Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Projektmanagement
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Projektvorlagenerstellung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Projekttypen und Standarddokumente an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft 365.
Projektleitung und PMO in projektgetriebenen UnternehmenZeitrahmen nach Prüfung von Projekttypen und AblagestrukturNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Jedes neue Projekt beginnt mit demselben manuellen Grundaufwand.
Projektordner, Statusberichtsvorlage, Kostenstellenblatt und Freigabeformular werden bei jedem Projektstart erneut manuell angelegt und angepasst. Kleine Abweichungen zwischen Projekten erschweren später den Vergleich und die Auswertung.
Funktionen
- Legt bei Projektstart die vereinbarten Standarddokumente automatisch an
- Übernimmt Projekttyp und Kerndaten in die Vorlagenstruktur
- Stellt Ordner- und Dokumentenstruktur nach Ihren Vorgaben zusammen
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Projektfreigabe und Kostennachkalkulation
Wirkung im Alltag
Neue Projekte starten mit einer einheitlichen Grundstruktur, ohne manuellen Mehraufwand.
Einheitlich
Gleicher Aufbau
Alle Projekte eines Typs erhalten dieselbe Ordner- und Dokumentenstruktur.
Schnell
Sofort startklar
Standarddokumente liegen bei Projektstart bereits vollständig vor.
Vergleichbar
Belastbare Auswertung
Einheitliche Strukturen erleichtern spätere Auswertungen über mehrere Projekte hinweg.
So funktioniert es
Vom Projektauslöser bis zur startklaren Vorlage in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet den Projektstart mit den festgelegten Standarddokumenten und bildet daraus einen kontrollierten Erstellungsablauf.
1
Projekttyp erkennen
Der Workflow erkennt bei Projektstart den vereinbarten Projekttyp und die zugehörige Vorlage.
2
Struktur zusammenstellen
Ordner, Dokumente und Kerndaten werden nach der festgelegten Struktur automatisch angelegt.
3
Vorlage übergeben
Die startklare Projektstruktur wird an die Projektleitung zur weiteren Bearbeitung übergeben.
Eine produktive Vorlagenerstellung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit SharePoint, Power Automate oder Ihrem ERP. Ihr Team beginnt mit der konkreten Vorlagenerstellung und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Projektstruktur bestimmt den Ablauf
Projekttypen, Standarddokumente und Ablagestruktur richten sich nach Ihrer Projektorganisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Vorlagenerstellung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Projektfreigabe, Terminüberwachung und weiterem Projektwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um den Projektstart.
PL
Projektleitung
Startet mit vollständiger, einheitlicher Struktur, ohne Dokumente selbst anzulegen.
PM
PMO
Sichert einheitliche Strukturen für die projektübergreifende Auswertung.
BU
Controlling
Erhält von Beginn an konsistente Kostenstellenblätter je Projekt.
GF
Geschäftsführung
Sieht vergleichbare Projektstrukturen über verschiedene Projekttypen hinweg.
Vorlagendaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Projekttypen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Vorlagen
Der Workflow verwendet nur die Standarddokumente und Strukturen, die für den Prozess freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Projektleitung und PMO.
Menschliche Prüfung
Projektspezifische Sonderstrukturen werden vor der Anlage einer zuständigen Person vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Erstellung und Struktur werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Projektvorlagenerstellung
- Anpassung an Ihre Projekttypen und Standarddokumente
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen für projektspezifische Sonderstrukturen
- Übergabe in den produktiven Projektmanagement-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuellen Standarddokumente je Projekttyp
- Die vereinbarte Ordner- und Dokumentenstruktur
- Zugang zu Ihrem Ablage- oder ERP-System
- Zuständigkeiten für die Pflege der Vorlagen
- Einen definierten Auslöser für die Vorlagenerstellung (z. B. Projektfreigabe)
Integration
- SharePoint
- Microsoft 365
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Projektvorlagenerstellung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Projektorganisation zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Statusberichtsvorlage, Kostenstellenblatt und Ordnerstruktur je Projekttyp.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Projekttypen, Umfang der Standarddokumente und der Anbindung an Ihr Ablage- oder ERP-System. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow legt die Standardstruktur an und markiert Abweichungen zur Prüfung durch eine zuständige Person.
Nein. Der Workflow wird an Ihr vorhandenes SharePoint oder ERP angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Projektvorlagenerstellung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Projektstart passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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