Rechtzeitig
Frühere Erkennung
Anstehende Verlängerungen werden innerhalb der hinterlegten Vorlaufzeit sichtbar.
Nextise WORKFLOWS · Vertrieb
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Vertragsverlängerungen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, CRM-Anbindung oder ERP.
Vertrieb und Vertragsmanagement mit laufenden KundenverträgenZeitrahmen nach Prüfung von Vertragsdaten und FristenregelnNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Vertragsverlängerungen werden zu spät oder gar nicht erkannt.
Laufzeiten und Kündigungsfristen liegen verteilt in CRM, ERP oder einzelnen Vertragsdokumenten. Ohne systematische Prüfung fallen anstehende Verlängerungen erst auf, wenn eine Frist bereits abgelaufen ist.
Funktionen
- Erfasst Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen aus vorhandenen Systemen
- Erkennt anstehende Verlängerungen innerhalb hinterlegter Vorlaufzeiten
- Ordnet erkannte Fälle nach Frist und Vertragswert
- Übergibt die Liste rechtzeitig an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter
Wirkung im Alltag
Vertragsfristen werden rechtzeitig erkannt statt verpasst.
Vollständig
Kein Vertrag übersehen
Laufzeiten aus verschiedenen Systemen werden systematisch statt punktuell geprüft.
Priorisiert
Sortiert nach Vertragswert
Der Vertrieb bearbeitet zuerst die Verträge mit der höchsten Dringlichkeit oder dem größten Wert.
So funktioniert es
Von der Vertragsdatenbank zur rechtzeitigen Übergabe in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihr CRM oder ERP mit den vereinbarten Fristenregeln und bildet daraus einen kontrollierten Erkennungsablauf.
1
Laufzeiten erfassen
Der Workflow liest Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen aus dem bestehenden CRM oder ERP aus.
2
Fristen prüfen
Verträge innerhalb der hinterlegten Vorlaufzeit werden erkannt und nach Frist und Wert geordnet.
3
Rechtzeitig übergeben
Die priorisierte Liste geht an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter zur weiteren Bearbeitung.
Ein produktiver Erkennungsprozess, der in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit CRM, ERP oder Power Automate. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Erkennungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Vorlaufzeiten, Priorisierung und Zuständigkeiten richten sich nach Ihrem Vertrieb. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Der Erkennungsprozess bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der Kundenreaktivierung und weiterem Vertriebswissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Vertragsverlängerung.
VT
Vertrieb
Erhält priorisierte Vertragslisten zur rechtzeitigen Kontaktaufnahme vor Fristablauf.
GF
Geschäftsführung
Sieht anstehende Verlängerungen mit hohem Vertragswert im vereinbarten Berichtsweg.
EK
Einkauf
Erhält frühzeitig Hinweise auf verlängerte Lieferverträge, die den eigenen Bedarf betreffen.
IT
IT
Stellt CRM- und ERP-Zugänge für die Datenauswertung bereit und begleitet die Anbindung.
Erkennungen entstehen nach Ihren Daten- und Freigabevorgaben.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Daten, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Datenquellen
Der Workflow greift nur auf die Vertragsdaten in CRM und ERP zu, die für den Prozess freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Vertrieb, Einkauf und Geschäftsführung.
Menschliche Prüfung
Erkannte Verlängerungen werden dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter vorgelegt, bevor eine Entscheidung erfolgt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Erkennung und Bearbeitungsstand der Vertragsfristen werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Erkennung von Vertragsverlängerungen
- Anpassung an Ihre Vertragslaufzeiten und Fristenregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z.B. CRM, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für Sonderfälle
- Übergabe in den produktiven Vertriebsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihr bestehendes CRM- oder Vertragsverwaltungssystem als Datenquelle
- Die hinterlegten Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
- Eine gewünschte Vorlaufzeit vor Fristablauf
- Zuständigkeiten für die Bearbeitung anstehender Verlängerungen
- Einen definierten Weg zur Übergabe der erkannten Fälle
Integration
- CRM
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Erkennung von Vertragsverlängerungen
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Nein. Der Workflow erkennt anstehende Fristen und übergibt sie zur Bearbeitung. Die Entscheidung über Verlängerung oder Kündigung trifft weiterhin die zuständige Person in Ihrem Vertrieb.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus der Anbindung an Ihr CRM oder ERP und der Vollständigkeit der hinterlegten Vertragsdaten. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Der Workflow arbeitet nur mit den Daten, die in Ihren Systemen hinterlegt sind. Lücken in der Datenpflege werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft und nach Möglichkeit ergänzt.
Nein. Der Workflow wird an Ihr vorhandenes System angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihren Umgang mit Vertragsverlängerungen gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Vertragsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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