Suite 2 · Nextise Workflows

Nextise Workflows

KI-gestützte Prozessautomatisierung für den deutschen Mittelstand.

Für Geschäftsführung, IT-Leitung und Digitalisierungsverantwortliche, die wiederkehrende Abläufe in Vertrieb, Einkauf, HR und IT-Support entlasten wollen. Nextise verbindet Workflow-Automatisierung mit KI-Fähigkeiten für E-Mails, Dokumente und Entscheidungsvorbereitung — sicher betrieben in Ihrer Infrastruktur oder einer deutschen Cloud. Viele Standard-Workflows sind innerhalb von 1–2 Tagen einsatzbereit.

Power Automaten8nSelf-HostedDeutsche Cloud

1–2 Tage

bis einsatzbereit

11

kuratierte Workflows

5

Abteilungen abgedeckt

Nextise Workflows

Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch nach Ihrer Geschäftslogik.

Nextise Akademie

Workshops & Training, damit Ihr Team KI eigenständig nutzt.

Nextise Consulting

Analyse und Architektur für Situationen jenseits des Standardfalls.

Nextise Business Apps

Individuelle CRM- und Mobile-Apps, verbunden mit Ihrer Wissensbasis.

Nextise CIP

Ihr Unternehmenswissen sofort abrufbar für jeden Mitarbeiter.

Ergebnisse

Was Unternehmen mit Nextise Workflows erreichen

1–2 Tage

Time-to-Value

Für viele Standard-Workflows vom ausgewählten Baustein bis zum produktiven Einsatz im Unternehmen.

Bis zu 70 %

Weniger manueller Aufwand

Bei Prozessen mit klar strukturierten Regeln, etwa Freigaben oder Dateneingabe — abhängig von Ausgangslage und Systemlandschaft.

Kein Neubau

Entwicklungsprojekt entfällt

Kuratierte, bereits erprobte Workflows statt individueller Neuentwicklung von Grund auf.

KI im Einsatz

KI dort einsetzen, wo klassische Automatisierung endet

Regelbasierte Automatisierung funktioniert zuverlässig bei strukturierten Daten — stockt aber bei freien E-Mails, Dokumenten und Anfragen ohne festes Format. Genau dort ergänzen KI-Fähigkeiten die Workflows von Nextise.

E-Mails & Dokumente verstehen

Freitext aus Anfragen, Belegen oder Anhängen wird erkannt und in strukturierte Felder überführt.

Klassifizierung

Anfragen, Tickets oder Belege werden automatisch der richtigen Kategorie oder Abteilung zugeordnet.

Zusammenfassung

Lange E-Mail-Verläufe oder Dokumente werden auf die entscheidungsrelevanten Punkte verdichtet.

Recherche

Zielunternehmen, Ausschreibungen oder Kandidaten werden systematisch aus verfügbaren Quellen zusammengetragen.

Entscheidungsvorbereitung

Freigaben und Prüfschritte erhalten eine vorstrukturierte Empfehlung statt einer leeren Eingabemaske.

Wissensverarbeitung

Wiederkehrendes Fachwissen aus Dokumenten und bisherigen Fällen wird für den nächsten Vorgang nutzbar gemacht.

Nextise kombiniert diese drei Ebenen in einer Lösung: Workflow-Automatisierung, KI-Fähigkeiten und sicherer Unternehmensbetrieb.

So funktioniert es

Einen Workflow wählen, statt einen Prozess neu bauen

Jeder Nextise Workflow ist ein vorkonfigurierter Automatisierungsbaustein auf Basis von Power Automate oder n8n. Sie ordnen einen Workflow Ihrem bestehenden Ablauf zu, wir passen ihn an Ihre Systeme an und übergeben ihn produktiv.

1

Workflow auswählen

Sie wählen aus den 11 kuratierten Workflows den passenden für Ihren Prozess.

2

Anbindung an Ihre Systeme

Standardanbindungen für Microsoft 365, Power Platform, n8n sowie gängige CRM- und Ticketsysteme (z. B. HubSpot, Zendesk, Dynamics). Individuelle Systeme wie SAP oder DATEV prüfen wir vor der Installation.

