Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Kundenservice
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Kundenanfragen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Zuordnungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Ihrem CRM und Microsoft Teams.
Service-Teams mit wachsendem oder schwankendem AnfragevolumenZeitrahmen nach Prüfung von Kanälen, Kategorien und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Kunden warten auf Antwort, während die Anfrage im Postfach wartet.
Bei steigendem Anfragevolumen ist oft unklar, wer welchen Fall übernimmt. Technische Rückfragen, Reklamationen und Terminwünsche liegen im selben Postfach. Die Zuordnung kostet Zeit und verzögert die erste qualifizierte Antwort.
Funktionen
- Übernimmt Anfragen aus E-Mail und Formular
- Ordnet sie nach vereinbarten Themen- und Dringlichkeitsregeln ein
- Leitet den Vorgang an die zuständige Person oder Fachabteilung weiter
- Dokumentiert Status und Verlauf im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Kundenanfragen erreichen schneller die zuständige Stelle.
Klar
Eindeutige Zuordnung je Anfrage
Themen und Dringlichkeit werden nach Ihren Regeln erfasst und der passenden Rolle zugewiesen.
Strukturiert
Einheitlicher Eingang über Kanäle
E-Mail- und Formularanfragen laufen in einem geregelten Prozess zusammen.
Verlässlich
Nachvollziehbarer Bearbeitungsstand
Service, Fachbereich und Führung sehen, welche Fälle offen, in Bearbeitung oder geklärt sind.
So funktioniert es
Vom Eingang bis zur Übergabe in drei klaren Schritten.
Nextise verbindet Ihre Anfragekanäle mit Routingregeln und Zuständigkeiten, damit jeder Fall geordnet weiterläuft.
1
Anfragen aus Kanälen übernehmen
Der Workflow erfasst neue Anliegen aus den freigegebenen E-Mail-Postfächern und Formularen.
2
Inhalt und Priorität einordnen
Themen, Dringlichkeit und gewünschte Rückmeldung werden anhand Ihrer Servicekategorien und Geschäftsregeln klassifiziert.
3
Zuständig weiterleiten und dokumentieren
Der Vorgang wird an die zuständige Person oder Fachabteilung übergeben und der Bearbeitungsstatus zentral geführt.
Ein Serviceprozess, der Ihre Kundenregeln zuverlässig umsetzt.
Produktiver Ablauf mit direktem Nutzen
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams) um, damit Ihr Team mit realen Kundenanfragen arbeitet.
Ihre Service- und Priorisierungslogik bleibt maßgeblich
Kategorien, Dringlichkeit, Zuständigkeit und Eskalationswege folgen Ihren operativen Vorgaben und werden gemeinsam im Betrieb nachgeschärft.
Verbunden mit Ihrem CRM-System
Der Workflow kann Übergaben an Ihr CRM steuern, damit Servicefälle und Rückmeldungen im bestehenden Kundenvorgang nachvollziehbar bleiben.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für Service, Fachbereiche und Führung.
KS
Kundenservice
Erhält eingehende Anliegen geordnet und kann schneller qualifiziert reagieren.
FB
Fachabteilungen
Bekommen nur die Fälle, die ihrer Zuständigkeit und Kompetenz entsprechen.
VT
Vertrieb
Sieht servicebezogene Kundenfälle im Zusammenhang mit laufenden Kontakten.
GF
Geschäftsführung
Erhält Transparenz über Bearbeitungsstand und Übergaben im Serviceprozess.
Kundenanfragen werden nach Ihren Freigaben und Rollen verarbeitet.
Nextise definiert mit Ihnen die zugelassenen Quellen, Berechtigungen und Ausnahmewege. Der Ablauf enthält menschliche Prüfstellen und wird vor Produktivbetrieb architektonisch gegen Ihre Vorgaben geprüft.
Freigegebene Eingangskanäle
Verarbeitet werden nur die E-Mail-Postfächer und Formulare, die für den Serviceprozess freigegeben sind.
Rollenbasierte Zuständigkeiten
Zugriff auf Inhalte und Bearbeitung folgt den definierten Rollen im Service und in den Fachbereichen.
Menschliche Entscheidung bei Ausnahmen
Unvollständige, strittige oder außerhalb der Regeln liegende Anfragen werden zur manuellen Prüfung markiert.
Nachvollziehbarer Prozess und Architekturchecks
Jede Zuordnung und Übergabe bleibt protokollierbar; Regelwerk und technische Architektur werden vor Inbetriebnahme geprüft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Ihre Kundenanfragen
- Anpassung an Ihre Zuordnungs- und Priorisierungsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Weiterleitungen an die zuständige Fachabteilung
- Übergabe in den produktiven Kundenservice-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Anfragekanäle
- Die vereinbarten Zuordnungskriterien und Kategorien
- Zuständigkeiten je Fachabteilung
- Zugang zu Ihrem CRM oder Ticketsystem
- Einen definierten Eingangskanal für Kundenanfragen
Integration
- CRM
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Anfragezuordnung
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Zeitrahmen, Ausnahmen und Integration.
Der Einstieg umfasst die klar definierten Themen und Kanäle, die Sie priorisieren. Weitere Kategorien können anschließend ergänzt werden.
Nach Sichtung Ihrer Eingangskanäle, Kategorien und Zuständigkeiten wird ein begrenzter erster Umfang mit planbarem Umsetzungsrahmen vereinbart.
Solche Fälle werden als Ausnahme markiert und an eine verantwortliche Person zur manuellen Prüfung und Entscheidung weitergegeben.
Nein. Der Workflow ergänzt Ihre bestehende Landschaft und übergibt Informationen über die verfügbaren Schnittstellen und Regeln.
Ihren Anfrageprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Kundenservice passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
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