Vollständig
Pflichtangaben geprüft
Jede Meldung wird auf die festgelegten Pflichtangaben geprüft, bevor sie als abgeschlossen gilt.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Dokumentation von Meldungen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Meldearten und Pflichtangaben an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft 365 und CRM.
Geschäftsführung und Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Meldearten und PflichtangabenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, CRM) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Meldungen werden unterschiedlich und unvollständig dokumentiert.
Regulatorische Meldungen und interne Vorfallberichte werden oft formlos per E-Mail oder in unterschiedlichen Vorlagen erfasst. Fehlende Pflichtangaben fallen erst bei einer Rückfrage oder Prüfung auf.
Funktionen
- Nimmt eingehende Meldungen aus den vereinbarten Kanälen auf
- Prüft die Meldung auf die festgelegten Pflichtangaben
- Kennzeichnet unvollständige Meldungen zur Nachbesserung
- Dokumentiert jede Meldung strukturiert und nachvollziehbar
Wirkung im Alltag
Meldungen werden vollständig und einheitlich dokumentiert.
Einheitlich
Gleiche Struktur je Meldeart
Meldungen werden nach demselben Muster dokumentiert, unabhängig vom Eingangskanal.
Nachvollziehbar
Klarer Bearbeitungsstand
Erkennbar ist, welche Meldungen vollständig, offen oder nachbesserungsbedürftig sind.
So funktioniert es
Vom Eingang bis zur vollständigen Dokumentation in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die eingehenden Meldungen mit einem strukturierten Dokumentationsablauf in Ihrer Systemlandschaft.
1
Meldung übernehmen
Der Workflow nimmt die eingehende Meldung aus dem vereinbarten Kanal entgegen.
2
Pflichtangaben prüfen
Die Meldung wird auf die für die Meldeart festgelegten Pflichtangaben geprüft.
3
Strukturiert dokumentieren
Vollständige Meldungen werden dokumentiert, unvollständige zur Nachbesserung markiert.
Eine produktive Meldedokumentation, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Microsoft 365 und Ihrem CRM. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Meldeprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Pflichtangaben bestimmen den Ablauf
Meldearten, Pflichtangaben und Übergabewege richten sich nach Ihren internen und regulatorischen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Meldedokumentation bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der Audit-Vorbereitung verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Meldedokumentation.
RC
Recht & Compliance
Erhält jede Meldung strukturiert und mit geprüften Pflichtangaben.
GF
Geschäftsführung
Sieht den dokumentierten Status aller Meldungen, ohne einzelne Vorgänge abzufragen.
HR
Personalabteilung
Dokumentiert Meldungen mit Bezug zu arbeitsrechtlichen Vorfällen im selben Ablauf.
QM
Qualitätsmanagement
Nutzt denselben Ablauf für die Dokumentation qualitätsrelevanter Meldungen.
Meldungen werden nach Ihren Zugriffs- und Dokumentationsvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kanäle, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Kanäle
Der Workflow verarbeitet nur die Meldekanäle, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Compliance und den Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Unvollständige oder unklare Meldungen werden zur Nachbesserung an die zuständige Person übergeben.
Nachvollziehbarer Betrieb
Eingang, Prüfergebnis und Status jeder Meldung werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Dokumentation von Meldungen
- Anpassung an Ihre Meldearten und Pflichtangaben
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, CRM)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für unvollständige Meldungen
- Übergabe in den produktiven Compliance-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Meldearten und deren Pflichtangaben
- Die vereinbarten Eingangskanäle für Meldungen
- Zugang zu dem System, in dem Meldungen dokumentiert werden sollen
- Zuständigkeiten für die Nachbearbeitung unvollständiger Meldungen
- Einen definierten Übergabeweg an zuständige Behörden oder interne Stellen
Integration
- Microsoft 365
- CRM
- SharePoint
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Meldedokumentation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Meldearten zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind interne Vorfallberichte und regulatorische Meldungen an Behörden.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Meldearten und der Anbindung an Ihre bestehenden Systeme. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Nachbesserungsweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet fehlende Pflichtangaben und legt die Meldung der zuständigen Person zur Ergänzung vor.
Nein. Der Workflow bereitet die Meldung strukturiert und vollständig auf. Die tatsächliche Übermittlung an Behörden oder interne Stellen erfolgt durch die zuständige Person in Ihrem Unternehmen.
Ihre Meldedokumentation gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Meldeprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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