Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Recht und Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Vertragsfristen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Vertragsbestände und Fristenlogik an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Ihrem bestehenden Kalendersystem.
Geschäftsführung und Verwaltung mit laufenden Lieferanten-, Miet- oder DienstleistungsverträgenZeitrahmen nach Prüfung von Dokumenten, Fristenlogik und ZugriffsrechtenNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Kalendersystem) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Eine verpasste Kündigungsfrist verlängert den Vertrag ungewollt.
Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern oder Mietobjekten liegen oft verteilt in Ordnern und Postfächern. Ohne systematischen Überblick über Laufzeiten und Kündigungsfristen verlängert sich ein Vertrag automatisch weiter — obwohl er längst gekündigt werden sollte.
Funktionen
- Erfasst Laufzeiten und Kündigungsfristen aus freigegebenen Dokumenten
- Gleicht Fristen mit einem zentralen Kalender ab
- Meldet anstehende Termine nach einem vereinbarten Vorlauf
- Unterstützt den Fristenüberblick; die rechtliche Bewertung bleibt bei der zuständigen Fachperson
Wirkung im Alltag
Vertragsfristen werden zentral geführt und rechtzeitig sichtbar.
Zentral
Ein Fristenüberblick für relevante Verträge
Laufzeiten und Kündigungsfristen aus freigegebenen Dokumenten werden in einem gemeinsamen Ablauf zusammengeführt.
Nachvollziehbar
Klare Vorläufe und Zuständigkeiten
Meldungen erfolgen nach Ihrer Fristenlogik an die verantwortlichen Rollen.
Verlässlich
Geregeltes Vorgehen vor Fristablauf
Offene Entscheidungen werden frühzeitig sichtbar und dokumentiert weiterbearbeitet.
So funktioniert es
Von der Vertragsquelle bis zur Fristenmeldung in drei Schritten.
Nextise verbindet Dokumentquellen, Fristenregeln und Zuständigkeiten zu einem produktiven Fristenprozess.
1
Freigegebene Vertragsdokumente übernehmen
Der Workflow nimmt relevante Verträge aus den vereinbarten Ablagen, Postfächern oder SharePoint-Bereichen auf.
2
Fristen und Laufzeiten strukturiert auslesen
Nextise Amper unterstützt beim Erfassen von Laufzeit- und Kündigungsangaben aus den freigegebenen Dokumenten; unklare Stellen werden zur Prüfung markiert.
3
Kalenderabgleich und Meldung steuern
Termine werden mit Ihren Vorlaufregeln abgeglichen und an die zuständige Rolle zur Entscheidung weitergegeben.
Ein Fristenprozess, der Dokumentverständnis und Betrieb verbindet.
Produktiv mit realen Vertragsunterlagen
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Kalendersystem) mit einem abgegrenzten Vertragsbestand in den Alltag um.
Ihre Fristenlogik bleibt verbindlich
Vorlaufzeiten, Eskalationswege und Zuständigkeiten richten sich nach Ihren internen Entscheidungsregeln und werden im Betrieb nachgeführt.
Nextise Amper für dokumentbasiertes Fristenverständnis
Nextise Amper unterstützt das strukturierte Auslesen aus freigegebenen Vertragsdokumenten und verbindet die Ergebnisse mit Ihrem zentralen Fristen- oder Kalendersystem.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für Recht, Einkauf, Verwaltung und Führung.
RC
Recht und Compliance
Prüft Fristmeldungen und steuert die weitere Bewertung im definierten Entscheidungsprozess.
EK
Einkauf
Erhält rechtzeitig Hinweise zu vertragsrelevanten Lieferantenbeziehungen.
VW
Verwaltung
Pflegt freigegebene Vertragsquellen und unterstützt bei der Dokumentvollständigkeit.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Status relevanter Fristen und offener Entscheidungen nachvollziehbar gebündelt.
Vertragsinformationen werden nach klaren Zugriffs- und Prüfregeln verarbeitet.
Nextise legt mit Ihnen fest, welche Dokumentquellen zugelassen sind, welche Rollen Einsicht erhalten und wie Ausnahmen geprüft werden. Architektur und Regelwerk werden vor Produktivstart gegen Ihren Prozess abgeglichen.
Freigegebene Vertragsquellen
Verarbeitet werden nur die vertraglichen Ablagen und Postfächer, die für den Fristenprozess explizit freigegeben sind.
Rollenbasierte Einsicht und Bearbeitung
Zugriff auf Fristinformationen und Dokumentkontext erfolgt gemäß den definierten Zuständigkeiten.
Menschliche Prüfung bei Ausnahmen
Unklare Klauseln, fehlende Angaben oder Sonderfälle werden zur manuellen Prüfung an verantwortliche Rollen weitergegeben.
Nachvollziehbarkeit und Architekturchecks
Fristenerfassung, Meldung und Übergabe bleiben dokumentiert; technische und fachliche Architekturprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Vertragsfristen
- Anpassung an Ihren Vertragsbestand und Ihre Fristenlogik
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Kalendersystem)
- Dokumentierte Zugriffsrechte auf Vertragsdokumente
- Übergabe in den produktiven Compliance-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Vertragsbestand und Ablageort
- Die geltende Fristen- und Kündigungslogik
- Zugriffsrechte auf die relevanten Vertragsdokumente
- Zugang zu Ihrem Kalender- oder Fristensystem
- Zuständigkeiten für anstehende Termine
Integration
- SharePoint
- Datenbank
FAQ
Häufige Fragen zum automatisierten Vertragsfristenabgleich
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Einführung, Ausnahmen und Systemanbindung.
Der Start erfolgt mit einem abgegrenzten Vertragsbestand, zum Beispiel einer Vertragsart oder einem Fachbereich mit klaren Zuständigkeiten.
Nach Prüfung von Dokumentquellen, Fristenregeln und Rollen wird ein planbarer Rahmen für den ersten produktiven Ablauf definiert.
Diese Fälle werden als Ausnahme markiert und an die zuständige Fachperson zur manuellen Prüfung und Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt vorhandene Ablagen und Systeme, indem Fristinformationen strukturiert erfasst und über bestehende Schnittstellen weitergegeben werden.
Ihren Vertragsfristen-Prozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Vertragsmanagement passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
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