Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Vertrieb
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Ausschreibungsverfolgung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre relevanten Vergabeportale und Auswahlkriterien an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Teams oder E-Mail-Automatisierung.
Vertrieb und Geschäftsführung mit Interesse an öffentlichen AusschreibungenZeitrahmen nach Prüfung der Vergabeportale und AuswahlkriterienNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Teams, E-Mail) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Passende Ausschreibungen werden erst spät oder gar nicht entdeckt.
Relevante Ausschreibungen erscheinen verteilt auf mehreren Vergabeportalen. Ohne regelmäßige manuelle Prüfung werden Fristen knapp oder passende Vergaben übersehen.
Funktionen
- Durchsucht festgelegte Ausschreibungs- und Vergabeportale
- Erkennt Ausschreibungen nach vereinbarten Such- und Auswahlkriterien
- Fasst gefundene Ausschreibungen mit Frist und Kerndaten zusammen
- Benachrichtigt die zuständige Person im bestehenden Kommunikationskanal
Wirkung im Alltag
Relevante Ausschreibungen erreichen den Vertrieb rechtzeitig vor Fristablauf.
Rechtzeitig
Frühzeitige Benachrichtigung
Neue passende Ausschreibungen werden gemeldet, sobald sie auf den beobachteten Portalen erscheinen.
Gebündelt
Übersichtliche Zusammenfassung
Fristen und Kerndaten werden strukturiert aufbereitet, statt einzeln nachgeschlagen werden zu müssen.
Gezielt
Relevante Treffer
Nur Ausschreibungen, die den vereinbarten Kriterien entsprechen, erreichen die zuständige Person.
So funktioniert es
Vom Vergabeportal zur Benachrichtigung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die festgelegten Vergabeportale mit Ihrem bestehenden Kommunikationskanal und bildet daraus einen kontrollierten Verfolgungsablauf.
1
Portale durchsuchen
Der Workflow prüft die vereinbarten Ausschreibungs- und Vergabeportale in festgelegtem Turnus.
2
Treffer auswählen
Gefundene Ausschreibungen werden nach hinterlegten Such- und Auswahlkriterien bewertet.
3
Gezielt benachrichtigen
Passende Treffer werden mit Frist und Kerndaten an die zuständige Person übergeben.
Eine produktive Ausschreibungsverfolgung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Teams, E-Mail oder Power Automate. Ihr Team beginnt mit der konkreten Verfolgung und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Kriterien bestimmen den Ablauf
Beobachtete Portale, Auswahlkriterien und Meldewege richten sich nach Ihrem Vertrieb. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Ausschreibungsverfolgung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der Angebotserstellung und weiterem Vertriebswissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Ausschreibungsverfolgung.
VT
Vertrieb
Erhält passende Ausschreibungen geordnet im bestehenden Kommunikationskanal.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen Überblick über strategisch relevante Ausschreibungen, ohne selbst zu recherchieren.
EK
Einkauf
Erfährt frühzeitig von Ausschreibungen mit Bezug zu bestehenden Lieferanten- oder Kooperationsthemen.
IT
IT
Stellt die Anbindung an Teams oder E-Mail bereit und begleitet die technische Umsetzung.
Ausschreibungsverfolgung wird nach Ihren Portal- und Meldevorgaben durchgeführt.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Portale, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Portale
Der Workflow durchsucht ausschließlich die öffentlich zugänglichen Vergabeportale, die für den Prozess festgelegt wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Vertrieb und Geschäftsführung.
Menschliche Prüfung
Unklare oder mehrdeutige Treffer werden zur Einordnung vorgelegt, bevor eine Benachrichtigung erfolgt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Suche und Meldestatus werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Ausschreibungsverfolgung
- Anpassung an Ihre relevanten Portale und Auswahlkriterien
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Teams, E-Mail)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für unklare Treffer
- Übergabe in den produktiven Vertriebsbetrieb
Voraussetzungen
- Die Liste der relevanten Ausschreibungs- und Vergabeportale
- Die vereinbarten Such- und Auswahlkriterien (z. B. Branche, Volumen, Region)
- Zugang zu Ihrem Melde- oder Kommunikationskanal (z. B. Teams)
- Zuständigkeiten für die Bewertung gefundener Ausschreibungen
- Einen definierten Prüfturnus für die Portale
Integration
- Teams
- Datenbank
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Ausschreibungsverfolgung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf die öffentlich zugänglichen Ausschreibungs- und Vergabeportale zugeschnitten, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Der Prüfturnus wird vor der Umsetzung gemeinsam festgelegt und richtet sich nach der Veröffentlichungsfrequenz der relevanten Portale.
Auswahlkriterien wie Branche, Volumen oder Region werden vor der Umsetzung gemeinsam definiert. Nur passende Treffer werden gemeldet.
Der Workflow meldet passende Ausschreibungen mit Frist und Kerndaten. Die Erstellung des eigentlichen Angebots kann über einen ergänzenden Workflow angebunden werden.
Ihre Ausschreibungsverfolgung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Ausschreibungsverfolgung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
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