Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Buchhaltung
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Belegerfassung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Belegquellen und Buchhaltungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP-Anbindung oder E-Mail-Automatisierung.
Buchhaltung und Mitarbeitende mit regelmäßigen BelegenZeitrahmen nach Prüfung von Belegquellen und BuchhaltungssystemNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Automate, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
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Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Belege stapeln sich, statt in der Buchhaltung anzukommen.
Quittungen liegen im Fahrzeug, in der Jackentasche oder als Datei im Postfach. Sie erreichen die Buchhaltung verspätet und in unterschiedlichen Formaten. Das erschwert die Erfassung und den Monatsabschluss.
Funktionen
- Übernimmt Belege aus E-Mail und freigegebenen Uploads
- Liest vereinbarte Angaben wie Betrag, Datum und Kategorie aus
- Übergibt Daten und Originalbeleg an den bestehenden Buchhaltungsprozess
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Mahnwesen und Kontenabgleich
Wirkung im Alltag
Belege kommen vollständig und geordnet im Buchhaltungsprozess an.
Zentral
Ein geregelter Eingang
Belege aus den vereinbarten Kanälen laufen in einem gemeinsamen Prozess zusammen.
Strukturiert
Verwertbare Angaben
Betrag, Datum, Absender und Kategorie werden nach festgelegten Regeln für die Übergabe vorbereitet.
Nachvollziehbar
Klarer Bearbeitungsstand
Die Buchhaltung erkennt, welcher Beleg eingegangen, verarbeitet oder noch zu prüfen ist.
So funktioniert es
Vom Eingang bis zur Buchhaltung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Belegquellen mit dem bestehenden Buchhaltungssystem und bildet daraus einen kontrollierten Ablauf.
1
Belege übernehmen
Der Workflow nimmt Dateien aus freigegebenen E-Mail-Postfächern oder Upload-Kanälen entgegen.
2
Angaben strukturieren
Vereinbarte Belegdaten werden ausgelesen, eingeordnet und für die Prüfung bereitgestellt.
3
Geordnet übergeben
Originalbeleg und strukturierte Angaben werden an den festgelegten Buchhaltungsprozess übergeben.
Ein produktiver Belegprozess, der in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, ERP oder den vorhandenen E-Mail-Postfächern. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Belegprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Quellen, Pflichtangaben, Prüfschritte und Übergaben richten sich nach Ihrer Buchhaltung. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Der Belegprozess bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Mahnwesen, Kontenabgleich und weiterem Unternehmenswissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um den Beleg.
BU
Buchhaltung
Erhält Belege und vereinbarte Angaben geordnet im bestehenden Arbeitsprozess.
AD
Außendienst
Reicht Quittungen über einen festgelegten Kanal ein, ohne zusätzliche Listen zu pflegen.
EK
Einkauf
Übergibt Lieferantenbelege mit den vorhandenen Bestellinformationen an die Buchhaltung.
GF
Geschäftsführung
Sieht offene Vorgänge und den Bearbeitungsstand, ohne einzelne Postfächer abzufragen.
Belege werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Quellen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Quellen
Der Workflow verarbeitet nur die Postfächer, Uploads und Ablagen, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Buchhaltung, Einkauf und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Unklare oder unvollständige Belege werden zur Prüfung vorgelegt, bevor Daten weitergegeben werden.
Nachvollziehbarer Betrieb
Verarbeitung und Status werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Belegerfassung
- Anpassung an Ihre Belegquellen und Buchhaltungsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. E-Mail, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für unklare Belege
- Übergabe in den produktiven Buchhaltungsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Belegquellen und -kanäle
- Die vereinbarten Pflichtangaben je Beleg (Betrag, Datum, Kategorie)
- Zugang zu Ihrem Buchhaltungssystem/ERP
- Zuständigkeiten für Rückfragen und Ausnahmen
- Einen definierten Eingangskanal für Belege
Integration
- ERP
- Datenbank
FAQ
Häufige Fragen zum automatischen Belegsammeln
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Belegquellen und Formate zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind PDF-Rechnungen, eingescannte Quittungen und Bilddateien aus einem freigegebenen Upload.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl und Qualität der Belegquellen, den gewünschten Prüfschritten und der Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Vorgang und legt ihn einer zuständigen Person vor, anstatt unsichere Angaben ungeprüft zu übernehmen.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Prozess angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihren Belegprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Belegprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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