Zentral
Eine gemeinsame Lizenzübersicht
Lizenzen und Zulassungen aus unterschiedlichen Bereichen laufen an einem gemeinsamen Ort zusammen.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Überwachung von Lizenzpflichten.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Lizenzarten und Erneuerungsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP und Microsoft Teams.
Geschäftsführung und Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Lizenzarten und bestehenden ListenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Lizenz- und Zulassungspflichten laufen unbemerkt ab.
Betriebliche Lizenzen, Zertifizierungen und behördliche Zulassungen verteilen sich auf verschiedene Fachbereiche und Ablagen. Läuft eine Lizenz ohne rechtzeitige Erneuerung ab, entstehen operative und rechtliche Risiken.
Funktionen
- Erfasst regulatorische Lizenzen und Zulassungen an einem zentralen Ort
- Überwacht die jeweils geltende Erneuerungsfrist
- Informiert die zuständige Person rechtzeitig vor Ablauf
- Dokumentiert erneuerte und offene Lizenzpflichten
Wirkung im Alltag
Lizenz- und Zulassungspflichten werden rechtzeitig vor Ablauf erkannt.
Rechtzeitig
Vorlauf vor dem Ablauf
Die zuständige Person wird nach der vereinbarten Vorlaufzeit informiert, nicht erst kurz vor Ablauf.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Erneuerungsstand
Erkennbar ist, welche Lizenzen erneuert, offen oder überfällig sind.
So funktioniert es
Von der Lizenzpflicht bis zur rechtzeitigen Erinnerung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehenden Lizenzlisten mit einem zentralen Überwachungsablauf in Ihrer Systemlandschaft.
1
Lizenzen erfassen
Regulatorische Lizenzen und Zulassungen werden aus den vereinbarten Quellen zentral zusammengeführt.
2
Frist überwachen
Der Workflow ermittelt anhand der festgelegten Vorlaufzeit, wann eine Erneuerung ansteht.
3
Zuständige informieren
Die verantwortliche Person erhält die Erinnerung rechtzeitig vor Ablauf der Lizenz.
Eine produktive Lizenzüberwachung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Ihrem ERP und Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Überwachungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Lizenzarten bestimmen den Ablauf
Erneuerungsfristen, Vorlaufzeiten und Zuständigkeiten richten sich nach Ihren bestehenden Regeln. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Lizenzüberwachung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der allgemeinen Fristenüberwachung verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um Lizenz- und Zulassungspflichten.
RC
Recht & Compliance
Erhält Erinnerungen mit ausreichend Vorlauf zur Erneuerung der jeweiligen Lizenz.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen dokumentierten Überblick über anstehende und erledigte Lizenzerneuerungen.
EK
Einkauf
Wird bei Lizenzen mit Bezug zu Lieferanten- oder Beschaffungsprozessen eingebunden.
IT
IT
Stellt die Anbindung an bestehende Lizenzlisten und Systeme sicher.
Lizenzdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Eskalationsvorgaben verwaltet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Quellen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Quellen
Der Workflow verarbeitet nur die Lizenzlisten und Systeme, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten für die jeweiligen Lizenzarten.
Menschliche Prüfung
Ungeklärte oder widersprüchliche Lizenzangaben werden zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Erinnerung ausgelöst wird.
Nachvollziehbarer Betrieb
Lizenz, Erneuerungsfrist und Status werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Überwachung von Lizenzpflichten
- Anpassung an Ihre Lizenzarten und Erneuerungsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für verzögerte Erneuerungen
- Übergabe in den produktiven Compliance-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Liste regulatorischer Lizenzen und Zulassungen
- Die jeweils geltenden Erneuerungsfristen und Vorlaufzeiten
- Zuständigkeiten für die Erneuerung je Lizenzart
- Zugang zu den Systemen, in denen Lizenzen aktuell geführt werden
- Einen definierten Eskalationsweg bei drohendem Fristablauf
Integration
- ERP
- Microsoft 365
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Überwachung von Lizenzpflichten
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre regulatorischen Lizenzen zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Betriebslizenzen, Zertifizierungen und behördliche Zulassungen.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl und Struktur Ihrer Lizenzlisten sowie der Anbindung an vorhandene Systeme. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Eskalationsweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet überfällige Lizenzen und legt sie einer zuständigen Person zur weiteren Klärung vor.
Nein. Der Workflow bindet vorhandene Listen und Systeme an. Welche Übernahme möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen Ihres Systems ab.
Ihre Lizenzüberwachung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Lizenzprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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