Zentral
Ein gemeinsamer Schulungsstand
Nachweise aus unterschiedlichen Quellen laufen in einer gemeinsamen Übersicht zusammen.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Nachverfolgung von Pflichtschulungen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Schulungspflichten und Mitarbeiterstruktur an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, HR-System und Microsoft Teams.
Geschäftsführung und Compliance- bzw. PersonalverantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Schulungspflichten und MitarbeiterdatenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. HR-System, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Wer welche Pflichtschulung absolviert hat, ist oft unklar.
Schulungsnachweise liegen in Zertifikaten, E-Mails oder einzelnen Listen der Personalabteilung. Ohne zentralen Überblick bleibt unklar, welche Mitarbeitenden eine Pflichtschulung noch nachholen müssen.
Funktionen
- Führt den Schulungsstand je Mitarbeitendem zentral zusammen
- Gleicht absolvierte Schulungen mit den geltenden Pflichten ab
- Kennzeichnet offene oder überfällige Pflichtschulungen
- Informiert Mitarbeitende und Vorgesetzte über den Nachholbedarf
Wirkung im Alltag
Der Stand der Pflichtschulungen ist je Mitarbeitendem jederzeit erkennbar.
Abgeglichen
Pflicht und Nachweis im Vergleich
Absolvierte Schulungen werden mit den geltenden Pflichten je Rolle abgeglichen.
Rechtzeitig
Frühzeitiger Hinweis auf Nachholbedarf
Mitarbeitende und Vorgesetzte erhalten einen Hinweis, bevor eine Frist überschritten wird.
So funktioniert es
Vom Schulungsnachweis bis zur Erinnerung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Schulungsnachweise mit einem zentralen Nachverfolgungsablauf in Ihrer Systemlandschaft.
1
Nachweise zusammenführen
Der Workflow übernimmt vorhandene Schulungsnachweise aus den vereinbarten Quellen.
2
Mit Pflichten abgleichen
Der Schulungsstand wird mit den geltenden Pflichtschulungen je Rolle verglichen.
3
Nachholbedarf melden
Offene oder überfällige Schulungen werden an Mitarbeitende und Vorgesetzte übergeben.
Eine produktive Schulungsnachverfolgung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Ihrem HR-System und Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Nachverfolgungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Schulungspflichten bestimmen den Ablauf
Pflichten je Rolle, Fristen und Erinnerungswege richten sich nach Ihren internen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Schulungsnachverfolgung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der allgemeinen Fristenüberwachung verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um Pflichtschulungen.
HR
Personalabteilung
Erhält einen zentralen Überblick über absolvierte und offene Pflichtschulungen.
GF
Geschäftsführung
Sieht den dokumentierten Schulungsstand, ohne einzelne Nachweise abzufragen.
RC
Recht & Compliance
Erhält Hinweise zu überfälligen Pflichtschulungen mit erhöhtem Risiko.
FK
Führungskräfte
Werden informiert, wenn Mitarbeitende ihres Teams eine Schulung nachholen müssen.
Schulungsdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Datenschutzvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Daten, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Datenquellen
Der Workflow verarbeitet nur die Nachweise und Mitarbeiterdaten, die für den Prozess freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Personalabteilung und Führungsebene.
Menschliche Prüfung
Unklare oder fehlende Nachweise werden zur Prüfung vorgelegt, bevor ein Status als erledigt gilt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Schulungsstand, Erinnerungen und Nachholtermine werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Nachverfolgung von Pflichtschulungen
- Anpassung an Ihre Schulungspflichten und Fristen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. HR-System, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für verschobene Schulungen
- Übergabe in den produktiven Personalbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre Liste der geltenden Pflichtschulungen je Rolle
- Vorhandene Nachweise über bereits absolvierte Schulungen
- Zugang zu Ihrem HR-System oder der bestehenden Mitarbeiterliste
- Zuständigkeiten für Erinnerung und Eskalation
- Einen definierten Nachweisweg für abgeschlossene Schulungen
Integration
- Microsoft 365
- HR-System
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur Nachverfolgung von Pflichtschulungen
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre geltenden Schulungspflichten zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Arbeitsschutz-, Datenschutz- und Compliance-Schulungen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Schulungspflichten und der Anbindung an Ihr HR-System oder bestehende Nachweislisten. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den offenen Nachweis und legt ihn der zuständigen Person zur Klärung vor.
Nein. Der Workflow wird an Ihr vorhandenes HR-System oder Ihre bestehenden Listen angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen ab.
Ihre Schulungsnachverfolgung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Schulungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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