Rechtzeitig
Fristen im Blick
Anstehende Kündigungs- und Verlängerungstermine werden vor Ablauf gemeldet statt erst danach entdeckt.
Nextise WORKFLOWS · Einkauf
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Liefervertragsfristen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Vertrags- und Meldefristen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft Teams.
Einkauf und Beschaffung mit wiederkehrenden LieferverträgenZeitrahmen nach Prüfung von Vertragsdaten und MeldefristenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Vertragsfristen werden erst bemerkt, wenn die Kündigung schon fällig war.
Lieferverträge liegen verstreut in Ordnern, SharePoint oder E-Mail-Postfächern. Ohne systematische Überwachung verlängert sich ein Vertrag automatisch, oder eine Kündigungsfrist wird knapp verpasst, bevor der Einkauf reagieren kann.
Funktionen
- Übernimmt Vertragslaufzeiten und Fristen aus hinterlegten Quellen
- Gleicht Kündigungs- und Verlängerungstermine mit dem aktuellen Datum ab
- Meldet anstehende Fristen rechtzeitig an die zuständige Stelle
- Dokumentiert erledigte und offene Vertragsprüfungen
Wirkung im Alltag
Vertragsfristen werden rechtzeitig statt zufällig bemerkt.
Vollständig
Zentraler Überblick
Alle überwachten Lieferverträge sind an einer Stelle erfasst statt verteilt in Ordnern und Postfächern.
Nachvollziehbar
Dokumentierte Prüfung
Wer welche Frist wann geprüft und entschieden hat, bleibt im Vorgang festgehalten.
So funktioniert es
Von der Fristenüberwachung bis zur dokumentierten Meldung in drei Schritten.
Nextise verbindet Vertragsdaten, Meldefristen und bestehende Systeme zu einem einheitlichen Ablauf.
1
Vertragsdaten übernehmen
Laufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungstermine werden aus den hinterlegten Quellen erfasst.
2
Fristen abgleichen
Hinterlegte Vorlauffristen bestimmen automatisch, wann eine Meldung ausgelöst wird.
3
Meldung übergeben
Die zuständige Stelle erhält die Meldung samt Vertragsbezug und dokumentiert die Entscheidung.
Fristenüberwachung folgt Ihren Regeln, nicht dem Zufall.
Ihre Fristlogik bleibt maßgeblich
Nextise bildet vorhandene Vorlauf- und Meldefristen ab und macht anstehende Termine für den Einkauf sichtbar.
Einkauf reagiert statt nachträglich zu suchen
Meldungen erfolgen rechtzeitig vor Ablauf, statt Fristen manuell im Kalender oder Ordner nachzuverfolgen.
In Ihrer Systemlandschaft kontrolliert betrieben
Der Workflow bleibt in Ihrer bestehenden Umgebung (z. B. SharePoint, Power Automate) und lässt sich mit weiteren Beschaffungsprozessen verbinden.
Einsatz im Unternehmen
Ein einheitlicher Ablauf für Fristenüberwachung, Meldung und Entscheidung.
EK
Einkauf
Erhält rechtzeitige Meldungen und entscheidet über Verlängerung, Neuverhandlung oder Kündigung.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen Überblick über strategisch relevante Vertragsfristen ohne manuelle Zusammenstellung.
LG
Logistik
Meldet Änderungen im Lieferbedarf, die eine Vertragsprüfung frühzeitig anstoßen können.
BU
Buchhaltung
Nutzt dokumentierte Fristen und Entscheidungen für die Planung von Zahlungen und Konditionen.
Fristenmeldung folgt Ihren Zugriffs- und Meldewegen.
Welche Datenquellen, Fristen und Zuständigkeiten eingesetzt werden, wird auf Ihre reale Einkaufs- und Systemlandschaft abgestimmt.
Definierte Datenquellen
Der Workflow verarbeitet nur die für die Fristenüberwachung freigegebenen Vertragsdaten.
Rollenbasierte Meldung
Meldungen gehen nur an die für die jeweilige Vertragsart zuständigen Rollen im Einkauf.
Kontrollierte Ausnahmebehandlung
Unvollständige oder widersprüchliche Vertragsdaten werden markiert und vor der Meldung geprüft.
Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Jede Meldung und Entscheidung wird protokolliert und bleibt für berechtigte Rollen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Liefervertragsfristen automatisch melden
- Anpassung an Ihre Vorlauf- und Meldefristen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z.B. SharePoint, Power Automate)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven Einkaufsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Liefervertragsdaten und Laufzeiten
- Die gewünschten Vorlauffristen für Meldungen
- Den aktuellen Prozess zur Vertragsüberwachung
- Die relevanten SharePoint-/Systemzugänge
- Eine definierte Zuständigkeit je Vertragsart
Integration
- SharePoint
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Fristenmeldung
Die wichtigsten Antworten zu Einführung, Steuerung und Kontrolle bei Liefervertragsfristen.
Der Vorlauf wird gemeinsam mit Ihrem Einkauf je Vertragsart festgelegt, sodass ausreichend Zeit für Prüfung und Entscheidung bleibt.
Nein. Der Workflow meldet die anstehende Frist. Die Entscheidung über Kündigung, Verlängerung oder Neuverhandlung trifft weiterhin der Einkauf.
Betroffene Verträge werden markiert und vor der Fristenmeldung an den zuständigen Einkauf zur Ergänzung übergeben.
Ja. Der Workflow wird an Ihre vorhandene Ablage angebunden. Welche Ordner und Felder genutzt werden, wird vorab mit Ihren Zugriffsmöglichkeiten abgestimmt.
Ihre Vertragsüberwachung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Vertragsverwaltung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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