Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Kundenservice
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Reklamationsbearbeitung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Reklamationsregeln und Eskalationsstufen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Ihrem CRM und ERP.
Kundenservice-Teams mit regelmäßigen ReklamationsfällenZeitrahmen nach Prüfung von Kanälen, Kategorien und FreigabewegenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Reklamationen laufen ohne einheitlichen Weg durch das Unternehmen.
Beschwerden erreichen den Kundenservice per E-Mail, Telefonnotiz oder Formular. Wer den Fall übernimmt, welche Prüfschritte nötig sind und wann eine Rückmeldung erfolgt, wird oft von Fall zu Fall neu entschieden. Das verzögert die Klärung und verunsichert Kunden.
Funktionen
- Erfasst Reklamationen aus angebundenen Kanälen strukturiert
- Ordnet sie nach vereinbarten Kategorien und Dringlichkeit ein
- Führt den Fall durch die festgelegten Prüf- und Freigabeschritte
- Dokumentiert Status und Entscheidung im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Reklamationen durchlaufen einen einheitlichen, nachvollziehbaren Prozess.
Geregelt
Ein einheitlicher Bearbeitungsweg
Jede Reklamation durchläuft dieselben festgelegten Prüf- und Freigabeschritte.
Transparent
Klarer Bearbeitungsstand
Service, Fachbereich und Führung sehen, welche Fälle offen, in Prüfung oder abgeschlossen sind.
Schneller
Kürzere Klärungswege
Die Zuordnung zur zuständigen Stelle erfolgt nach Ihren Kategorien, ohne manuelle Vorabprüfung.
So funktioniert es
Vom Eingang bis zur Klärung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Reklamationskanäle mit Ihrem bestehenden CRM oder ERP und bildet daraus einen kontrollierten Bearbeitungsprozess.
1
Reklamation erfassen
Der Workflow übernimmt eingehende Beschwerden aus den angebundenen Kanälen strukturiert.
2
Fall einordnen
Kategorie, Dringlichkeit und zuständige Stelle werden nach Ihren Regeln festgelegt.
3
Geprüft klären
Der Fall durchläuft die vereinbarten Prüf- und Freigabeschritte bis zur dokumentierten Entscheidung.
Ein produktiver Reklamationsprozess, der in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, CRM oder ERP. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Reklamationsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Kategorien, Prüfschritte und Freigabewege richten sich nach Ihrem Reklamationsprozess. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Der Reklamationsprozess bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Garantiebearbeitung und weiterem Servicewissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Reklamation.
KD
Kundenservice
Erhält erfasste und eingeordnete Reklamationen geordnet im bestehenden Arbeitsprozess.
QM
Qualitätsmanagement
Prüft Fälle mit Bezug zu Produktqualität nach dem festgelegten Freigabeweg.
VT
Vertrieb
Wird bei Reklamationen mit Kundenbindungsrelevanz automatisch informiert.
GF
Geschäftsführung
Sieht Anzahl und Status offener Reklamationsfälle, ohne einzelne Postfächer abzufragen.
Reklamationen werden nach Ihren Freigabe- und Prüfvorgaben bearbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kanäle, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Kanäle
Der Workflow verarbeitet nur die Eingangskanäle, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Kundenservice und Qualitätsmanagement.
Menschliche Prüfung
Kritische oder unklare Fälle werden vor der Entscheidung einer zuständigen Person vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Bearbeitung und Entscheidung werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Reklamationsbearbeitung
- Anpassung an Ihre Reklamations- und Eskalationsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, ERP)
- Dokumentierte Prüf- und Freigabeschritte je Fall
- Übergabe in den produktiven Kundenservice-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Reklamationskanäle
- Die vereinbarten Kategorien und Eskalationsstufen
- Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe
- Zugang zu Ihrem CRM oder ERP-System
- Einen definierten Eingangskanal für Reklamationen
Integration
- CRM
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Reklamationsbearbeitung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Reklamationskategorien zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Produktmängel, Lieferabweichungen und Servicebeschwerden.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Kanäle, Komplexität der Freigabewege und der Anbindung an Ihr CRM oder ERP. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein eigener Eskalationsweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Vorgang und legt ihn direkt einer zuständigen Person vor.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Prozess angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihren Reklamationsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Kundenservice passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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