Nextise Workflows
Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch nach Ihrer Geschäftslogik.
Nextise WORKFLOWS · Einkauf
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Einkaufsbudgetüberwachung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Budgetstruktur und Kostenstellen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP und Microsoft Teams.
Einkauf und Geschäftsführung mit budgetgebundener BeschaffungZeitrahmen nach Prüfung von Budgetplanung und ERP-AnbindungNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Akademie
Workshops & Training, damit Ihr Team KI eigenständig nutzt.
Nextise Consulting
Analyse und Architektur für Situationen jenseits des Standardfalls.
Nextise Business Apps
Individuelle CRM- und Mobile-Apps, verbunden mit Ihrer Wissensbasis.
Nextise CIP
Ihr Unternehmenswissen sofort abrufbar für jeden Mitarbeiter.
Budgetüberschreitungen fallen erst beim Monatsabschluss auf.
Bestellungen laufen über mehrere Kostenstellen, während der Abgleich mit dem geplanten Budget erst nachträglich in einer Sammelauswertung erfolgt. Wird eine Grenze überschritten, ist die Bestellung längst ausgelöst.
Funktionen
- Übernimmt Bestellwerte aus ERP oder Formular
- Gleicht sie laufend mit dem geplanten Budget je Kostenstelle ab
- Meldet drohende oder eingetretene Abweichungen an die zuständige Stelle
- Dokumentiert den Budgetverlauf nachvollziehbar
Wirkung im Alltag
Budgetabweichungen werden früh sichtbar statt erst am Monatsende.
Frühzeitig
Rechtzeitige Warnung
Abweichungen werden erkennbar, bevor eine weitere Bestellung das Budget überschreitet.
Nachvollziehbar
Kostenstellengenauer Abgleich
Bestellwerte werden laufend der passenden Kostenstelle und Budgetplanung gegenübergestellt.
Steuerbar
Klarer Handlungsbedarf
Verantwortliche sehen, welche Kostenstelle Aufmerksamkeit braucht, statt alle Zahlen manuell zu prüfen.
So funktioniert es
Vom Bestellwert bis zur dokumentierten Budgetmeldung in drei Schritten.
Nextise verbindet Bestelldaten, Budgetplanung und bestehende Systeme zu einem einheitlichen Ablauf.
1
Bestellwerte übernehmen
Bestellungen werden mit Betrag und Kostenstelle aus dem ERP oder Formular erfasst.
2
Mit Budget abgleichen
Der aktuelle Verbrauch wird laufend der geplanten Budgetgrenze je Kostenstelle gegenübergestellt.
3
Abweichung melden
Bei Annäherung oder Überschreitung erhält die zuständige Stelle eine dokumentierte Meldung.
Überwachung folgt Ihrer Budgetstruktur, nicht daneben.
Ihre Budgetstruktur bleibt maßgeblich
Nextise bildet die vorhandene Kostenstellen- und Budgetplanung ab, statt eine eigene Struktur vorzugeben.
Einkauf und Leitung sehen denselben Stand
Budgetverlauf und Meldungen liegen in einem gemeinsamen Vorgang statt verteilt über Einzelauswertungen.
In Ihrer Systemlandschaft kontrolliert betreiben
Der Workflow bleibt in Ihrer bestehenden Umgebung (z. B. ERP, Power Automate) und lässt sich mit der Bestellfreigabe verbinden.
Einsatz im Unternehmen
Ein einheitlicher Ablauf für Bestellwert, Abgleich und Meldung.
EK
Einkauf
Behält den Budgetverbrauch je Kostenstelle im Blick, bevor eine weitere Bestellung ausgelöst wird.
GF
Geschaeftsfuehrung
Erhält frühzeitig Meldung bei drohenden Budgetüberschreitungen und kann rechtzeitig gegensteuern.
BU
Buchhaltung
Erhält einen laufend aktuellen Budgetstatus statt Abweichungen erst im Monatsabschluss zu entdecken.
LG
Logistik
Sieht, welche Bestellungen bereits auf das Budget angerechnet sind, bevor neue Bedarfe gemeldet werden.
Überwachung folgt Ihren Zugriffs- und Meldegrenzen.
Welche Budgetdaten, Kostenstellen und Meldewege genutzt werden, wird auf Ihre reale Einkaufs- und Systemlandschaft abgestimmt.
Definierte Budgetgrundlage
Der Workflow berücksichtigt ausschließlich die freigegebenen Budget- und Kostenstellendaten.
Rollenbasierte Meldung
Abweichungen gehen nur an die für die jeweilige Kostenstelle zuständigen Personen.
Kontrollierte Ausnahmebehandlung
Ungewöhnliche oder grenzwertige Bestellwerte werden markiert und zur Prüfung vorgelegt.
Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Jeder Abgleich und jede Meldung wird im Vorgang protokolliert und bleibt für berechtigte Rollen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Einkaufsbudget automatisch überwachen
- Anpassung an Ihre Budgetstruktur und Kostenstellen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven Einkaufsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuelle Budgetplanung je Kostenstelle
- Die zulässigen Toleranzgrenzen bei Abweichungen
- Den aktuellen Bestell- und Freigabeprozess
- Die relevanten ERP-Zugänge
- Einen definierten Empfänger für Budgetmeldungen
Integration
- ERP
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Budgetüberwachung
Die wichtigsten Antworten zu Einführung, Steuerung und Kontrolle im Budgetprozess.
Die Grenzen werden nach Ihrer bestehenden Budgetplanung eingerichtet, sodass jede Kostenstelle die passende Toleranz erhält.
Meldungen gehen sowohl bei Annäherung an die Grenze als auch bei Überschreitung an die zuständige Stelle, je nach Ihren Vorgaben.
Ja. Der Abgleich erfolgt je Kostenstelle parallel, sodass jede Budgetgrenze getrennt betrachtet wird.
Ja. Der Workflow wird an vorhandene Systeme angebunden. Welche Felder und Übergaben verfügbar sind, wird vorab mit Ihren Zugriffsmöglichkeiten abgestimmt.
Ihre Budgetüberwachung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Beschaffungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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