3

Produktiver Einsatz

Viele Standard-Workflows laufen innerhalb von 1–2 Tagen im Tagesgeschäft und werden direkt von Ihrem Team genutzt.

Warum Nextise

Schneller als Individualentwicklung, kontrollierbarer als öffentliche KI-Tools

vs. Eigenentwicklung

Kein monatelanges Projekt

Kuratierte, bereits erprobte Workflows statt Lastenheft, Angebot und Neubau von Grund auf.

vs. Standard-SaaS / Beratung

Passt auf Ihren Prozess

Jeder Workflow wird an Ihre Systeme angepasst, statt Ihren Ablauf an ein starres SaaS-Produkt anzupassen.

vs. öffentliche KI-Tools

Self-Hosted oder deutsche Cloud

Volle Kontrolle über Daten und Zugriff statt öffentlicher Endpunkte ohne Betriebsverantwortung.

Featured Workflows

Kuratierte Workflows, je Abteilung sortiert

Jede Workflow-Detailseite zeigt Ausgangslage, Funktionsweise und Einsatzbereich.

Wer profitiert

Vier Unternehmensbereiche, ein gemeinsamer Effekt: weniger Handarbeit

Marketing & Vertrieb

Automatisiertes Lead-Tracking, CRM-Pflege und Content-Erstellung statt manueller Dateneingabe.

Einkauf & Buchhaltung

Freigabeprozesse und Belegerfassung laufen automatisiert und nachvollziehbar.

HR

Von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding — Standardabläufe ohne manuelle Zwischenschritte.

IT-Support

Zentrales Ticket-Tracking sorgt für Transparenz bei Support-Anfragen.

Fertige Use-Cases

Bereits im produktiven Einsatz bei Nextise-Kunden

1

Maschinenbau, 200–500 Mitarbeitende

Ausgangslage
Vertrieb identifizierte neue Zielunternehmen manuell über Recherche und LinkedIn.
Systeme
CRM (HubSpot)
Workflow
LeadFinder — tägliche Identifikation passender Zielunternehmen
Ergebnis: +18 qualifizierte Kontakte/Monat im CRM*
2

IT-Dienstleister, 50–200 Mitarbeitende

Ausgangslage
Supportanfragen liefen ausschließlich über ein zentrales Postfach, Status war für Kunden und Team nicht nachvollziehbar.
Systeme
Microsoft 365 + Ticketsystem
Workflow
HelpDesk — automatisches Routing und Statusverfolgung
Ergebnis: ~40 % schnellere Bearbeitung*
3

Handelsunternehmen, 20–100 Mitarbeitende

Ausgangslage
Belege aus mehreren Quellen (E-Mail, Portal, Papier-Scan) wurden manuell in der Buchhaltung zusammengeführt.
Systeme
Mail-Postfach + Buchhaltungssystem
Workflow
BelegSammler — automatisches Sammeln und Zuordnen
Ergebnis: −5 Std./Woche Verwaltungsaufwand*

* Anonymisierte, beispielhafte Kennzahlen aus Pilotprojekten mit Nextise-Kunden. Details zu Branche, Unternehmensgröße und Vorgehen stellen wir im Erstgespräch vor.

Installation

In vier Schritten produktiv

Die Installation erfolgt ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Sie geben Zugriff auf die relevanten Systeme, wir übernehmen Konfiguration und Testlauf.

  1. 1

    Erstgespräch

    30 Minuten zur Auswahl des passenden Workflows.

  2. 2

    Systemzugriff

    Sie geben temporären, abgesicherten Zugriff auf die benötigten Systeme.

  3. 3

    Konfiguration & Test

    Wir richten den Workflow ein und testen ihn anhand echter Beispiele.

  4. 4

    Produktivbetrieb

    Übergabe an Ihr Team inklusive kurzer Einweisung.

Architektur

Von Ihren Systemen bis zur automatisierten Entscheidung

Nextise Workflows sitzt als eigene Schicht zwischen Ihren bestehenden Systemen und den eingesetzten KI-Modellen — ohne dass Sie Ihre Systemlandschaft ersetzen müssen.

