinnerung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Fristenlisten mit einem zentralen Überwachungsablauf in Ihrer Systemlandschaft.
1
Fristen erfassen
Gesetzliche und regulatorische Fristen werden aus den vereinbarten Quellen zentral zusammengeführt.
2
Vorlauf berechnen
Der Workflow ermittelt anhand der festgelegten Vorlaufzeit, wann eine Erinnerung fällig ist.
3
Zuständige informieren
Die verantwortliche Person erhält die Erinnerung rechtzeitig vor Ablauf der Frist.
Eine produktive Fristenüberwachung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Microsoft 365 und Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Fristenprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Fristenarten bestimmen den Ablauf
Vorlaufzeiten, Eskalationswege und Zuständigkeiten richten sich nach Ihren bestehenden Regeln. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Fristenüberwachung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Vertragsfristen und weiteren Compliance-Workflows verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um gesetzliche Fristen.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen dokumentierten Überblick über anstehende und erledigte Fristen.
RC
Recht & Compliance
Erhält Erinnerungen mit ausreichend Vorlauf zur Bearbeitung.
HR
Personalabteilung
Wird bei Fristen mit Bezug zu arbeitsrechtlichen Vorgaben rechtzeitig eingebunden.
IT
IT
Stellt die Anbindung an bestehende Listen und Kalender sicher.
Fristen werden nach Ihren Zugriffs- und Eskalationsvorgaben verwaltet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Quellen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Quellen
Der Workflow verarbeitet nur die Fristenlisten und Kalender, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten für die jeweiligen Fristenarten.
Menschliche Prüfung
Ungeklärte oder widersprüchliche Fristen werden zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Erinnerung ausgelöst wird.
Nachvollziehbarer Betrieb
Frist, Erinnerungszeitpunkt und Status werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Fristenüberwachung
- Anpassung an Ihre Fristenarten und Vorlaufzeiten
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für verschobene Fristen
- Übergabe in den produktiven Compliance-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Fristenlisten und Fristenarten
- Die gewünschten Vorlaufzeiten je Fristentyp
- Zuständigkeiten für die einzelnen Fristenarten
- Zugang zu den Systemen, in denen Fristen aktuell geführt werden
- Einen definierten Eskalationsweg bei ungeklärten Fristen
Integration
- Microsoft 365
- Microsoft Teams
- CRM
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Fristenüberwachung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre gesetzlichen und regulatorischen Fristen zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Melde-, Erneuerungs- und Berichtsfristen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl und Struktur Ihrer Fristenlisten sowie der Anbindung an vorhandene Kalender und Systeme. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Eskalationsweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet überfällige Fristen und legt sie einer zuständigen Person zur weiteren Klärung vor.
Nein. Der Workflow bindet vorhandene Listen und Kalender an. Welche Übernahme möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen Ihres Systems ab.
Ihre Fristenüberwachung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Fristenprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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