Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Projektmanagement
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Projektkostennachkalkulation.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Kostenstellen und Vergleichsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP und Microsoft 365.
Projektleitung und PMO in projektgetriebenen UnternehmenZeitrahmen nach Prüfung von Kostenstellen und KostenrechnungssystemNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Ob ein Projekt wirtschaftlich lief, zeigt sich oft erst Monate später.
Plankosten werden bei Projektstart festgelegt, Ist-Kosten laufen über die gesamte Projektlaufzeit im ERP auf. Der Abgleich beider Werte erfolgt häufig nur einmal am Projektende, sodass Kostentreiber während der Laufzeit unentdeckt bleiben.
Funktionen
- Führt Plan- und Ist-Kosten je Projekt und Kostenstelle zusammen
- Erkennt Abweichungen nach Ihren vereinbarten Vergleichsregeln
- Bereitet die Nachkalkulation strukturiert für das Controlling auf
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Zeiterfassung und Risikoerkennung
Wirkung im Alltag
Kostenabweichungen werden sichtbar, während das Projekt noch läuft.
Regelmäßig
Laufender Abgleich
Plan- und Ist-Kosten werden im vereinbarten Rhythmus verglichen, statt nur am Projektende.
Zugeordnet
Klare Kostenstellen
Abweichungen werden dem richtigen Projekt und der richtigen Kostenstelle zugeordnet.
Aufbereitet
Verwertbar fürs Controlling
Die Nachkalkulation liegt strukturiert vor, statt manuell aus mehreren Quellen zusammengetragen zu werden.
So funktioniert es
Vom Plankostenwert bis zur Nachkalkulation in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Plan- und Ist-Kostendaten und bildet daraus einen kontrollierten Nachkalkulationsablauf.
1
Plankosten hinterlegen
Der Workflow übernimmt die Plankosten je Projekt und Kostenstelle als Vergleichsbasis.
2
Ist-Kosten abgleichen
Aktuelle Kostenbuchungen aus dem ERP werden regelmäßig gegen den Plan geprüft.
3
Nachkalkulation aufbereiten
Abweichungen werden strukturiert für das Controlling zusammengestellt und übergeben.
Eine produktive Kostennachkalkulation, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit ERP, Power Automate oder Ihrem Kostenrechnungstool. Ihr Team beginnt mit der konkreten Kostennachkalkulation und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Vergleichsregeln bestimmen den Ablauf
Kostenstellen, Toleranzgrenzen und Auswertungsrhythmus richten sich nach Ihrem Projektcontrolling. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Kostennachkalkulation bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Zeiterfassung, Risikoerkennung und weiterem Projektwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Projektkosten.
PL
Projektleitung
Erkennt Kostenabweichungen im eigenen Projekt, während noch gegengesteuert werden kann.
BU
Controlling
Erhält die Nachkalkulation strukturiert aufbereitet, ohne Zahlen manuell zusammenzutragen.
GF
Geschäftsführung
Sieht die wirtschaftliche Entwicklung laufender Projekte, ohne einzelne Kostenstellen abzufragen.
EK
Einkauf
Erkennt, wenn Beschaffungskosten von der ursprünglichen Planung abweichen.
Kostendaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kostenstellen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Datenquellen
Der Workflow verarbeitet nur die Kostenstellen und Systeme, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Projektleitung und Controlling.
Menschliche Prüfung
Grenzwertige oder unklare Abweichungen werden zur Prüfung vorgelegt, bevor sie ins Controlling übernommen werden.
Nachvollziehbarer Betrieb
Abgleich und Nachkalkulation werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Kostennachkalkulation
- Anpassung an Ihre Kostenstellen und Vergleichsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Kostenrechnungstool)
- Dokumentierte Ausnahmen für Nachträge und Sonderkosten
- Übergabe in den produktiven Projektmanagement-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuellen Plankosten je Projekt und Kostenstelle
- Die vereinbarten Vergleichs- und Toleranzregeln
- Zugang zu Ihrem ERP- oder Kostenrechnungssystem
- Zuständigkeiten für die Prüfung erkannter Abweichungen
- Einen definierten Auswertungsrhythmus (z. B. monatlich)
Integration
- ERP
- Microsoft 365
- Kostenrechnungstool
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Projektkostennachkalkulation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Kostenstellenstruktur zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Personalkosten, Materialkosten und Fremdleistungen aus dem ERP.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Qualität der Kostenstellenzuordnung, den vereinbarten Toleranzregeln und der Anbindung an Ihr ERP. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die Position und legt sie einer zuständigen Person zur Einordnung vor, statt sie automatisch dem Plan zuzurechnen.
Nein. Der Workflow wird an Ihr vorhandenes ERP oder Kostenrechnungstool angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Kostennachkalkulation gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Projektcontrolling passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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