Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Audit-Vorbereitung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Auditanforderungen und Nachweisquellen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und ERP.
Geschäftsführung und Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Auditanforderungen und NachweisquellenNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Auditvorbereitung wird kurz vor dem Termin zur Suchaktion.
Angeforderte Nachweise liegen verteilt in unterschiedlichen Ablagen, Systemen und bei einzelnen Personen. Kurz vor einem internen oder externen Audit entsteht dadurch hoher Zeitdruck bei der Zusammenstellung.
Funktionen
- Erfasst die für ein Audit angeforderten Dokumentenarten
- Sucht die passenden Nachweise in den vereinbarten Ablagen zusammen
- Kennzeichnet fehlende oder unvollständige Nachweise
- Stellt die zusammengestellten Unterlagen strukturiert bereit
Wirkung im Alltag
Angeforderte Nachweise liegen vor dem Audit-Termin vollständig vor.
Vollständig
Nachweise zentral zusammengeführt
Angeforderte Dokumente werden aus den vereinbarten Ablagen zusammengestellt.
Frühzeitig
Vorbereitung statt Zeitdruck
Fehlende Nachweise werden erkannt, bevor der Audit-Termin ansteht.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Vorbereitungsstand
Erkennbar ist, welche Nachweise vorliegen und welche noch offen sind.
So funktioniert es
Von der Anforderungsliste bis zur vollständigen Unterlage in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Ablagen mit Nextise Amper und einem strukturierten Vorbereitungsablauf.
1
Anforderungen erfassen
Der Workflow übernimmt die für das Audit angeforderten Dokumentenarten.
2
Nachweise zusammenstellen
Nextise Amper sucht die passenden Nachweise in den vereinbarten Ablagen zusammen und ordnet sie den Anforderungen zu.
3
Lücken kennzeichnen
Fehlende oder unvollständige Nachweise werden gekennzeichnet und der zuständigen Person übergeben.
Eine produktive Audit-Vorbereitung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit SharePoint und Ihrem ERP. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Vorbereitungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Auditanforderungen bestimmen den Ablauf
Dokumentenarten, Fristen und Zuständigkeiten richten sich nach Ihren internen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Audit-Vorbereitung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der laufenden Datenschutzkontrolle verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Audit-Vorbereitung.
RC
Recht & Compliance
Erhält die zusammengestellten Nachweise strukturiert und rechtzeitig vor dem Audit-Termin.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Vorbereitungsstand und erkennt frühzeitig offene Lücken.
QM
Qualitätsmanagement
Nutzt denselben Ablauf für Nachweise im Rahmen von Zertifizierungsaudits.
IT
IT
Stellt Zugriff auf technische Nachweise und Systemdokumentationen bereit.
Nachweise werden nach Ihren Zugriffs- und Freigabevorgaben zusammengestellt.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Ablagen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Ablagen
Der Workflow durchsucht nur die Ablagen, die für die Audit-Vorbereitung freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Compliance und den Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Zusammengestellte Nachweise werden vor der Übergabe an den Prüfer von einer zuständigen Person freigegeben.
Nachvollziehbarer Betrieb
Anforderung, gefundener Nachweis und offene Lücken werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Audit-Vorbereitung
- Anpassung an Ihre Auditanforderungen und Nachweisquellen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für fehlende Nachweise
- Übergabe in den produktiven Audit-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Liste angeforderter Dokumentenarten je Audit-Typ
- Zugang zu den Ablagen mit den relevanten Nachweisen
- Die geltende Frist bis zum Audit-Termin
- Zuständigkeiten für fehlende oder unklare Nachweise
- Einen definierten Übergabeort für die zusammengestellten Unterlagen
Integration
- SharePoint
- ERP
- Microsoft 365
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Audit-Vorbereitung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Audit-Arten zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind interne Compliance-Audits sowie Vorbereitungen auf Zertifizierungs- oder Kundenaudits.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Anforderungen und der Anbindung an Ihre bestehenden Ablagen. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die fehlende Unterlage und legt sie einer zuständigen Person zur Klärung vor.
Nein. Nextise Amper unterstützt beim Zusammenstellen und Zuordnen der Nachweise. Die inhaltliche Prüfung und Freigabe bleibt bei der zuständigen Person in Ihrem Unternehmen.
Ihre Audit-Vorbereitung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Auditprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
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