Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · HR
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihr Mitarbeitenden-Onboarding.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Rollen und Aufgabenlisten an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Power Apps, Microsoft 365 und Microsoft Teams.
HR-Verantwortliche in Betrieben mit regelmäßigen NeueinstellungenZeitrahmen nach Prüfung von Aufgaben, Rollen und SystemzugängenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Automate, ERP, Microsoft 365) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Der erste Arbeitstag scheitert an fehlenden Zugängen.
IT, HR und Fachabteilung arbeiten mit getrennten Listen und E-Mails. Dadurch fehlen am ersten Arbeitstag Zugänge, Arbeitsmittel oder Pflichtunterlagen. Ein gemeinsamer Ablauf macht Zuständigkeiten und offenen Aufgaben sichtbar.
Funktionen
- Startet vereinbarte Aufgaben nach einem definierten HR-Signal
- Informiert zuständige Stellen über Zugänge und Ausstattung
- Stellt freigegebene Unterlagen und Checklisten bereit
- Dokumentiert Status und Übergaben im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Neue Mitarbeitende starten vorbereitet in einem geregelten Ablauf.
Zentral
Ein gemeinsamer Onboarding-Status
HR, IT und Fachbereich sehen denselben Bearbeitungsstand für Zugänge, Ausstattung und Pflichtunterlagen.
Geregelt
Aufgaben nach klarer Zuständigkeit
Jede Aufgabe wird nach Ihrer Rollenlogik ausgelöst und der richtigen Stelle zugeordnet.
Nachvollziehbar
Klarer Übergabepunkt zum ersten Arbeitstag
Offene Punkte werden früh sichtbar, damit der Einstieg strukturiert vorbereitet werden kann.
So funktioniert es
Vom HR-Startsignal bis zum ersten Arbeitstag in drei Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Systeme und bildet daraus einen Onboarding-Ablauf mit klaren Zuständigkeiten und Übergaben.
1
Startsignal aus HR übernehmen
Der Workflow übernimmt den Eintrittsfall aus dem vereinbarten HR-Prozess, zum Beispiel aus ERP oder einer freigegebenen Liste.
2
Aufgaben und Unterlagen verteilen
IT-, HR- und Fachaufgaben werden per E-Mail oder Microsoft Teams an die zuständigen Rollen gegeben; freigegebene Dokumente werden aus SharePoint bereitgestellt.
3
Status bündeln und übergeben
Rückmeldungen zu Zugängen, Ausstattung und Pflichtunterlagen laufen zentral zusammen und werden für den Starttag dokumentiert.
Ein produktiver Onboarding-Prozess, der zu Ihren Regeln passt.
Produktiv im Tagesgeschäft einsetzbar
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Automate, ERP, Microsoft 365) um, damit Ihr Team mit einem realen Onboarding-Fall startet.
Ihre Geschäftsregeln steuern die Aufgaben
Startsignal, Fristen, Pflichtschritte und Eskalationen richten sich nach Ihrem HR- und IT-Prozess. Nextise integriert diese Regeln und begleitet den Betrieb.
Verbunden mit Ihrem führenden System
Der Workflow kann mit Ihrem ERP als führender Quelle für Eintrittsdaten gekoppelt werden, damit Übergaben zwischen HR und IT konsistent bleiben.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für alle Beteiligten im Onboarding.
HR
Personalabteilung
Startet den Fall und sieht, welche Aufgaben für den Eintritt bereits erledigt sind.
IT
IT-Support
Bearbeitet Zugänge und Berechtigungen auf Basis klarer Aufgabenpakete.
FB
Fachbereich
Meldet Ausstattung und Einarbeitungsschritte im selben Prozess zurück.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen nachvollziehbaren Überblick über den Stand neuer Eintritte.
Onboarding-Daten werden entlang Ihrer Rollen- und Prüfregeln verarbeitet.
Vor dem Einsatz legt Nextise mit Ihnen fest, welche Quellen freigegeben sind, wer welche Informationen sehen darf und wie Ausnahmen geprüft werden. Die Architektur wird vor Inbetriebnahme gegen Ihren Zielprozess geprüft.
Freigegebene Eingangsdaten
Verarbeitet werden nur die HR-Quellen und Dokumentablagen, die für den Onboarding-Ablauf ausdrücklich vorgesehen sind.
Rollenbasierte Zugriffe
Sichtbarkeit und Bearbeitung orientieren sich an den Zuständigkeiten von HR, IT, Fachbereich und Führung.
Menschliche Prüfung bei Ausnahmen
Unklare Angaben, Sonderfälle oder fehlende Freigaben werden an verantwortliche Personen zur Prüfung übergeben.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Schritte, Statuswechsel und Übergaben bleiben im Ablauf dokumentiert; technische Architektur- und Regelprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für das Mitarbeitenden-Onboarding
- Anpassung an Ihre Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, ERP)
- Dokumentierte Übergaben zwischen HR und IT
- Übergabe in den produktiven Onboarding-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Aufgabenliste für neue Mitarbeitende
- Zuständigkeiten in HR, IT und Fachbereich
- Das definierte Startsignal (z. B. Eintrittsdatum im ERP)
- Zugang zu den benötigten Systemen (E-Mail, SharePoint, Teams)
- Einen zentralen Ort für den Onboarding-Status
Integration
- ERP
- SharePoint
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zum automatisierten HR-Onboarding
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Einführungsrahmen, Ausnahmen und Systemanbindung.
Benötigt werden die vereinbarten Eintrittsdaten aus Ihrem HR-Prozess, zum Beispiel Startdatum, Rolle, Standort und zuständige Führungskraft.
Das hängt von Rollenmodell, Aufgabenpaketen und Systemzugängen ab. Für einen klar abgegrenzten Einstieg wird ein planbarer Einführungsrahmen gemeinsam festgelegt.
Ausnahmen wie abweichende Rollen, fehlende Unterlagen oder zusätzliche Berechtigungen werden markiert und an zuständige Personen zur Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt die vorhandenen Systeme und nutzt deren Schnittstellen und Freigaben für den geregelten Ablauf.
Ihren Onboarding-Ablauf gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Onboarding-Prozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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