Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Facility & Büroorganisation
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Besucheranmeldung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Sicherheits- und Empfangsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Power Apps oder Microsoft Teams.
Facility- und Office-Management mit regelmäßigem externem BesucherverkehrZeitrahmen nach Prüfung von Anmeldeweg, Sicherheitsregeln und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Apps, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Gäste stehen am Empfang, aber niemand wurde vorgewarnt.
Besucheranmeldungen laufen per E-Mail, Telefon oder gar nicht, sodass Empfang und Gastgeber erst beim Eintreffen informiert sind. Das kostet Zeit, wirkt unprofessionell und erschwert die Nachverfolgung, wer sich wann im Haus befindet.
Funktionen
- Übernimmt Besucherdaten aus Anmeldung oder Terminanfrage
- Informiert Empfang und Gastgeber automatisch vor Ankunft
- Erfasst den Check-in am Empfang strukturiert
- Dokumentiert Anwesenheit für den betrieblichen Nachweis
Wirkung im Betrieb
Besuche werden angekündigt, empfangen und nachvollziehbar dokumentiert.
Vorbereitet
Empfang kennt Gäste im Voraus
Empfang und Gastgeber erhalten Besucherdaten und Ankunftszeit, bevor der Gast im Haus eintrifft.
Schnell
Kürzere Wartezeit am Empfang
Der Check-in läuft anhand vorbereiteter Daten strukturiert statt über manuelle Nachfragen ab.
Nachweisbar
Dokumentierte Anwesenheit
Wer wann im Haus war, wird im Prozess festgehalten und bleibt für Sicherheit und Facility einsehbar.
So funktioniert es
Von der Anmeldung bis zum dokumentierten Check-in in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Anmeldeweg, Empfangsprozess und Benachrichtigungslogik zu einem Ablauf, der Besuche automatisch ankündigt und erfasst.
1
Besucherdaten übernehmen
Der Workflow übernimmt Name, Termin und Gastgeber aus der Anmeldung oder Terminanfrage.
2
Empfang und Gastgeber informieren
Vor Ankunft werden Empfang und Gastgeber über den erwarteten Besuch automatisch benachrichtigt.
3
Check-in erfassen und dokumentieren
Beim Eintreffen wird der Check-in strukturiert erfasst und für den betrieblichen Nachweis dokumentiert.
Ein Besucheranmeldeworkflow, der zu Ihrem Empfang passt.
Auf bestehendem Anmeldeweg aufsetzen
Nextise übernimmt Ihren vorhandenen Anmelde- oder Terminierungsprozess und übersetzt ihn in einen klaren, wiederholbaren Ablauf.
Integration statt zusätzlicher Insellösung
Der Workflow wird mit Ihrem bestehenden Kommunikations- und Empfangssystem verbunden, statt eine separate Besucherplattform einzuführen.
Kontrollierbar ausbauen
Der erste Ablauf bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann schrittweise um weitere Standorte und Sicherheitsregeln ergänzt werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein koordinierter Ablauf für alle beteiligten Bereiche.
EK
Empfang/Koordination
Kennt erwartete Gäste im Voraus und erfasst den Check-in strukturiert statt über Zuruf.
FB
Facility-Büro
Behält Besucherströme und Zutrittsregeln im Blick, ohne separate Listen zu pflegen.
MA
Mitarbeitende
Werden vor dem Besuch automatisch informiert und können den Termin vorbereitet starten.
GF
Geschäftsführung
Erhält bei Bedarf einen Nachweis über Anwesenheiten, ohne einzelne Besuche manuell nachzuverfolgen.
Besucherdaten werden nach klaren Prozess- und Architekturregeln verarbeitet.
Vor der Einführung werden Datenumfang, Aufbewahrung und Zuständigkeiten gemeinsam festgelegt. Der Ablauf wird nur mit den freigegebenen Quellen und Schnittstellen umgesetzt.
Freigegebene Datenfelder
Der Workflow übernimmt ausschließlich die Besucherangaben, die für Empfang und Zutritt definiert wurden.
Rollenbasierte Benachrichtigung
Empfang und Gastgeber erhalten nur die Informationen, die für ihre jeweilige Rolle vorgesehen sind.
Prüfschritte bei Sonderfällen
Spontanbesuche, fehlende Angaben oder Zutrittskonflikte werden gekennzeichnet und an die zuständige Stelle übergeben.
Architektur- und Übergabeprüfung
Vor dem Go-live werden Datenfluss, Aufbewahrungsfristen und Benachrichtigungslogik im Zielprozess geprüft, damit die Übergabe stabil läuft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Besucheranmeldung
- Anpassung an Ihre Sicherheits- und Empfangsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Apps, Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen bei Spontanbesuchen und Sonderfällen
- Übergabe in den produktiven Betrieb von Empfang/Facility
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Anmelde- oder Terminierungsweg für Besuche
- Regeln zu Voranmeldung, Ausweispflicht und Zutritt
- Zuständigkeiten für Empfang und Gastgeberbenachrichtigung
- Zugang zu Ihrem Kommunikations- oder Empfangssystem
- Vorgaben zur Aufbewahrung von Besucherdaten
Integration
- Microsoft Teams
- Power Apps
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Besucheranmeldung
Die wichtigsten Punkte zu Einführung, Steuerung, Kontrolle und Erweiterung.
Der Einstieg erfolgt mit klar abgegrenzten Besuchsarten, zum Beispiel vorab terminierten Kunden- oder Partnerbesuchen. Der genaue Umfang wird gemeinsam nach Anmeldeweg und Sicherheitsregeln festgelegt.
Zeitpunkte und Empfänger für Benachrichtigungen werden vorab verbindlich definiert. Der Workflow löst die Ankündigung anhand dieser Regeln rechtzeitig vor der Ankunft aus.
Für nicht vorangemeldete Gäste kann im abgestimmten Prozess ein definierter Sonderweg mit manueller Erfassung am Empfang hinterlegt werden, ohne den Gesamtablauf zu unterbrechen.
Ja. Nach einem stabilen ersten Ablauf lassen sich zusätzliche Standorte oder Sicherheitsstufen schrittweise ergänzen, sofern Anmeldeweg und Zutrittsregeln entsprechend angebunden sind.
Ihren Besucherprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Besucherempfang passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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