Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Kundenservice
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre häufigen Kundenfragen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre freigegebene Wissensbasis und Antwortregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Ihrem CRM und Microsoft Teams.
Kundenservice-Teams mit wiederkehrenden StandardanfragenZeitrahmen nach Prüfung von Wissensbasis, Kanälen und KategorienNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Dieselben Fragen kosten jeden Tag erneut Bearbeitungszeit.
Viele eingehende Anfragen betreffen immer wieder dieselben Themen: Öffnungszeiten, Lieferstatus, Rücksendebedingungen oder Preisfragen. Mitarbeitende suchen die Antwort erneut zusammen, statt sich auf komplexere Fälle zu konzentrieren.
Funktionen
- Erkennt wiederkehrende Fragen anhand vereinbarter Muster
- Beantwortet sie aus einer freigegebenen, geprüften Wissensbasis
- Leitet unklare oder neue Fragen an eine zuständige Person weiter
- Dokumentiert Status und Verlauf im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Wiederkehrende Fragen werden entlastet aus dem Tagesgeschäft beantwortet.
Entlastet
Weniger wiederholte Recherche
Standardfragen werden aus der freigegebenen Wissensbasis beantwortet, ohne dass Mitarbeitende erneut suchen müssen.
Konsistent
Einheitliche Antworten
Kunden erhalten zu denselben Themen die gleiche, geprüfte Auskunft.
Fokussiert
Zeit für komplexe Fälle
Das Team konzentriert sich auf Anfragen, die eine individuelle Einschätzung erfordern.
So funktioniert es
Von der Anfrage bis zur geprüften Antwort in drei Schritten.
Nextise verbindet die eingehenden Kanäle mit Ihrer freigegebenen Wissensbasis und bildet daraus einen kontrollierten Antwortprozess.
1
Anfrage einordnen
Der Workflow erkennt anhand vereinbarter Muster, ob eine Frage zu einem hinterlegten Thema passt.
2
Antwort abgleichen
Passende Antworten werden aus der freigegebenen Wissensbasis übernommen und auf die Anfrage zugeschnitten.
3
Geprüft weiterleiten
Unklare oder neue Fragen gehen an eine zuständige Person, bevor eine Antwort verschickt wird.
Ein produktiver Antwortprozess, der in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, CRM oder Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Antwortprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Wissensbasis bestimmt den Ablauf
Themen, Freigaben und Eskalationswege richten sich nach Ihrer Wissensbasis und Ihren Regeln. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Der Antwortprozess bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Reklamationsbearbeitung und weiterem Servicewissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um wiederkehrende Fragen.
KD
Kundenservice
Erhält beantwortete Standardfälle und konzentriert sich auf individuelle Anliegen.
TS
Technischer Support
Nutzt dieselbe Wissensbasis für wiederkehrende technische Rückfragen.
VT
Vertrieb
Erhält einheitlich beantwortete Vorabfragen zu Produkten und Konditionen.
GF
Geschäftsführung
Sieht, welche Themen häufig auftreten und wo die Wissensbasis ergänzt werden sollte.
Antworten stammen ausschließlich aus freigegebenen Inhalten.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Inhalte, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Geprüfte Wissensbasis
Der Workflow greift nur auf Inhalte zu, die für die automatische Beantwortung freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Kundenservice und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Neue oder unklare Fragen werden einer zuständigen Person vorgelegt, bevor eine Antwort verschickt wird.
Nachvollziehbarer Betrieb
Anfragen und Antworten werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für häufige Kundenfragen
- Anpassung an Ihre freigegebene Wissensbasis und Antwortregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Weiterleitung bei unklaren oder neuen Fragen
- Übergabe in den produktiven Kundenservice-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Anfragekanäle
- Eine freigegebene und aktuelle Wissensbasis
- Die vereinbarten Frage- und Antwortkategorien
- Zuständigkeiten für Rückfragen und neue Themen
- Zugang zu Ihrem CRM oder Ticketsystem
Integration
- CRM
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Beantwortung von Kundenfragen
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre häufigsten Themen zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Fragen zu Lieferstatus, Öffnungszeiten, Rückgabebedingungen oder Standardkonditionen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus dem Zustand Ihrer Wissensbasis, der Anzahl der Themenfelder und der Anbindung an Ihre Kanäle. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Eskalationsweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die Anfrage und legt sie einer zuständigen Person vor, anstatt eine unsichere Antwort zu verschicken.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Prozess angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihren Antwortprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Kundenservice passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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