Nextise Workflows
Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch nach Ihrer Geschäftslogik.
Nextise WORKFLOWS · Projektmanagement
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Projektstatuskommunikation.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Empfängergruppen und Kommunikationsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft Teams und Microsoft 365.
Projektleitung und PMO in projektgetriebenen UnternehmenZeitrahmen nach Prüfung von Empfängergruppen und KommunikationsformatNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft Teams, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Akademie
Workshops & Training, damit Ihr Team KI eigenständig nutzt.
Nextise Consulting
Analyse und Architektur für Situationen jenseits des Standardfalls.
Nextise Business Apps
Individuelle CRM- und Mobile-Apps, verbunden mit Ihrer Wissensbasis.
Nextise CIP
Ihr Unternehmenswissen sofort abrufbar für jeden Mitarbeiter.
Statusupdates kosten die Projektleitung wiederkehrend Zeit.
Stakeholder erwarten regelmäßige Informationen zum Projektfortschritt. Die Projektleitung stellt diese Updates meist manuell aus mehreren Quellen zusammen und verschickt sie individuell an unterschiedliche Empfänger, oft in leicht abweichender Form.
Funktionen
- Führt Statusinformationen aus den vereinbarten Projektquellen zusammen
- Erstellt Statusmeldungen nach einem festgelegten Format je Empfängergruppe
- Versendet die Meldungen im vereinbarten Rhythmus über den festgelegten Kanal
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Projektabschlussdokumentation und Verzögerungserkennung
Wirkung im Alltag
Statusmeldungen erreichen die Beteiligten regelmäßig und in einheitlicher Form.
Regelmäßig
Verlässlicher Rhythmus
Statusmeldungen werden im vereinbarten Takt erstellt, statt bei Zeitmangel auszufallen.
Einheitlich
Gleiches Format
Alle Empfängergruppen erhalten Informationen nach demselben festgelegten Aufbau.
Entlastet
Weniger manueller Aufwand
Die Projektleitung muss Statusinformationen nicht mehr einzeln zusammenstellen und verschicken.
So funktioniert es
Vom Projektstatus bis zur versendeten Meldung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Projektdaten mit den festgelegten Empfängergruppen und bildet daraus einen kontrollierten Kommunikationsablauf.
1
Status zusammenführen
Der Workflow übernimmt Fortschritts-, Termin- und Kostendaten aus den vereinbarten Quellen.
2
Meldung erstellen
Die Informationen werden nach dem festgelegten Format je Empfängergruppe aufbereitet.
3
Meldung versenden
Die Statusmeldung wird im vereinbarten Rhythmus über den festgelegten Kanal versendet.
Eine produktive Stakeholderkommunikation, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Microsoft Teams, Power Automate oder Ihrem ERP. Ihr Team beginnt mit der konkreten Statuskommunikation und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Kommunikationsregeln bestimmen den Ablauf
Empfängergruppen, Inhalte und Rhythmus richten sich nach Ihrer Projektorganisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Statuskommunikation bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Abschlussdokumentation, Kostennachkalkulation und weiterem Projektwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Projektkommunikation.
PL
Projektleitung
Muss Statusmeldungen nicht mehr manuell zusammenstellen und verschicken.
GF
Geschäftsführung
Erhält regelmäßige Statusmeldungen im vereinbarten Format ohne eigene Nachfrage.
VT
Vertrieb
Wird über kundenrelevante Projektfortschritte informiert, ohne eigene Rückfragen zu stellen.
PM
PMO
Sieht die Kommunikationshistorie über mehrere Projekte hinweg an einer Stelle.
Kommunikationsdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Empfänger, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Empfängergruppen
Der Workflow versendet nur an die Empfängergruppen, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Projektleitung und PMO.
Menschliche Prüfung
Vertrauliche oder abweichende Meldungen werden vor dem Versand einer zuständigen Person vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Versand und Inhalte werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Stakeholderkommunikation
- Anpassung an Ihre Empfängergruppen und Kommunikationsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft Teams, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen für vertrauliche oder abweichende Meldungen
- Übergabe in den produktiven Projektmanagement-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuellen Empfängergruppen je Projekt
- Die vereinbarten Inhalte und das Format der Statusmeldung
- Zugang zu Ihrem ERP- oder Projektplanungssystem als Datenquelle
- Zuständigkeiten für die Freigabe vor dem Versand
- Einen definierten Kommunikationsrhythmus (z. B. wöchentlich)
Integration
- Microsoft Teams
- Microsoft 365
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Stakeholderkommunikation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Projektorganisation zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind interne Stakeholder wie Geschäftsführung und PMO sowie ausgewählte externe Ansprechpartner.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Empfängergruppen, dem gewünschten Meldeformat und der Anbindung an Ihre Projektdatenquellen. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die Meldung und legt sie einer zuständigen Person vor, bevor sie an externe Empfänger geht.
Nein. Der Workflow wird an Ihre vorhandenen Kanäle wie Microsoft Teams oder E-Mail angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Stakeholderkommunikation gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Projektkommunikation passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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Nextise begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur produktiven Lösung. In 6–10 Wochen einsatzbereit.
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