Unternehmenssysteme

Microsoft 365, ERP, CRM, Ticketsysteme

Nextise Workflow Layer

Steuert Abläufe, Freigaben und Schnittstellen zwischen Systemen

KI-Modelle

Azure OpenAI (EU-Region) oder Open-Source-Modelle, je nach Sicherheitsanforderung

Automatisierte Geschäftsprozesse

Freigaben, CRM-Einträge, Ticket-Routing, Dokumentenablage

Sicherheit & Betrieb

Für Unternehmen entwickelt: Datenhaltung, Zugriffskontrolle und Betrieb nach deutschen Compliance-Anforderungen

DSGVO-Konformität allein sagt wenig aus — deshalb legen wir offen, wo und wie Ihre Daten verarbeitet werden.

Hosting

Self-Hosted in Ihrer Infrastruktur oder in einer verwalteten deutschen Cloud — Sie entscheiden.

Modelle & Provider

Wahlweise Azure OpenAI in einer EU-Region oder lokal betriebene Open-Source-Modelle, keine Bindung an einen einzelnen Anbieter.

Zugriffskontrolle

Rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung aller Workflow-Läufe und klar abgegrenzte Systemzugriffe.

Compliance

DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung; Unterlagen zu Zertifizierungen und Architektur stellen wir auf Anfrage bereit.

Referenz

Wie ein Maschinenbau-Mittelständler Nextise Workflows einsetzt

Ein illustratives Referenzbeispiel zur Veranschaulichung des Einsatzszenarios.

Maschinenbau-MittelständlerMaschinenbau (anonymisiert)

Vom Postfach-Chaos zum strukturierten Support

Nextise Workflows · HelpDesk, produktiv seit 1,5 Tagen

Lösung

  • Automatisches Ticket-Routing an die richtige Abteilung
  • Zentrale Übersicht über offene und erledigte Anfragen
  • Anbindung an bestehendes Mail-Postfach
  • Self-Hosted oder deutsche Cloud, DSGVO-konform

Ergebnis

  • ~40 % kürzere Reaktionszeit im Support
  • Produktiver Start nach 1,5 Tagen
  • Kein Rückfragen-Ping-Pong mehr per Mail

−40 %

kürzere Reaktionszeit im Support

* Illustratives Referenzbeispiel zur Veranschaulichung des Einsatzszenarios. Echte Kundenreferenzen mit geprüften Kennzahlen stellen wir im persönlichen Gespräch vor.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was Geschäftsführung und IT-Leitung vor der Einführung am häufigsten wissen wollen.

Der Preis richtet sich nach Ihrer Systemlandschaft und dem Anpassungsaufwand, daher gibt es keine pauschale Preisliste. Nach einem kurzen Workflow-Check erhalten Sie ein konkretes Angebot für Ihren Anwendungsfall.

Viele Standard-Workflows sind innerhalb von 1–2 Tagen produktiv, sofern Ihre Systeme über Standardschnittstellen angebunden werden können. Bei komplexeren Landschaften (z. B. SAP, DATEV) legen wir den Zeitrahmen im Erstgespräch gemeinsam fest.

Self-Hosted in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in einer deutschen Cloud, DSGVO-konform. Sie legen Speicherort und Zugriffsrechte fest.

Nein. Nextise Workflows verbindet sich mit Ihrem bestehenden CRM, ERP oder Ticketsystem über Microsoft 365, Power Platform oder n8n — Ihre Systeme bleiben die führende Datenquelle.

Laufzeit und Kündigungsfristen legen wir transparent im Angebot fest und besprechen sie im Erstgespräch — es gibt keine versteckten Mindestlaufzeiten.

Die 11 Workflows sind unsere kuratierte Kernliste. Individuelle Anforderungen entwickeln wir auf derselben Power-Automate-/n8n-Basis und Sicherheitsarchitektur.

Ihr Prozess ist nicht dabei?

Die 11 Workflows sind unsere kuratierte Kernliste — für alles darüber hinaus bauen wir individuell auf derselben Power-Automate-/n8n-Basis.

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Nächster Schritt

Bereit für Ihre KI-Infrastruktur?

Nextise begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur produktiven Lösung. In 6–10 Wochen einsatzbereit.

Franz Nkemaka
Geschäftsführer Nextise GmbH

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