Frühzeitig
Rechtzeitig erkannte Fälligkeiten
Ablaufende Zertifikate und fällige Pflichtschulungen werden vor Fristablauf erkannt und gemeldet.
Nextise WORKFLOWS · HR
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Weiterbildungsplanung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Rollen- und Qualifikationsanforderungen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft 365 und HR-System.
HR-Verantwortliche und Fachabteilungen mit rollengebundenen SchulungspflichtenZeitrahmen nach Prüfung von Qualifikationsanforderungen, Fristen und SystemzugängenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, HR-System) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Pflichtschulungen und Weiterbildungen werden nicht rechtzeitig erkannt.
Ablaufende Zertifikate, fällige Pflichtschulungen und rollenspezifische Qualifikationsanforderungen werden in Tabellen nachgehalten, die schnell veralten. Dadurch entstehen Nachweislücken und Schulungen werden erst nach Fristablauf bemerkt. Ein gemeinsamer Ablauf erkennt Fälligkeiten frühzeitig und führt den Nachweisstatus zentral nach.
Funktionen
- Erkennt fällige Weiterbildungen je Mitarbeitendem und Rolle
- Schlägt passende Schulungstermine nach Ihren Kapazitäts- und Anbieterregeln vor
- Erinnert rechtzeitig vor Ablauf von Zertifikaten und Fristen
- Dokumentiert Nachweisstatus im kontrollierten Nextise-System
Wirkung im Alltag
Pflichtschulungen werden rechtzeitig erkannt und der Nachweisstatus bleibt aktuell.
Vollständig
Aktueller Nachweisstatus
HR und Fachabteilung sehen denselben Qualifikationsstand je Mitarbeitendem und Rolle.
Planbar
Abgestimmte Schulungstermine
Schulungen werden nach Kapazitäts- und Anbieterregeln eingeplant, statt kurzfristig organisiert zu werden.
So funktioniert es
Von der Fälligkeit bis zum dokumentierten Nachweis in drei Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Systeme und bildet daraus einen Ablauf mit klarer Terminierung und Nachweisführung.
1
Fälligkeit erkennen
Der Workflow prüft je Mitarbeitendem und Rolle, welche Weiterbildungen oder Zertifikate fällig werden.
2
Schulungstermin einplanen
Ein passender Termin wird nach Ihren Kapazitäts- und Anbieterregeln vorgeschlagen und bestätigt.
3
Erinnern und Nachweis dokumentieren
Vor Fristablauf wird erinnert, nach Abschluss wird der Nachweisstatus zentral dokumentiert.
Eine produktive Weiterbildungsplanung, die zu Ihren Qualifikationsanforderungen passt.
Produktiv im Tagesgeschäft einsetzbar
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, HR-System) um, damit Ihr Team mit einer realen Fälligkeit startet.
Ihre Qualifikationsanforderungen steuern den Ablauf
Rollenprofile, Fristen und Anbieterregeln richten sich nach Ihrem Qualifizierungskonzept. Nextise integriert diese Regeln und begleitet den Betrieb.
Verbunden mit Ihrem führenden System
Der Workflow kann mit Ihrem HR-System als führender Quelle für Rollen- und Qualifikationsdaten gekoppelt werden, damit Nachweise konsistent bleiben.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für alle Beteiligten bei Weiterbildungen.
HR
Personalabteilung
Behält den Überblick über fällige Schulungen und Nachweisstatus je Mitarbeitendem.
FB
Fachabteilung
Führungskräfte erhalten frühzeitig Meldung zu fälligen Qualifikationen ihres Teams.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen nachvollziehbaren Überblick über den Qualifikationsstand im Unternehmen.
IT
IT-Support
Unterstützt bei der Anbindung von HR-System, E-Mail und Schulungsportal.
Qualifikationsdaten werden entlang Ihrer Zuständigkeits- und Freigaberegeln verarbeitet.
Vor dem Einsatz legt Nextise mit Ihnen fest, welche Daten verarbeitet werden, wer welche Nachweise sehen darf und wie Ausnahmen behandelt werden. Die Architektur wird vor Inbetriebnahme gegen Ihren Zielprozess geprüft.
Freigegebene Eingangsdaten
Verarbeitet werden nur die Rollen- und Qualifikationsdaten, die für den Ablauf ausdrücklich vorgesehen sind.
Rollenbasierte Zugriffe
Sichtbarkeit und Bearbeitung orientieren sich an den Zuständigkeiten von HR, Führungskraft und Mitarbeitenden.
Menschliche Prüfung bei Ausnahmen
Fehlende Kapazitäten oder abweichende Qualifikationswege werden an verantwortliche Personen zur Prüfung übergeben.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Fälligkeiten, Termine und Nachweise bleiben im Ablauf dokumentiert; technische Architektur- und Regelprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Weiterbildungsplanung
- Anpassung an Ihre Rollen- und Qualifikationsanforderungen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z.B. Microsoft 365, HR-System)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven HR-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre rollenspezifischen Qualifikations- und Schulungsanforderungen
- Die geltenden Fristen für Pflichtschulungen und Zertifikate
- Zuständigkeiten in HR und Fachabteilung
- Zugang zu den benötigten Systemen (HR-System, Schulungsportal)
- Einen zentralen Ort für den Nachweisstatus
Integration
- Microsoft 365
- HR-System
- Schulungsanbieter-Portal
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Weiterbildungsplanung
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Einführungsrahmen, Ausnahmen und Systemanbindung.
Benötigt werden Ihre rollenspezifischen Qualifikationsanforderungen, die geltenden Fristen sowie die genutzten HR- und Schulungssysteme.
Das hängt von Qualifikationsanforderungen, Fristen und Systemzugängen ab. Für einen klar abgegrenzten Einstieg wird ein planbarer Einführungsrahmen gemeinsam festgelegt.
Engpässe werden markiert und an die zuständige Person in HR oder Fachabteilung zur Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt das vorhandene HR-System und nutzt dessen Schnittstellen und Freigaben für den geregelten Ablauf.
Ihre Weiterbildungsplanung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Qualifizierungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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