Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Kundenservice
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Chat-Anfragen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Weiterleitungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Ihrem CRM und Microsoft Teams.
Kundenservice-Teams mit bestehendem Chatbot-EinsatzZeitrahmen nach Prüfung von Chatbot-Schnittstelle, Kategorien und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Chat-Anfragen landen nicht automatisch bei der richtigen Stelle.
Ein bestehender Chatbot nimmt Anfragen entgegen, kann sie aber oft nicht abschließend klären. Die Weiterleitung an Vertrieb, technischen Support oder Kundenservice erfolgt manuell oder gar nicht, wodurch Anliegen liegen bleiben.
Funktionen
- Übernimmt nicht abschließend geklärte Anfragen aus Ihrem Chatbot
- Ordnet sie nach vereinbarten Themen- und Dringlichkeitsregeln ein
- Leitet den Vorgang an die zuständige Fachabteilung weiter
- Dokumentiert Status und Verlauf im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Chat-Anfragen erreichen zuverlässig die zuständige Fachabteilung.
Verbunden
Nahtlose Übergabe
Nicht geklärte Chat-Anfragen werden ohne Medienbruch an die zuständige Stelle übergeben.
Klar
Eindeutige Zuordnung
Themen und Dringlichkeit werden nach Ihren Regeln erfasst und der passenden Fachabteilung zugewiesen.
Nachvollziehbar
Sichtbarer Bearbeitungsstand
Kundenservice und Fachbereich sehen, welche Chat-Fälle offen, in Bearbeitung oder geklärt sind.
So funktioniert es
Vom Chat bis zur Übergabe in drei klaren Schritten.
Nextise verbindet Ihren bestehenden Chatbot mit CRM und Microsoft Teams und bildet daraus einen kontrollierten Weiterleitungsprozess.
1
Anfrage übernehmen
Der Workflow erkennt, wenn eine Chat-Anfrage nicht abschließend durch den Chatbot geklärt werden kann.
2
Thema einordnen
Die Anfrage wird nach vereinbarten Kriterien kategorisiert und priorisiert.
3
Geordnet weiterleiten
Der Vorgang wird an die zuständige Fachabteilung übergeben und im System dokumentiert.
Ein produktiver Chat-Prozess, der in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, CRM oder Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Weiterleitungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Themen, Dringlichkeit und Zuständigkeiten richten sich nach Ihrer Fachbereichsstruktur. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Der Weiterleitungsprozess bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit weiteren Kundenservice-Workflows verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Chat-Anfrage.
KD
Kundenservice
Erhält eingeordnete Chat-Fälle geordnet im bestehenden Arbeitsprozess.
TS
Technischer Support
Übernimmt technische Chat-Anfragen mit vollständigem Verlauf.
VT
Vertrieb
Erhält Chat-Anfragen mit Kaufinteresse direkt zur Weiterbearbeitung.
GF
Geschäftsführung
Sieht Volumen und Verteilung der Chat-Anfragen über die Fachabteilungen.
Chat-Anfragen werden nach Ihren Zugriffs- und Übergabevorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kanäle, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Übergabepunkte
Der Workflow übernimmt nur Anfragen aus den vereinbarten Chatbot-Schnittstellen.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Kundenservice und Fachabteilungen.
Menschliche Prüfung
Unklare oder sensible Anfragen werden einer zuständigen Person vorgelegt, bevor sie weitergeleitet werden.
Nachvollziehbarer Betrieb
Übergabe und Bearbeitungsstand werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Chat-Anfragen
- Anpassung an Ihre Weiterleitungs- und Priorisierungsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Weiterleitungen an die zuständige Fachabteilung
- Übergabe in den produktiven Kundenservice-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Chatbot und dessen Schnittstelle
- Die vereinbarten Themen- und Weiterleitungskriterien
- Zuständigkeiten je Fachabteilung
- Zugang zu Ihrem CRM oder Ticketsystem
- Einen definierten Übergabepunkt aus dem Chatbot
Integration
- Chatbot
- CRM
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Weiterleitung von Chat-Anfragen
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Workflow wird an Ihren bestehenden Chatbot angebunden, sofern eine geeignete Schnittstelle für die Übergabe ungeklärter Anfragen zur Verfügung steht.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus der Chatbot-Schnittstelle, den Weiterleitungskriterien und der Anbindung an Ihr CRM. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Standardweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Vorgang und legt ihn einer zuständigen Person zur Einordnung vor.
Nein. Der Workflow ergänzt den vorhandenen Chatbot um eine geregelte Weiterleitung. Welche Anbindung möglich ist, hängt von der verfügbaren Schnittstelle ab.
Ihren Chat-Prozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Kundenservice passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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