Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Projektmanagement
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Projektabschlussdokumentation.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Abschlusskriterien und Dokumentationsvorgaben an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft 365.
Projektleitung und PMO in projektgetriebenen UnternehmenZeitrahmen nach Prüfung von Abschlusskriterien und AblagestrukturNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Wertvolle Projekterfahrungen gehen mit dem Projektabschluss verloren.
Am Projektende fehlt oft die Zeit für eine strukturierte Nachbereitung. Kennzahlen, Abweichungen und Erkenntnisse werden nur informell besprochen und selten so dokumentiert, dass spätere Projekte davon profitieren.
Funktionen
- Führt Kennzahlen, Termine und Kosten des abgeschlossenen Projekts zusammen
- Erfasst Lessons Learned nach einer vereinbarten Struktur
- Legt die Abschlussdokumentation an der festgelegten Stelle ab
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Risikoerkennung und Kostennachkalkulation
Wirkung im Alltag
Projekterfahrungen bleiben strukturiert erhalten, statt verloren zu gehen.
Strukturiert
Einheitliche Dokumentation
Kennzahlen und Erkenntnisse werden nach derselben Struktur je Projekt festgehalten.
Zugänglich
Auffindbare Erfahrungen
Die Abschlussdokumentation liegt an einem festgelegten Ort für künftige Projekte bereit.
Vollständig
Kein informelles Vergessen
Lessons Learned werden erfasst, bevor Projektteam und Wissen sich auf neue Projekte verteilen.
So funktioniert es
Vom Projektabschluss bis zur nutzbaren Dokumentation in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Projektkennzahlen mit einer festgelegten Abschlussstruktur und bildet daraus einen kontrollierten Dokumentationsablauf.
1
Kennzahlen zusammenführen
Der Workflow übernimmt Termine, Kosten und Fortschrittsdaten des abgeschlossenen Projekts.
2
Erkenntnisse erfassen
Lessons Learned werden nach der vereinbarten Struktur von den Beteiligten erfasst.
3
Dokumentation ablegen
Die zusammengeführte Abschlussdokumentation wird am festgelegten Ort abgelegt.
Eine produktive Abschlussdokumentation, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit SharePoint, Power Automate oder Ihrem ERP. Ihr Team beginnt mit der konkreten Abschlussdokumentation und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Abschlusskriterien bestimmen den Ablauf
Struktur, Pflichtangaben und Ablageort richten sich nach Ihrem Projektmanagement. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Abschlussdokumentation bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Risikoerkennung, Kostennachkalkulation und weiterem Projektwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um den Projektabschluss.
PL
Projektleitung
Erfasst Erkenntnisse strukturiert, ohne eigene Vorlagen pflegen zu müssen.
PM
PMO
Erhält eine einheitliche Abschlussdokumentation für die projektübergreifende Auswertung.
QM
Qualitätsmanagement
Nutzt dokumentierte Lessons Learned zur Weiterentwicklung des Projektstandards.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen konsolidierten Abschlussbericht ohne eigene Nachfrage bei der Projektleitung.
Abschlussdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Projekte, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Datenquellen
Der Workflow verarbeitet nur die Projektsysteme und Ablagen, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Projektleitung und PMO.
Menschliche Prüfung
Die Abschlussdokumentation wird vor der Ablage von einer zuständigen Person freigegeben.
Nachvollziehbarer Betrieb
Erfassung und Ablage werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Abschlussdokumentation
- Anpassung an Ihre Abschlusskriterien und Dokumentationsvorgaben
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen für vorzeitig beendete oder pausierte Projekte
- Übergabe in den produktiven Projektmanagement-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuellen Kennzahlen und Abschlusskriterien je Projekt
- Die vereinbarte Struktur für Lessons Learned
- Zugang zu Ihrem Ablage- oder ERP-System
- Zuständigkeiten für die Abschlussfreigabe
- Einen definierten Ablageort für die Dokumentation
Integration
- SharePoint
- ERP
- Microsoft 365
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Projektabschlussdokumentation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Projektorganisation zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Termin- und Kostenkennzahlen sowie strukturierte Lessons Learned der Projektbeteiligten.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Qualität der Kennzahlenquellen, der vereinbarten Dokumentationsstruktur und der Anbindung an Ihr Ablage- oder ERP-System. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow erfasst den vorhandenen Stand und legt die Dokumentation einer zuständigen Person zur Vervollständigung vor.
Nein. Der Workflow wird an Ihr vorhandenes Ablage- oder ERP-System angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Projektabschlussdokumentation gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Projektabschluss passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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