Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · HR
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Bewerbungsverwaltung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Auswahlkriterien und Freigabestufen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft Teams.
HR-Verantwortliche in Betrieben mit laufendem BewerbungseingangZeitrahmen nach Prüfung von Kriterien, Zuständigkeiten und SystemzugängenNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, E-Mail) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Bewerbungen laufen in verschiedenen Postfächern ohne festen Ablauf zusammen.
Unterlagen kommen per E-Mail, Formular oder Jobportal an und werden manuell gesichtet, sortiert und weitergeleitet. Dadurch entstehen Rückstände, uneinheitliche Bewertungen und späte Rückmeldungen an Bewerbende. Ein gemeinsamer Ablauf macht Status und Zuständigkeit für jede Bewerbung sichtbar.
Funktionen
- Erfasst eingehende Bewerbungsunterlagen nach einem definierten Startsignal
- Strukturiert Angaben aus unstrukturierten Lebensläufen und Anschreiben
- Leitet Bewerbungen nach Rolle und Kriterien an die zuständige Fachabteilung weiter
- Dokumentiert Status und Rückmeldungen im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Bewerbungen werden strukturiert erfasst und ohne Verzögerung weitergeleitet.
Zentral
Ein gemeinsamer Bewerbungsstatus
HR und Fachabteilung sehen denselben Bearbeitungsstand für jede eingehende Bewerbung.
Strukturiert
Angaben aus Unterlagen konsistent erfasst
Lebensläufe und Anschreiben werden nach Ihren Kriterien strukturiert erfasst statt manuell übertragen.
Schneller
Kürzere Zeit bis zur Weiterleitung
Passende Bewerbungen erreichen die zuständige Fachabteilung ohne manuelle Sichtungsschleifen.
So funktioniert es
Vom Bewerbungseingang bis zur Fachabteilung in drei Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Systeme und bildet daraus einen Ablauf mit klarer Struktur und Weiterleitung.
1
Eingehende Bewerbung übernehmen
Der Workflow übernimmt neue Unterlagen aus dem vereinbarten Eingangskanal, zum Beispiel einem HR-Postfach.
2
Angaben strukturieren und prüfen
Relevante Angaben aus Lebenslauf und Anschreiben werden nach Ihren Kriterien strukturiert und mit der Stellenanforderung abgeglichen.
3
An Fachabteilung weiterleiten und dokumentieren
Passende Bewerbungen werden an die zuständige Stelle weitergegeben; Status und Rückmeldungen werden zentral dokumentiert.
Ein produktiver Bewerbungsprozess, der zu Ihren Kriterien passt.
Produktiv im Tagesgeschäft einsetzbar
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, E-Mail) um, damit Ihr Team mit einem realen Bewerbungsfall startet.
Ihre Auswahlkriterien steuern die Weiterleitung
Anforderungen je Stelle, Freigabestufen und Eskalationen richten sich nach Ihrem HR-Prozess. Nextise integriert diese Regeln und begleitet den Betrieb.
Verbunden mit Ihrem führenden System
Der Workflow kann mit Ihrem ERP oder SharePoint als führender Ablage für Bewerbungsunterlagen gekoppelt werden, damit Daten konsistent bleiben.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für alle Beteiligten in der Bewerbungsverwaltung.
HR
Personalabteilung
Sichtet eingehende Bewerbungen und sieht den Bearbeitungsstand je Stelle.
FB
Fachabteilung
Erhält vorgeprüfte Bewerbungen mit strukturierten Angaben zur Entscheidung.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen nachvollziehbaren Überblick über offene Stellenbesetzungen.
IT
IT-Support
Unterstützt bei der Anbindung von Postfach, SharePoint und Freigabestufen.
Bewerbungsdaten werden entlang Ihrer Freigabe- und Prüfregeln verarbeitet.
Vor dem Einsatz legt Nextise mit Ihnen fest, welche Quellen freigegeben sind, wer welche Unterlagen sehen darf und wie Ausnahmen geprüft werden. Die Architektur wird vor Inbetriebnahme gegen Ihren Zielprozess geprüft.
Freigegebene Eingangskanäle
Verarbeitet werden nur die Postfächer und Ablagen, die für den Bewerbungsablauf ausdrücklich vorgesehen sind.
Rollenbasierte Zugriffe
Sichtbarkeit und Bearbeitung orientieren sich an den Zuständigkeiten von HR, Fachabteilung und Führung.
Menschliche Prüfung bei Ausnahmen
Unklare Angaben, unvollständige Unterlagen oder Sonderfälle werden an verantwortliche Personen zur Prüfung übergeben.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Schritte, Statuswechsel und Weiterleitungen bleiben im Ablauf dokumentiert; technische Architektur- und Regelprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Bewerbungsverwaltung
- Anpassung an Ihre Auswahlkriterien und Freigabestufen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, E-Mail)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven HR-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Eingangskanäle für Bewerbungen (z. B. E-Mail, Jobportal)
- Die Auswahlkriterien je Stelle oder Stellengruppe
- Zuständigkeiten in HR und Fachabteilung
- Zugang zu den benötigten Systemen (SharePoint, E-Mail, Teams)
- Einen zentralen Ort für den Bewerbungsstatus
Integration
- SharePoint
- ERP
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Bewerbungsverwaltung
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Einführungsrahmen, Ausnahmen und Systemanbindung.
Verarbeitet werden die in Ihrem Prozess vereinbarten Unterlagen, zum Beispiel Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse aus E-Mail oder Jobportal.
Das hängt von Kriterien, Freigabestufen und Systemzugängen ab. Für einen klar abgegrenzten Einstieg wird ein planbarer Einführungsrahmen gemeinsam festgelegt.
Unklare oder unvollständige Bewerbungen werden markiert und an zuständige Personen zur Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt die vorhandenen Systeme und nutzt deren Schnittstellen und Freigaben für den geregelten Ablauf.
Ihren Bewerbungsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Bewerbungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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