Klar
Gemeinsamer Reinigungsüberblick
Turnusse für Büros, Sanitärbereiche und Gemeinschaftsflächen sind zentral sichtbar statt in Einzelkalendern verteilt.
Nextise WORKFLOWS · Facility & Büroorganisation
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Reinigungsplanung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Reinigungsintervalle und Dienstleisterregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Power Apps oder SharePoint.
Facility-Management und Office-Management mit wiederkehrenden ReinigungsaufgabenZeitrahmen nach Prüfung von Flächenliste, Intervallen und DienstleisterabstimmungNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Kalender, SharePoint) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Reinigungspläne leben in Kalendern, Zetteln und im Kopf einzelner Personen.
Turnusse für Büros, Sanitärbereiche und Gemeinschaftsflächen werden oft manuell nachgehalten. Dadurch fehlen ein verlässlicher Überblick und eine klare Abstimmung mit internen Teams oder externen Reinigungsdienstleistern.
Funktionen
- Übernimmt freigegebene Reinigungsintervalle je Fläche
- Koordiniert Termine mit internen Teams oder externen Dienstleistern
- Meldet Abweichungen und verschobene Einsätze rechtzeitig
- Dokumentiert Durchführung und Status für den Nachweis
Wirkung im Betrieb
Reinigung wird planbar, zuständig und nachvollziehbar gesteuert.
Verlässlich
Dienstleister greifen rechtzeitig
Interne Teams und externe Dienstleister erhalten Termine mit Vorlauf, damit Einsätze nicht kurzfristig ausfallen.
Nachweisbar
Dokumentierter Ablauf
Durchführung und Abweichungen werden im Prozess festgehalten und bleiben für Facility-Leitung einsehbar.
So funktioniert es
Von Reinigungsintervallen bis zur Rückmeldung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet vorhandene Flächendaten, Intervalllogik und Dienstleisterzuständigkeiten zu einem Ablauf, der Reinigungstermine automatisch vorbereitet und übergibt.
1
Flächen und Intervalle übernehmen
Der Workflow übernimmt freigegebene Flächen- und Raumdaten mit den vereinbarten Reinigungsintervallen.
2
Termine und Dienstleister koordinieren
Auf Basis der Regeln werden anstehende Einsätze erkannt und dem zuständigen Team oder Dienstleister zugeordnet.
3
Durchführung auslösen und Status zurückführen
Reinigungsaufgaben werden an interne Teams oder externe Dienstleister übergeben und mit Rückmeldungen dokumentiert.
Ein Reinigungsworkflow, der zu Ihrem Standort und Ihren Abläufen passt.
Auf bestehender Betriebslogik aufsetzen
Nextise übernimmt Ihre freigegebenen Intervalle und Zuständigkeiten und übersetzt sie in einen klaren, wiederholbaren Ablauf.
Integration statt zusätzlicher Insellösung
Der Workflow wird mit den vorhandenen Kalendern und Kommunikationswegen verbunden, damit Planung, Durchführung und Rückmeldung zusammenlaufen.
Kontrollierbar ausbauen
Der erste Ablauf bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann schrittweise um weitere Flächen, Standorte und Reinigungsarten ergänzt werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein koordinierter Ablauf für alle beteiligten Bereiche.
FB
Facility Management
Behält Reinigungsturnusse für alle Flächen im Blick, ohne mehrere Kalender parallel zu pflegen.
EK
Einkauf
Erhält abgestimmte Grundlagen für Dienstleisterverträge und Leistungsnachweise aus dem dokumentierten Ablauf.
MA
Mitarbeitende
Profitieren von planbar sauberen Büro- und Gemeinschaftsflächen ohne eigene Meldewege.
GF
Geschäftsführung
Erkennt, ob Reinigungsstandards rechtzeitig eingehalten wurden, ohne operative Details einzeln nachzufragen.
Reinigungsdaten werden nach klaren Prozess- und Architekturregeln verarbeitet.
Vor der Einführung werden Rollen, Datenwege und Übergaben gemeinsam festgelegt. Der Ablauf wird nur mit den freigegebenen Quellen und Schnittstellen umgesetzt.
Freigegebene Datenquellen
Der Workflow übernimmt ausschließlich die Flächen- und Intervallinformationen, die für den Reinigungsprozess definiert wurden.
Rollenbasierte Zuständigkeiten
Aufgaben, Einsichten und Bearbeitungsschritte folgen den abgestimmten Verantwortlichkeiten zwischen Facility, Dienstleistern und Leitung.
Prüfschritte bei Abweichungen
Unklare Termine, fehlende Angaben oder Konflikte werden gekennzeichnet und in einen definierten Prüfweg gegeben.
Architektur- und Übergabeprüfung
Vor dem Go-live werden Datenfluss, Schnittstellen und Rückmeldelogik im Zielprozess geprüft, damit die Übergabe stabil und nachvollziehbar läuft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Reinigungsplanung
- Anpassung an Ihre Flächen, Intervalle und Dienstleisterregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Kalender, SharePoint)
- Dokumentierte Ausnahmen bei verschobenen Terminen
- Übergabe in den produktiven Facility-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Flächen- und Raumliste
- Die vereinbarten Reinigungsintervalle je Bereich
- Zuständigkeiten für interne und externe Reinigungskräfte
- Zugang zu Ihrem Kalender- oder Planungssystem
- Einen definierten Meldeweg für Abweichungen
Integration
- Kalender
- SharePoint
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Reinigungsplanung
Die wichtigsten Punkte zu Einführung, Steuerung, Kontrolle und Erweiterung.
Der Einstieg erfolgt mit klar abgegrenzten Bereichen, zum Beispiel Büroflächen oder Sanitärräumen. Der genaue Umfang wird gemeinsam nach Flächenliste und Dienstleisterregeln festgelegt.
Zuständigkeiten und Eskalationswege werden vorab verbindlich definiert. Der Workflow ordnet anstehende Einsätze anhand dieser Regeln zu und macht offene Punkte sichtbar.
Wenn Dienstleister wechseln, Intervalle angepasst werden oder Flächen hinzukommen, können Regeln und Zuordnungen im abgestimmten Prozess nachgezogen werden, ohne den Gesamtablauf neu aufzusetzen.
Ja. Nach einem stabilen ersten Ablauf lassen sich zusätzliche Flächen, Standorte oder Reinigungsarten schrittweise ergänzen, sofern Stammdaten und Verantwortlichkeiten entsprechend angebunden sind.
Ihren Reinigungsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Reinigungsplanung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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