Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Bearbeitung von Datenschutzanfragen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Bearbeitungsschritte und Fristen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, E-Mail-Automatisierung und CRM.
Geschäftsführung und Datenschutz- bzw. Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Eingangskanälen und BearbeitungsschrittenNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. E-Mail, CRM) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Anfragen betroffener Personen kommen über viele Wege und ohne festen Ablauf an.
Auskunfts- oder Löschanfragen erreichen Unternehmen per E-Mail, Kontaktformular oder Brief. Ohne einheitlichen Ablauf besteht das Risiko, Fristen zu übersehen oder Anfragen unvollständig zu bearbeiten.
Funktionen
- Nimmt eingehende Datenschutzanfragen aus den vereinbarten Kanälen auf
- Liest die Grundangaben der Anfrage strukturiert aus
- Ordnet die Anfrage dem passenden Bearbeitungsschritt zu
- Überwacht die gesetzliche Bearbeitungsfrist und erinnert rechtzeitig
Wirkung im Alltag
Datenschutzanfragen werden strukturiert erfasst und fristgerecht bearbeitet.
Strukturiert
Ein einheitlicher Eingang
Anfragen aus unterschiedlichen Kanälen werden im selben Ablauf erfasst.
Fristgerecht
Rechtzeitige Erinnerung
Die zuständige Person wird vor Ablauf der gesetzlichen Frist erinnert.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Bearbeitungsstand
Jede Anfrage ist eindeutig einem Bearbeitungsschritt zugeordnet.
So funktioniert es
Vom Eingang bis zur fristgerechten Antwort in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die eingehenden Anfragen mit Nextise Amper und Ihrem bestehenden Bearbeitungsprozess.
1
Anfrage erfassen
Der Workflow nimmt die eingehende Anfrage aus den freigegebenen Kanälen entgegen.
2
Angaben strukturieren
Nextise Amper liest die relevanten Angaben aus der Anfrage aus und ordnet sie dem passenden Bearbeitungsschritt zu.
3
Frist überwachen
Der Workflow überwacht die gesetzliche Bearbeitungsfrist und erinnert rechtzeitig an offene Schritte.
Eine produktive Bearbeitung von Datenschutzanfragen, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit E-Mail-Automatisierung und CRM. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Bearbeitungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Bearbeitungsschritte bestimmen den Ablauf
Zuordnung, Fristen und Eskalationswege richten sich nach Ihren internen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Bearbeitung von Datenschutzanfragen bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der laufenden Datenschutzkontrolle verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um Datenschutzanfragen.
RC
Recht & Compliance
Erhält jede Anfrage strukturiert und dem passenden Bearbeitungsschritt zugeordnet.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Bearbeitungsstand offener Anfragen, ohne einzelne Vorgänge abzufragen.
IT
IT
Unterstützt bei technischen Auskünften zu gespeicherten Daten.
KD
Kundenservice
Leitet eingehende Anfragen aus dem Kundenkontakt in den geregelten Ablauf weiter.
Anfragen werden nach Ihren Zugriffs- und Datenschutzvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kanäle, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Kanäle
Der Workflow verarbeitet nur die Eingangskanäle, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Compliance und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Komplexe oder unklare Anfragen werden vor der Antwort einer zuständigen Person vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Eingang, Bearbeitungsschritt und Frist werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Bearbeitung von Datenschutzanfragen
- Anpassung an Ihre Bearbeitungsschritte und internen Fristen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. E-Mail, CRM)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für komplexe Anfragen
- Übergabe in den produktiven Datenschutzbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Eingangskanäle für Datenschutzanfragen
- Die vereinbarten Bearbeitungsschritte und Zuständigkeiten
- Die geltende gesetzliche Bearbeitungsfrist
- Zugang zu den Systemen mit den betroffenen Daten
- Einen definierten Eskalationsweg für unklare oder komplexe Anfragen
Integration
- CRM
- Microsoft 365
FAQ
Häufige Fragen zur Bearbeitung von Datenschutzanfragen
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Anfragearten zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen betroffener Personen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Eingangskanäle und der Anbindung an Ihre Systeme mit betroffenen Daten. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die Anfrage und legt sie einer zuständigen Person zur Klärung vor, bevor eine Antwort erfolgt.
Nein. Nextise Amper unterstützt beim strukturierten Erfassen und Zuordnen der Anfrage. Die rechtliche Bewertung bleibt bei der zuständigen Person in Ihrem Unternehmen.
Ihre Bearbeitung von Datenschutzanfragen gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Anfrageprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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