Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Facility & Büroorganisation
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Raumbuchung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Raum- und Belegungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Outlook/Exchange oder Power Apps.
Facility- und Office-Management in Unternehmen mit mehreren Meeting- und BesprechungsräumenZeitrahmen nach Prüfung von Raumkalender, Zuteilungsregeln und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Outlook/Exchange, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Freie Räume sind da, aber niemand findet sie zuverlässig.
Raumanfragen laufen per E-Mail, Zuruf oder in separaten Tabellen, während der Kalender etwas anderes zeigt. Dadurch entstehen Doppelbuchungen, ungenutzte Reservierungen und Rückfragen, die Zeit kosten.
Funktionen
- Prüft Verfügbarkeit im hinterlegten Kalender automatisch
- Bucht den passenden Raum nach definierten Kriterien
- Storniert ungenutzte Reservierungen nach Regelwerk
- Meldet Konflikte an die zuständige Stelle
Wirkung im Betrieb
Räume werden passend, konfliktfrei und ohne manuelle Abstimmung vergeben.
Frei
Weniger Doppelbuchungen
Anfragen werden gegen den aktuellen Kalenderstand geprüft, bevor eine Reservierung bestätigt wird.
Passend
Räume nach echtem Bedarf
Größe, Ausstattung und Standort werden bei der Zuteilung automatisch berücksichtigt.
Frei
Weniger Reservierungsleichen
Ungenutzte Buchungen werden nach hinterlegten Regeln erkannt und wieder freigegeben.
So funktioniert es
Von der Anfrage bis zur bestätigten Reservierung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Anfragekanal, Kalenderdaten und Zuteilungsregeln zu einem Ablauf, der passende Räume automatisch reserviert.
1
Anfrage und Verfügbarkeit abgleichen
Der Workflow übernimmt die Raumanfrage und prüft sie gegen den hinterlegten Kalender- und Ressourcenstand.
2
Zuteilung nach Kriterien
Anhand von Größe, Ausstattung und Standortregeln wird der passende Raum ausgewählt und reserviert.
3
Bestätigung und Nachverfolgung
Anfragende und Zuständige erhalten eine Bestätigung, ungenutzte Buchungen werden nach Regelwerk storniert.
Ein Raumbuchungsworkflow, der zu Ihrer Bürostruktur passt.
Auf bestehendem Kalender aufsetzen
Nextise übernimmt Ihren vorhandenen Raum- und Ressourcenkalender und übersetzt ihn in einen klaren, wiederholbaren Ablauf.
Integration statt zusätzlicher Insellösung
Der Workflow wird mit Ihrem bestehenden Kalender- und Kommunikationssystem verbunden, statt eine separate Buchungsplattform einzuführen.
Kontrollierbar ausbauen
Der erste Ablauf bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann schrittweise um weitere Räume und Standorte ergänzt werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein koordinierter Ablauf für alle beteiligten Bereiche.
FB
Facility-Büro
Erhält geregelte Raumbuchungen ohne manuelle Abstimmung und behält die Belegung im Überblick.
MA
Mitarbeitende
Erhalten schnell einen passenden Raum, ohne Kalender und Ausstattung manuell abzugleichen.
GF
Geschäftsführung
Sieht, dass Räume effizient genutzt werden, ohne einzelne Buchungen nachzuverfolgen.
EK
Empfang/Koordination
Kennt gebuchte Räume und Termine im Voraus und kann Sonderfälle gezielt klären.
Raumbuchungsdaten werden nach klaren Prozess- und Architekturregeln verarbeitet.
Vor der Einführung werden Zuteilungsregeln, Datenwege und Zuständigkeiten gemeinsam festgelegt. Der Ablauf wird nur mit den freigegebenen Kalendern und Schnittstellen umgesetzt.
Freigegebene Kalenderquellen
Der Workflow greift ausschließlich auf die Raum- und Ressourcenkalender zu, die für den Buchungsprozess definiert wurden.
Regelbasierte Zuteilung
Raumvergabe folgt den abgestimmten Kriterien zu Größe, Ausstattung und Standort statt individueller Einzelfallentscheidungen.
Prüfschritte bei Konflikten
Überschneidungen oder unklare Anfragen werden gekennzeichnet und an die zuständige Stelle zur Klärung übergeben.
Architektur- und Übergabeprüfung
Vor dem Go-live werden Datenfluss, Kalenderanbindung und Bestätigungslogik im Zielprozess geprüft, damit die Übergabe stabil läuft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Raumbuchung
- Anpassung an Ihre Raum-, Ausstattungs- und Kapazitätsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Outlook/Exchange)
- Dokumentierte Ausnahmen bei Konflikten und Sonderanfragen
- Übergabe in den produktiven Betrieb von Facility/Office Management
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Raum- und Ressourcenkalender
- Kriterien für Raumzuteilung (Größe, Ausstattung, Standort)
- Regeln zu Vorlauf, Stornierung und No-Show
- Zugang zu Ihrem Kalender- oder Buchungssystem
- Einen definierten Ansprechpartner für Konfliktfälle
Integration
- Outlook/Exchange
- Microsoft Teams
- Power Automate
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Raumbuchung
Die wichtigsten Punkte zu Einführung, Steuerung, Kontrolle und Erweiterung.
Der Einstieg erfolgt mit klar abgegrenzten Räumen, zum Beispiel den am häufigsten genutzten Meetingräumen eines Standorts. Der genaue Umfang wird gemeinsam nach Kalenderlage und Zuteilungsregeln festgelegt.
Zuteilungskriterien wie Größe, Ausstattung und Standort werden vorab verbindlich definiert. Der Workflow ordnet Anfragen anhand dieser Regeln zu und macht Konflikte sichtbar.
Wenn Termine verschoben oder abgesagt werden, kann die Reservierung im abgestimmten Prozess automatisch angepasst oder freigegeben werden, ohne den Gesamtablauf neu aufzusetzen.
Ja. Nach einem stabilen ersten Ablauf lassen sich zusätzliche Räume, Gebäude oder Standorte schrittweise ergänzen, sofern Kalender und Zuteilungsregeln entsprechend angebunden sind.
Ihren Raumbuchungsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Raumverwaltung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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