Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Facility & Büroorganisation
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Büromaterialbestellung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bestands- und Lieferantenregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP oder Power Apps.
Facility- und Office-Management mit regelmäßigem Bedarf an Büro- und VerbrauchsmaterialZeitrahmen nach Prüfung von Artikelstamm, Schwellenwerten und LieferantenregelnNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Der Drucker steht still, weil niemand den Bestand im Blick hatte.
Bürobedarf wird meist erst nachbestellt, wenn er bereits ausgeht, weil Bestände nicht zentral erfasst und Bestellungen manuell ausgelöst werden. Das führt zu Engpässen, Eilbestellungen und unnötigem Aufwand für das Office-Team.
Funktionen
- Überwacht hinterlegte Mindestbestände automatisch
- Löst Bestellungen bei Unterschreitung der Schwellenwerte aus
- Wählt den freigegebenen Lieferanten nach Regelwerk aus
- Meldet ungewöhnliche Verbrauchsmuster an die zuständige Person
Wirkung im Betrieb
Bürobedarf wird rechtzeitig, regelbasiert und ohne Eilbestellungen nachbestellt.
Rechtzeitig
Bestände vor dem Engpass aufgefüllt
Bestellungen werden ausgelöst, bevor Mindestbestände unterschritten und Artikel knapp werden.
Geregelt
Feste Lieferanten und Wege
Bestellungen laufen automatisch über die freigegebenen Lieferanten und Bestellwege statt über Einzelentscheidungen.
Weniger
Weniger Eilbestellungen
Durch frühzeitige Auslösung sinkt der Bedarf an teuren Last-Minute-Beschaffungen.
So funktioniert es
Von der Bestandsprüfung bis zur ausgelösten Bestellung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Bestandsdaten, Schwellenwerte und Lieferantenregeln zu einem Ablauf, der Nachbestellungen automatisch auslöst.
1
Bestände und Schwellenwerte übernehmen
Der Workflow übernimmt freigegebene Artikeldaten mit den vereinbarten Mindestbeständen.
2
Unterschreitung erkennen und prüfen
Bei Unterschreitung eines Schwellenwerts wird die Bestellmenge nach Regelwerk ermittelt.
3
Bestellung auslösen und dokumentieren
Die Bestellung wird an den freigegebenen Lieferanten übergeben und für den betrieblichen Nachweis dokumentiert.
Ein Nachbestellworkflow, der zu Ihrer Bürobeschaffung passt.
Auf bestehender Bestandslogik aufsetzen
Nextise übernimmt Ihre freigegebenen Artikel und Schwellenwerte und übersetzt sie in einen klaren, wiederholbaren Ablauf.
Integration statt zusätzlicher Insellösung
Der Workflow wird mit Ihrem bestehenden ERP- oder Bestellsystem verbunden, statt eine separate Beschaffungsplattform einzuführen.
Kontrollierbar ausbauen
Der erste Ablauf bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann schrittweise um weitere Artikel und Standorte ergänzt werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein koordinierter Ablauf für alle beteiligten Bereiche.
FB
Facility-Büro
Muss Bestände nicht mehr manuell prüfen und erhält Nachbestellungen automatisch ausgelöst.
EK
Einkauf
Erhält geregelte Bestellungen über freigegebene Lieferanten statt spontaner Einzelanfragen.
MA
Mitarbeitende
Finden Büromaterial verlässlich vorrätig, ohne Engpässe selbst melden zu müssen.
GF
Geschäftsführung
Erkennt Bestell- und Verbrauchsmuster, ohne einzelne Nachbestellungen manuell nachzuverfolgen.
Bestands- und Bestelldaten werden nach klaren Prozess- und Architekturregeln verarbeitet.
Vor der Einführung werden Schwellenwerte, Freigaben und Zuständigkeiten gemeinsam festgelegt. Der Ablauf wird nur mit den freigegebenen Quellen und Schnittstellen umgesetzt.
Freigegebene Artikeldaten
Der Workflow übernimmt ausschließlich die Artikel- und Bestandsinformationen, die für den Nachbestellprozess definiert wurden.
Regelbasierte Bestellauslösung
Bestellungen folgen den abgestimmten Schwellenwerten und Mengenregeln statt individueller Einzelfallentscheidungen.
Prüfschritte bei Abweichungen
Ungewöhnliche Verbrauchsmuster oder Lieferengpässe werden gekennzeichnet und in einen definierten Prüfweg gegeben.
Architektur- und Übergabeprüfung
Vor dem Go-live werden Datenfluss, Schnittstellen und Freigabelogik im Zielprozess geprüft, damit die Übergabe stabil und nachvollziehbar läuft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Büromaterialbestellung
- Anpassung an Ihre Bestands-, Schwellenwert- und Lieferantenregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen bei Lieferengpässen und Sonderbestellungen
- Übergabe in den produktiven Betrieb von Facility/Office Management
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Artikel- und Bestandsliste
- Definierte Mindestbestände je Artikel
- Freigegebene Lieferanten und Bestellwege
- Zugang zu Ihrem ERP- oder Bestellsystem
- Einen definierten Freigabeweg für Bestellungen über einem Schwellenwert
Integration
- ERP
- Power Automate
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Büromaterialbestellung
Die wichtigsten Punkte zu Einführung, Steuerung, Kontrolle und Erweiterung.
Der Einstieg erfolgt mit klar abgegrenzten Artikelgruppen, zum Beispiel häufig verbrauchtem Druck- und Verbrauchsmaterial. Der genaue Umfang wird gemeinsam nach Bestandslage und Schwellenwerten festgelegt.
Mindestbestände und Bestellmengen werden vorab verbindlich definiert. Der Workflow löst Bestellungen anhand dieser Regeln aus und macht Abweichungen sichtbar.
Wenn ein Lieferant nicht liefern kann oder Preise sich ändern, kann im abgestimmten Prozess ein definierter Ausweichweg hinterlegt werden, ohne den Gesamtablauf neu aufzusetzen.
Ja. Nach einem stabilen ersten Ablauf lassen sich zusätzliche Artikelgruppen oder Standorte schrittweise ergänzen, sofern Bestandsdaten und Lieferantenregeln entsprechend angebunden sind.
Ihren Nachbestellprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Materialbeschaffung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
Ready for your AI infrastructure?
Nextise guides you from the first analysis to a productive solution. Ready to deploy in 6–10 weeks.
Managing Director Nextise GmbH
Let’s talk about your AI transformation together
