Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Einkauf
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Bestellfreigaben.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Freigaberegeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Power Apps, n8n, ERP und Microsoft Teams.
Einkauf und Geschäftsführung mit wiederkehrenden BestellfreigabenZeitrahmen nach Prüfung von Freigabestufen und ERP-AnbindungNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Automate, ERP, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Bestellungen hängen tagelang in der Freigabe fest.
Eine Bestellanfrage liegt per Mail oder Zettel auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung, während die Werkstatt oder Baustelle auf das Material wartet. Ohne klaren Freigabeprozess entsteht Stillstand — oder es wird an der Freigabe vorbei bestellt.
Funktionen
- Übernimmt Bestellanfragen aus E-Mail oder Formular
- Gleicht Betrag und Kostenstelle mit hinterlegten Regeln ab
- Leitet die Anfrage an die zuständige Freigabestufe weiter
- Dokumentiert Entscheidungen und Zeitpunkte nachvollziehbar
Wirkung im Alltag
Bestellfreigaben werden planbar und transparent.
Verbindlich
Klarer Entscheidungsweg
Jede Anfrage folgt den vereinbarten Freigabestufen statt individueller Abstimmung per Zuruf.
Passend
Budgetgerechte Pruefung
Betrag, Kostenstelle und Verantwortlichkeit werden nach hinterlegten Regeln zusammengefuehrt.
Sichtbar
Nachvollziehbarer Status
Einkauf und Geschaeftsfuehrung sehen, welche Anfrage offen, freigegeben oder zurueckgestellt ist.
So funktioniert es
Von der Anfrage bis zur dokumentierten Freigabe in drei Schritten.
Nextise verbindet Anfragekanal, Freigaberegeln und bestehende Systeme zu einem einheitlichen Ablauf.
1
Anfrage uebernehmen
Bestellwuensche aus den freigegebenen Kanaelen werden mit den benoetigten Angaben erfasst.
2
Regelbasiert zuordnen
Budgetgrenze, Kostenstelle und Zuständigkeit bestimmen automatisch den naechsten Freigabeschritt.
3
Entscheidung dokumentieren
Freigabe, Ablehnung oder Rueckfrage werden im Vorgang festgehalten und an die beteiligten Stellen uebergeben.
Freigaben laufen entlang Ihrer Einkaufsregeln, nicht daneben.
Ihre Freigabelogik bleibt massgeblich
Nextise bildet vorhandene Budget- und Zustandsregeln ab und macht sie im Ablauf fuer alle Beteiligten sichtbar.
Einkauf und Leitung arbeiten im selben Stand
Rueckfragen, Entscheidungen und Status liegen in einem gemeinsamen Prozess statt verteilt ueber Einzelkanaele.
In Ihrer Systemlandschaft kontrolliert betreiben
Der Workflow bleibt in Ihrer bestehenden Umgebung (z. B. ERP, Power Automate) und laesst sich mit weiteren Beschaffungs- und Wartungsprozessen verbinden.
Einsatz im Unternehmen
Ein einheitlicher Ablauf fuer Bedarf, Pruefung und Entscheidung.
EK
Einkauf
Erhaelt vollstaendige Anfragen und steuert den Prozess bis zur dokumentierten Entscheidung.
FB
Fachbereich
Meldet Bedarf in einem geregelten Format und ergaenzt fehlende Angaben schneller.
GF
Geschaeftsfuehrung
Prueft nur die vorgesehenen Vorgänge und trifft Entscheidungen mit transparentem Kontext.
BU
Buchhaltung
Uebernimmt freigegebene Vorgänge mit sauberem Bezug zu Kostenstelle und Nachweis.
Freigaben folgen Ihren Zugriffs- und Entscheidungsregeln.
Welche Datenquellen, Rollen und Freigabegrenzen eingesetzt werden, wird auf Ihre reale Einkaufs- und Systemlandschaft abgestimmt.
Definierte Eingangskanaele
Der Workflow verarbeitet nur die fuer den Einkauf freigegebenen Anfragewege und Datensaetze.
Rollenbasierte Freigabestufen
Zugriffe und Entscheidungen richten sich nach den in Ihrem Unternehmen gueltigen Verantwortlichkeiten.
Kontrollierte Ausnahmebehandlung
Unvollstaendige oder widerspruechliche Anfragen werden markiert und zustaendigen Personen zur Pruefung vorgelegt.
Durchgaengige Nachvollziehbarkeit
Jede Statusaenderung wird im Prozess protokolliert und bleibt fuer berechtigte Rollen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Bestellungen automatisch freigeben
- Anpassung an Ihre Freigaberegeln und Zuständigkeiten
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven Einkaufsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Freigabestufen
- Zuständigkeiten und Budgetgrenzen
- Den aktuellen Bestellprozess
- Die relevanten ERP-/Systemzugänge
- Einen definierten Eingangskanal für Bestellanfragen
Integration
- ERP
- Microsoft Teams
FAQ
Haeufige Fragen zur automatisierten Bestellfreigabe
Die wichtigsten Antworten zu Einfuehrung, Steuerung und Kontrolle im Einkaufsprozess.
Sinnvoll ist ein klar abgegrenzter Start, etwa Verbrauchsmaterial oder wiederkehrende Leistungen. Danach kann der Ablauf auf weitere Warengruppen ausgedehnt werden.
Ja. Betrags- und Zuständigkeitsregeln werden so eingerichtet, dass der Workflow den passenden Entscheidungsweg je Vorgang auswaehlt.
Der Vorgang wird gekennzeichnet und zur Ergaenzung oder Rueckfrage an die zustaendige Rolle geleitet, bevor eine Freigabe erfolgt.
Ja. Der Workflow wird an vorhandene Systeme angebunden. Welche Felder und Uebergaben verfuegbar sind, wird vorab mit Ihren Zugriffsmoeglichkeiten abgestimmt.
Ihren Bestellprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Bestellprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
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Managing Director Nextise GmbH
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