Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · IT-Support
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Geräteausgabedokumentation.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Ausgabe- und Bestätigungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Power Apps und Ihrem bestehenden Inventarsystem.
IT-Administration mit Verantwortung für Geräteausgabe und NachweispflichtZeitrahmen nach Prüfung von Ausgaberegeln, Bestätigungsweg und InventarsystemNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Inventarsystem, Microsoft 365) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Wer ein Gerät erhalten hat, ist oft nur mündlich festgehalten.
Geräte werden ausgegeben und zurückgenommen, ohne dass ein Nachweis entsteht. Bei Verlust, Austritt oder Inventur fehlt dann die Bestätigung, wer ein Gerät zu welchem Zeitpunkt erhalten oder zurückgegeben hat.
Funktionen
- Erstellt bei Ausgabe und Rückgabe einen dokumentierten Vorgang mit Bestätigung
- Erfasst Gerät, Zustand und beteiligte Person je Übergabe
- Ordnet Vorgänge dem laufenden Gerätebestand zu
- Meldet ausstehende Rückgaben nach hinterlegter Frist
Wirkung im Alltag
Jede Geräteausgabe ist mit Bestätigung nachvollziehbar dokumentiert.
Bestätigt
Nachweis je Übergabe
Ausgabe und Rückgabe werden mit Bestätigung der beteiligten Person dokumentiert.
Vollständig
Einheitliche Erfassung
Gerät, Zustand und Zeitpunkt werden nach denselben Regeln festgehalten.
Rechtzeitig
Hinweise bei ausstehender Rückgabe
Überfällige Rückgaben werden nach hinterlegter Frist gemeldet.
So funktioniert es
Von der Geräteübergabe bis zur dokumentierten Bestätigung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ausgabe- und Rückgabevorgänge mit einem festen Dokumentations- und Bestätigungsprozess.
1
Übergabe erfassen
Der Workflow legt bei Ausgabe oder Rückgabe einen Vorgang mit Gerät, Zustand und Person an.
2
Bestätigung einholen
Die beteiligte Person bestätigt den Vorgang über den vereinbarten Weg.
3
Bestand aktualisieren
Der bestätigte Vorgang wird dem laufenden Gerätebestand zugeordnet, ausstehende Rückgaben werden nachverfolgt.
Ein produktiver Dokumentationsprozess, der in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt mündliche Absprache
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, Power Apps und Ihrem Inventarsystem. Ihr Team beginnt mit einer dokumentierten Übergabe statt mit mündlicher Absprache.
Ihre Bestätigungsregeln bestimmen den Ablauf
Pflichtangaben, Bestätigungsweg und Fristen richten sich nach Ihrer Organisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundener Gerätenachweis
Dokumentierte Übergaben bleiben Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und können mit der laufenden Geräteverwaltung und IT-Ausstattung verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet Übergabe, Bestätigung und Bestand.
IT
IT-Administration
Erhält dokumentierte Übergaben statt mündlicher Absprachen.
MA
Mitarbeitende
Bestätigen Ausgabe und Rückgabe über einen einfachen, vereinbarten Weg.
HR
Personalabteilung
Nutzt dokumentierte Rückgaben als Nachweis im Austrittsprozess.
GF
Geschäftsführung
Sieht, dass Geräteübergaben nachweisbar und vollständig dokumentiert sind.
Übergaben werden nur nach hinterlegten Bestätigungs- und Zugriffsregeln dokumentiert.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Pflichtangaben, Bestätigungswege und Rollen am Dokumentationsablauf beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Bestätigung vor Abschluss
Ein Vorgang gilt erst als abgeschlossen, wenn die beteiligte Person die Übergabe bestätigt hat.
Geregelte Zugriffe
Zugriff auf Übergabevorgänge richtet sich nach Rolle und Zuständigkeit im Unternehmen.
Menschliche Prüfung bei Sonderfällen
Abweichende Übergaben, etwa bei beschädigten Geräten, werden einer zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Jede Ausgabe und Rückgabe ist im Ablauf dokumentiert und für die IT einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Geräteausgabedokumentation
- Anpassung an Ihre Ausgabe- und Bestätigungsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Inventarsystem, Microsoft 365)
- Dokumentierte Ausnahmen für Sonderfälle wie Leihgeräte
- Übergabe in den produktiven IT-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Ausgabe- und Rückgaberegeln
- Die vereinbarten Pflichtangaben je Übergabe (Gerät, Zustand, Person)
- Zugang zu Ihrem Inventar- oder Dokumentenmanagement
- Zuständigkeiten für Ausgabe, Rückgabe und Mahnung
- Einen definierten Bestätigungsweg für Mitarbeitende
Integration
- Datenbank
- Microsoft 365
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Geräteausgabedokumentation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Typische Angaben sind Gerät, Seriennummer, Zustand, Zeitpunkt und beteiligte Person.
Der Bestätigungsweg wird auf Ihre bestehenden Kanäle abgestimmt, etwa über Microsoft 365 oder ein angebundenes Formular.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Vorgang und legt ihn einer zuständigen Person vor.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Gerätebestand angebunden und ergänzt ihn um dokumentierte Übergaben.
Ihren Geräteausgabeprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Geräteausgabeprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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