Nachvollziehbar
Lückenloser Verlauf
Ausgabe und Rückgabe jedes Schlüssels sind zu jedem Zeitpunkt eindeutig zuordenbar.
Nextise WORKFLOWS · Facility & Büroorganisation
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Schlüssel- und Zutrittsverwaltung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Zutrittsregeln und Verantwortlichkeiten an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Apps, SharePoint oder Power Automate.
Facility-Management und Office-Management mit Schlüssel- oder ZutrittsverwaltungZeitrahmen nach Prüfung von Schlüsselbestand, Zutrittsregeln und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Power Apps, SharePoint) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Wer welchen Schlüssel hat, weiß oft niemand genau.
Schlüssel und Zutrittskarten werden häufig in Papierlisten oder gar nicht erfasst. Bei Verlust, Personalwechsel oder externen Prüfungen fehlt ein verlässlicher Nachweis, wer wann welchen Zugang erhalten und zurückgegeben hat.
Funktionen
- Erfasst Ausgabe und Rückgabe je Schlüssel und Person
- Ordnet Zutrittsmedien Räumen oder Bereichen zu
- Erinnert bei überfälliger Rückgabe automatisch
- Dokumentiert den vollständigen Verlauf für den Nachweis
Wirkung im Betrieb
Schlüssel und Zutrittsmedien bleiben jederzeit nachvollziehbar zugeordnet.
Rechtzeitig
Weniger überfällige Rückgaben
Zuständige Personen werden automatisch an ausstehende Rückgaben erinnert.
Prüfbereit
Belastbarer Nachweis
Der vollständige Ausgabe- und Rückgabeverlauf steht für interne und externe Prüfungen zur Verfügung.
So funktioniert es
Von der Ausgabe bis zur dokumentierten Rückgabe in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihren Schlüsselbestand mit Zutrittsregeln und Zuständigkeiten zu einem Ablauf, der Ausgabe und Rückgabe automatisch begleitet.
1
Bestand und Zuordnung übernehmen
Der Workflow übernimmt Ihren bestehenden Schlüssel- oder Zutrittsmedienbestand mit der Zuordnung zu Räumen oder Bereichen.
2
Ausgabe erfassen und zuordnen
Ausgaben werden der jeweiligen Person zugeordnet und mit dem vereinbarten Rückgabezeitpunkt versehen.
3
Rückgabe verfolgen und dokumentieren
Fällige Rückgaben werden erinnert, Rückläufe erfasst und der gesamte Verlauf dokumentiert.
Ein Zutrittsworkflow, der zu Ihrem Gebäude und Ihren Abläufen passt.
Auf bestehendem Bestand aufsetzen
Nextise übernimmt Ihren vorhandenen Schlüssel- und Zutrittsmedienbestand und übersetzt ihn in einen klaren, wiederholbaren Ablauf.
Integration statt zusätzlicher Insellösung
Der Workflow wird mit Ihrem Verwaltungs- oder Facility-System verbunden, statt eine weitere Liste zu pflegen.
Kontrollierbar ausbauen
Der erste Ablauf bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann schrittweise um weitere Gebäude oder Bereiche ergänzt werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein koordinierter Ablauf für alle beteiligten Bereiche.
FB
Facility & Büroorganisation
Behält Ausgabe und Rückgabe aller Schlüssel im Blick, ohne Papierlisten manuell zu pflegen.
MA
Mitarbeitende
Erhalten und geben Zugänge über einen klar geregelten Ablauf zurück, statt formlos an der Pforte zu übergeben.
GF
Geschäftsführung
Erhält bei Bedarf einen belastbaren Nachweis über Zutrittsberechtigungen, ohne einzeln nachzufragen.
EK
Einkauf
Kann Nachbestellungen von Schlüsseln oder Zutrittsmedien am dokumentierten Bestand ausrichten.
Zutrittsdaten werden nach klaren Prozess- und Architekturregeln verarbeitet.
Vor der Einführung werden Rollen, Datenwege und Übergaben gemeinsam festgelegt. Der Ablauf wird nur mit den freigegebenen Quellen und Schnittstellen umgesetzt.
Freigegebener Bestand
Der Workflow verwaltet ausschließlich den abgestimmten Schlüssel- und Zutrittsmedienbestand.
Rollenbasierte Zuständigkeiten
Ausgabe, Rücknahme und Einsicht folgen den vereinbarten Verantwortlichkeiten im Facility-Bereich.
Prüfschritte bei Abweichungen
Überfällige Rückgaben oder unklare Zuordnungen werden gekennzeichnet und in einen definierten Prüfweg gegeben.
Architektur- und Übergabeprüfung
Vor dem Go-live werden Datenfluss und Rückgabelogik im Zielsystem geprüft, damit die Übergabe stabil läuft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Schlüsselverwaltung
- Anpassung an Ihre Zutrittsregeln und Zuständigkeiten
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z.B. Power Apps)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in produktiven Facility-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Schlüssel- oder Zutrittsmedienbestand
- Die hinterlegten Zuordnungen zu Räumen oder Bereichen
- Zuständigkeiten für Ausgabe und Rücknahme
- Zugang zu Ihrem Verwaltungs- oder Facility-System
- Einen definierten Meldeweg bei Verlust oder Verzug
Integration
- SharePoint
- Power Apps
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Schlüsselverwaltung
Die wichtigsten Punkte zu Einführung, Steuerung, Kontrolle und Erweiterung.
Der Workflow übernimmt Ihren vorhandenen Schlüssel- oder Zutrittsmedienbestand mit der Zuordnung zu Räumen oder Bereichen als Ausgangsbasis.
Zuständige Personen werden automatisch an ausstehende Rückgaben erinnert. Bleibt eine Rückgabe weiterhin offen, wird der Fall über einen abgestimmten Eskalationsweg weitergegeben.
Ausgabe, Rückgabe und offene Vorgänge werden durchgängig festgehalten und stehen für interne wie externe Prüfungen als Nachweis zur Verfügung.
Ja. Nach einem stabilen ersten Ablauf lassen sich weitere Gebäude, Bereiche oder Zutrittsmedien schrittweise ergänzen, sofern Bestand und Zuständigkeiten entsprechend angebunden sind.
Ihre Schlüsselverwaltung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Zutrittsverwaltung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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