Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · HR
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Urlaubsantragsbearbeitung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Freigabekette und Abwesenheitsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft 365 und Microsoft Teams.
HR-Verantwortliche und Führungskräfte mit regelmäßigen UrlaubsanträgenZeitrahmen nach Prüfung von Freigabekette, Regeln und SystemzugängenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Urlaubsanträge hängen zwischen E-Mail, Kalender und Formular fest.
Anträge werden per Mail gestellt, mündlich freigegeben oder in getrennten Kalendern nachgetragen. Dadurch entstehen doppelte Buchungen, unklare Genehmigungsstände und veraltete Abwesenheitsübersichten. Ein gemeinsamer Ablauf macht Antragsstatus und Freigabe für alle Beteiligten sichtbar.
Funktionen
- Erfasst Urlaubsanträge nach einem definierten Startsignal
- Leitet Anträge entlang Ihrer Freigabekette weiter
- Aktualisiert Abwesenheitskalender und Team-Übersicht nach Genehmigung
- Dokumentiert Status und Entscheidungen im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Urlaubsanträge werden geregelt freigegeben und im Kalender korrekt geführt.
Zentral
Ein gemeinsamer Antragsstatus
Mitarbeitende, Führungskraft und HR sehen denselben Bearbeitungsstand je Urlaubsantrag.
Geregelt
Freigabe nach klarer Kette
Jeder Antrag durchläuft die vereinbarte Freigabekette ohne manuelle Nachfragen.
Konsistent
Aktueller Abwesenheitskalender
Genehmigte Urlaube werden automatisch im Kalender und in der Team-Übersicht nachgeführt.
So funktioniert es
Vom Antrag bis zur Kalendereintragung in drei Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Systeme und bildet daraus einen Ablauf mit klarer Freigabe und Kalenderpflege.
1
Antrag übernehmen
Der Workflow übernimmt den Urlaubsantrag aus dem vereinbarten Kanal, zum Beispiel Formular oder Teams-Anfrage.
2
Freigabekette durchlaufen
Der Antrag wird nach Ihrer Freigabekette an die zuständige Führungskraft gegeben und Kontingente werden geprüft.
3
Kalender aktualisieren und dokumentieren
Nach Genehmigung wird die Abwesenheit im Kalender nachgeführt und der Entscheid zentral dokumentiert.
Ein produktiver Urlaubsprozess, der zu Ihrer Freigabekette passt.
Produktiv im Tagesgeschäft einsetzbar
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, ERP) um, damit Ihr Team mit einem realen Urlaubsfall startet.
Ihre Freigabekette steuert den Ablauf
Genehmigungsstufen, Fristen und Kontingentregeln richten sich nach Ihrem HR-Prozess. Nextise integriert diese Regeln und begleitet den Betrieb.
Verbunden mit Ihrem führenden System
Der Workflow kann mit Ihrem ERP als führender Quelle für Abwesenheits- und Kontingentdaten gekoppelt werden, damit Buchungen konsistent bleiben.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für alle Beteiligten bei Urlaubsanträgen.
HR
Personalabteilung
Behält den Überblick über offene und genehmigte Anträge je Abteilung.
FB
Fachabteilung
Führungskräfte genehmigen Anträge direkt in ihrem gewohnten Kanal.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen nachvollziehbaren Überblick über Abwesenheiten im Unternehmen.
IT
IT-Support
Unterstützt bei der Anbindung von Kalender, Teams und ERP.
Urlaubsdaten werden entlang Ihrer Freigabe- und Prüfregeln verarbeitet.
Vor dem Einsatz legt Nextise mit Ihnen fest, welche Quellen freigegeben sind, wer welche Anträge sehen darf und wie Ausnahmen geprüft werden. Die Architektur wird vor Inbetriebnahme gegen Ihren Zielprozess geprüft.
Freigegebene Eingangsdaten
Verarbeitet werden nur die Antragsformen und Kalenderquellen, die für den Ablauf ausdrücklich vorgesehen sind.
Rollenbasierte Zugriffe
Sichtbarkeit und Bearbeitung orientieren sich an den Zuständigkeiten von HR, Führungskraft und Mitarbeitenden.
Menschliche Prüfung bei Ausnahmen
Sonderfälle wie überschrittene Kontingente oder Terminkonflikte werden an verantwortliche Personen zur Prüfung übergeben.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Anträge, Freigaben und Kalenderänderungen bleiben im Ablauf dokumentiert; technische Architektur- und Regelprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Urlaubsantragsbearbeitung
- Anpassung an Ihre Freigabekette und Abwesenheitsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven HR-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Freigabekette für Urlaubsanträge
- Die geltenden Abwesenheits- und Kontingentregeln
- Zuständigkeiten in HR und Führungsebene
- Zugang zu den benötigten Systemen (Kalender, E-Mail, Teams)
- Einen zentralen Ort für den Antragsstatus
Integration
- Microsoft Teams
- Microsoft 365
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Urlaubsantragsbearbeitung
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Einführungsrahmen, Ausnahmen und Systemanbindung.
Benötigt werden Ihre Freigabekette, die geltenden Kontingentregeln und die genutzten Kalender- oder ERP-Systeme.
Das hängt von Freigabekette, Regeln und Systemzugängen ab. Für einen klar abgegrenzten Einstieg wird ein planbarer Einführungsrahmen gemeinsam festgelegt.
Überschrittene Kontingente oder Terminkonflikte werden markiert und an zuständige Personen zur Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt die vorhandenen Systeme und nutzt deren Schnittstellen und Freigaben für den geregelten Ablauf.
Ihren Urlaubsantragsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Urlaubsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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