Vollständig
Kein verlorener Wunsch
Rückrufwünsche aus allen angebundenen Kanälen werden zentral erfasst.
Nextise WORKFLOWS · Kundenservice
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Rückrufe.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Terminierungs- und Zuständigkeitsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Ihrem CRM und Microsoft Teams.
Kundenservice-Teams mit regelmäßigen RückrufwünschenZeitrahmen nach Prüfung von Kanälen, Zuständigkeiten und KalenderanbindungNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Rückrufwünsche gehen zwischen Notizzetteln und Postfächern verloren.
Kunden hinterlassen einen Rückrufwunsch per Telefon, Formular oder E-Mail. Ohne festen Ablauf hängt es von Zufall und Erinnerung ab, wer wann zurückruft. Manche Wünsche bleiben unbeantwortet liegen.
Funktionen
- Erfasst Rückrufwünsche aus angebundenen Kanälen strukturiert
- Ordnet sie der zuständigen Person nach vereinbarten Regeln zu
- Verfolgt offene Rückrufe bis zur dokumentierten Erledigung
- Erinnert an fällige Rückrufe im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Kein Rückrufwunsch bleibt unbeachtet liegen.
Zugeordnet
Klare Zuständigkeit
Jeder Rückruf wird nach Ihren Regeln der passenden Person zugewiesen.
Verfolgt
Nachverfolgte Erledigung
Offene Rückrufe werden bis zur dokumentierten Erledigung im Blick behalten.
So funktioniert es
Vom Wunsch bis zur Erledigung in drei Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Erfassungskanäle mit CRM und Kalender und bildet daraus einen kontrollierten Rückrufprozess.
1
Wunsch erfassen
Der Workflow nimmt Rückrufwünsche aus Telefonnotiz, Formular oder E-Mail strukturiert entgegen.
2
Zuständigkeit zuordnen
Der Rückruf wird nach Thema und Dringlichkeit der passenden Person zugewiesen.
3
Bis zur Erledigung verfolgen
Offene Rückrufe werden nachgehalten und erst nach dokumentierter Erledigung geschlossen.
Eine produktive Rückruforganisation, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, CRM oder Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Rückrufprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Zuständigkeiten, Priorisierung und Nachverfolgung richten sich nach Ihrem Kundenservice. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Der Rückrufprozess bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Chat-Weiterleitung und weiteren Kundenservice-Workflows verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um den Rückruf.
KD
Kundenservice
Erhält zugeordnete Rückrufe mit vollständigen Angaben zum Anliegen.
TS
Technischer Support
Übernimmt Rückrufe zu technischen Themen mit klarer Priorität.
VT
Vertrieb
Erhält Rückrufwünsche mit Kaufinteresse zeitnah zur Bearbeitung.
GF
Geschäftsführung
Sieht die Anzahl offener und erledigter Rückrufe, ohne einzelne Listen zu prüfen.
Rückrufe werden nach Ihren Zugriffs- und Zuständigkeitsvorgaben organisiert.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kanäle, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Kanäle
Der Workflow verarbeitet nur die Erfassungskanäle, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Kundenservice und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Unklare Zuordnungen werden einer zuständigen Person zur Entscheidung vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Zuordnung und Erledigung werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow zur Rückruforganisation
- Anpassung an Ihre Terminierungs- und Zuständigkeitsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Nachverfolgung offener Rückrufe
- Übergabe in den produktiven Kundenservice-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Kanäle für Rückrufwünsche
- Die vereinbarten Zuständigkeiten je Themenfeld
- Zugang zu Ihrem CRM oder Kalendersystem
- Regeln für die Priorisierung dringender Rückrufe
- Einen definierten Erfassungskanal für Rückrufwünsche
Integration
- Telefon
- CRM
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Rückruforganisation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Kanäle zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Telefonnotizen, Kontaktformulare und E-Mail-Anfragen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Kanäle, Zuständigkeitsregeln und der Anbindung an Ihr CRM oder Kalendersystem. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Erinnerungs- und Eskalationsweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den überfälligen Rückruf und meldet ihn der zuständigen Person.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Prozess angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Rückruforganisation gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Kundenservice passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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