Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Projektmanagement
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Personaleinsatzplanung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kapazitäts- und Priorisierungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP und Microsoft 365.
Projektleitung und PMO in projektgetriebenen UnternehmenZeitrahmen nach Prüfung von Kapazitätsdaten und ProjektzuteilungenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Wer wann für welches Projekt verfügbar ist, bleibt Kopfsache.
Projektleitungen planen ihre Teams meist unabhängig voneinander. Doppelbelegungen und Engpässe fallen oft erst auf, wenn ein Mitarbeitender bereits in zwei Projekten gleichzeitig eingeplant ist. Eine bereichsübergreifende Übersicht fehlt.
Funktionen
- Führt Kapazitäts- und Projektzuteilungen aus mehreren Quellen zusammen
- Erkennt Doppelbelegungen und freie Kapazitäten nach Ihren Regeln
- Informiert Projektleitung und PMO über Engpässe und Verfügbarkeiten
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Verzögerungserkennung und Meilensteinüberwachung
Wirkung im Alltag
Kapazitäten werden über Projekte hinweg sichtbar, bevor Engpässe entstehen.
Bereichsübergreifend
Eine gemeinsame Sicht
Projektzuteilungen aus mehreren Teams werden in einer Übersicht zusammengeführt.
Frühzeitig
Erkannte Engpässe
Doppelbelegungen und knappe Kapazitäten werden nach den vereinbarten Regeln gemeldet.
Nachvollziehbar
Klare Priorisierung
Projektleitung und PMO erkennen, welches Projekt bei Engpässen Vorrang hat.
So funktioniert es
Von der Projektzuteilung bis zur Engpassmeldung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Kapazitäts- und Projektdaten und bildet daraus einen kontrollierten Planungsablauf.
1
Zuteilungen zusammenführen
Der Workflow übernimmt Projektzuteilungen aus den beteiligten Teams und Systemen.
2
Kapazität abgleichen
Verfügbarkeiten werden nach den vereinbarten Regeln gegen die Projektanforderungen geprüft.
3
Engpass melden
Bei Doppelbelegung oder Kapazitätsmangel erhalten Projektleitung und PMO eine strukturierte Meldung.
Eine produktive Kapazitätssicht, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit ERP, Power Automate oder Ihrem Personalplanungstool. Ihr Team beginnt mit der konkreten Kapazitätsplanung und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Priorisierungsregeln bestimmen den Ablauf
Kapazitätsgrenzen, Konfliktregeln und Empfänger richten sich nach Ihrer Projektorganisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Personaleinsatzplanung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Verzögerungserkennung, Meilensteinüberwachung und weiterem Projektwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Kapazitätsplanung.
PL
Projektleitung
Sieht die Verfügbarkeit des eigenen Teams im Kontext anderer laufender Projekte.
PM
PMO
Erhält eine bereichsübergreifende Übersicht über Kapazitäten und Engpässe.
HR
Personalabteilung
Erkennt frühzeitig, wo zusätzlicher Bedarf oder Unterauslastung entsteht.
GF
Geschäftsführung
Wird bei kritischen Engpässen nach den vereinbarten Priorisierungsregeln informiert.
Kapazitätsdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Teams, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Datenquellen
Der Workflow verarbeitet nur die Projekt- und Kapazitätsdaten, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Projektleitung und PMO.
Menschliche Prüfung
Konflikte bei Doppelbelegung werden zur Entscheidung vorgelegt, bevor eine Zuteilung geändert wird.
Nachvollziehbarer Betrieb
Zuteilungen und Engpassmeldungen werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Personaleinsatzplanung
- Anpassung an Ihre Kapazitäts- und Priorisierungsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Personalplanungstool)
- Dokumentierte Ausnahmen und Konfliktregeln bei Doppelbelegung
- Übergabe in den produktiven Projektmanagement-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuellen Projektzuteilungen je Mitarbeitendem
- Die vereinbarten Kapazitäts- und Priorisierungsregeln
- Zugang zu Ihrem ERP- oder Personalplanungssystem
- Zuständigkeiten für die Konfliktlösung bei Doppelbelegung
- Einen definierten Empfängerkreis für Engpassmeldungen
Integration
- ERP
- Microsoft 365
- Personalplanungstool
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Personaleinsatzplanung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Planungssysteme zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Projektzuteilungen aus dem ERP und Verfügbarkeiten aus dem Personalplanungstool.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der beteiligten Teams, Qualität der Kapazitätsdaten und der Anbindung an Ihr ERP oder Personalplanungssystem. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Konflikt und legt ihn Projektleitung und PMO zur Entscheidung vor, statt automatisch umzuplanen.
Nein. Der Workflow wird an das vorhandene Planungssystem angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Personaleinsatzplanung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Ressourcenplanung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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