Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Buchhaltung
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Jahresabschlussvorbereitung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kontenstruktur und Abschlussregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP-Anbindung oder SharePoint.
Buchhaltung und Geschäftsführung im AbschlussprozessZeitrahmen nach Prüfung von Kontenstruktur und AbschlusskalenderNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, SharePoint) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Vor dem Jahresabschluss werden Unterlagen jedes Jahr erneut zusammengesucht.
Kontoauszüge, Anlagenverzeichnisse, Inventurlisten und offene Posten liegen verteilt in ERP, E-Mail und Ablageordnern. Buchhaltung und Steuerberatung verbringen Wochen damit, dieselben wiederkehrenden Unterlagen erneut zusammenzutragen und auf Vollständigkeit zu prüfen.
Funktionen
- Stellt wiederkehrende Abschlussunterlagen aus ERP und Ablage automatisch zusammen
- Prüft Vollständigkeit anhand einer hinterlegten Abschluss-Checkliste
- Kennzeichnet fehlende oder abweichende Positionen zur Klärung
- Übergibt den geprüften Unterlagenstand strukturiert an Buchhaltung oder Steuerberatung
Wirkung im Alltag
Abschlussunterlagen liegen vollständig geprüft vor, statt kurz vor der Frist zusammengesucht zu werden.
Vollständig
Geprüfte Unterlagenlage
Die hinterlegte Checkliste zeigt, welche Abschlussunterlagen vorliegen und welche noch fehlen.
Frühzeitig
Klärung vor der Frist
Abweichungen und fehlende Positionen werden erkennbar, bevor der Abschlusstermin näher rückt.
Strukturiert
Geordnete Übergabe
Steuerberatung oder Buchhaltung erhalten die Unterlagen in einer nachvollziehbaren Struktur.
So funktioniert es
Von verteilten Unterlagen zur geprüften Abschlussübergabe.
Nextise verbindet ERP und Ablage mit Ihrer Abschluss-Checkliste und bildet daraus einen wiederkehrenden Vorbereitungsablauf.
1
Unterlagen zusammenstellen
Der Workflow zieht Kontoauszüge, Anlagenverzeichnisse und weitere Abschlusspositionen aus ERP und Ablage.
2
Vollständigkeit prüfen
Die hinterlegte Checkliste gleicht vorhandene Unterlagen mit den erwarteten Abschlusspositionen ab.
3
Geprüft übergeben
Der vollständige Unterlagenstand wird an Buchhaltung oder Steuerberatung zur weiteren Bearbeitung übergeben.
Eine Abschlussvorbereitung, die zu Ihrer Kontenstruktur passt.
Fertiger Ablauf statt jährlicher Neuaufwand
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt die Vorbereitung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Abschlussbereich statt mit einer neuen Zusammenstellung von Grund auf.
Ihre Checkliste bestimmt den Ablauf
Positionen, Fristen und Prüfschritte richten sich nach Ihrer Abschluss-Checkliste. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Abschlussvorbereitung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Kontenabgleich und weiteren Buchhaltungsabläufen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um den Jahresabschluss.
BU
Buchhaltung
Erhält die Abschlussunterlagen geprüft und strukturiert statt verteilt aus mehreren Systemen.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Vorbereitungsstand des Abschlusses, ohne einzelne Unterlagen abzufragen.
EK
Einkauf
Liefert Anlagen- und Bestandsangaben in dem Format, das die Abschlussprüfung erwartet.
AD
Außendienst
Reicht offene Belege rechtzeitig vor dem Abschlusstermin über den festgelegten Kanal ein.
Abschlussunterlagen werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Konten, Positionen und Systeme in die Vorbereitung einbezogen werden.
Freigegebene Kontenbereiche
Der Workflow verarbeitet nur die Konten und Ablagen, die für die Abschlussvorbereitung freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Buchhaltung und Geschäftsführung.
Menschliche Prüfung
Abweichungen und fehlende Positionen werden einer zuständigen Person zur Klärung vorgelegt, bevor die Übergabe erfolgt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Der Vorbereitungsstand bleibt für zuständige Personen im vereinbarten Ablauf dokumentiert und einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Jahresabschlussvorbereitung
- Anpassung an Ihre Kontenstruktur und Abschluss-Checkliste
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, SharePoint)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben bei fehlenden Unterlagen
- Übergabe in den produktiven Abschlussbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Abschluss-Checkliste und Kontenstruktur
- Zugang zu ERP- und Ablagesystemen der Buchhaltung
- Zuständigkeiten für die Klärung fehlender Unterlagen
- Termine und Fristen des Abschlusskalenders
- Ansprechpartner für Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung
Integration
- ERP
- SharePoint
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Jahresabschlussvorbereitung
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Prüfung, Fristen und Übergabe.
Der Umfang wird auf Ihre Kontenstruktur und Abschluss-Checkliste zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Kontoauszüge, Anlagenverzeichnisse und offene Posten.
Nein. Der Workflow stellt die benötigten Unterlagen geprüft zusammen und übergibt sie an Buchhaltung oder Steuerberatung, die den Abschluss selbst erstellt.
Fehlende oder abweichende Positionen werden gekennzeichnet und einer zuständigen Person zur Klärung vorgelegt, bevor die Übergabe erfolgt.
Nein. Der Workflow greift auf Ihr vorhandenes ERP zu und stellt daraus die Abschlussunterlagen zusammen, statt das System zu ersetzen.
Ihren Abschlussprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Abschlussprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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