Warum verbindet sich unsere KI-Lösung nicht mit SAP, SharePoint oder CRM?
Eine KI-Lösung bleibt meist deshalb eine Insellösung, weil sie von Anfang an mit exportierten Testdaten statt mit einer echten, dauerhaften Schnittstelle zu SAP, SharePoint oder CRM aufgesetzt wurde — die Anbindung wird zum nachträglichen Sonderprojekt, das selten priorisiert wird.
Eine häufige Rückmeldung nach einem ersten KI-Test ist, dass die Lösung zwar Texte verarbeiten, aber nicht auf Daten in SAP oder anderen Kernsystemen zugreifen kann. Ursache ist meist die fehlende Systemanbindung, nicht die KI selbst.
Ein Tool, das nur mit hochgeladenen Dateien arbeitet, ist ein Chat-Fenster — ein Tool, das live auf ERP- oder CRM-Daten zugreift, ist ein Arbeitsmittel.
Woran man eine Insellösung erkennt
Typisches Zeichen: Mitarbeitende müssen Daten manuell aus SAP oder dem CRM exportieren und in ein Chat-Fenster hochladen, damit die KI überhaupt etwas dazu sagen kann.
Das funktioniert für eine einmalige Analyse, scheitert aber im Alltag, weil niemand vor jeder Anfrage einen Export machen will — der Prozess bleibt Handarbeit, nur mit einem zusätzlichen Schritt.
Vorher/Nachher: Angebotsvorbereitung im Vertrieb
Vorher exportiert der Vertrieb Kundendaten aus dem CRM manuell in eine Tabelle, kopiert Produktinformationen aus SharePoint dazu und formuliert das Angebot von Hand — rund 40 Minuten pro Angebot bei 60 Angeboten im Monat.
Nachher liest ein an CRM und SharePoint angebundener Workflow Kundenhistorie und aktuelle Produktdaten automatisch, füllt eine Angebotsvorlage vor und lässt nur noch die individuelle Anpassung durch den Vertrieb übrig — aus 40 werden rund 12 Minuten.
Beispielrechnung zur Angebotsvorbereitung
60 Angebote × 40 Minuten entsprechen 40 Stunden Arbeitszeit im Monat; bei 45 Euro Vollkostensatz sind das rund 1.800 Euro heutiger Aufwand.
Sinken die 40 Minuten auf 12, sind das rund 28 Stunden bzw. 1.260 Euro monatlich freiwerdende Kapazität — dem stehen die einmaligen Kosten für die CRM- und SharePoint-Anbindung sowie laufende Wartungskosten gegenüber, die getrennt zu betrachten sind.
Warum die Anbindung in der Praxis der schwierigste Teil ist
Berechtigungskonzepte (wer darf welche Kundendaten sehen), veraltete API-Versionen älterer SAP- oder CRM-Installationen und uneinheitliche Datenfelder zwischen Systemen sind der eigentliche Aufwand — nicht das KI-Modell selbst.
Ein realistisches Projekt plant diese Anbindung von Anfang an ein, statt sie als "kommt später" zu behandeln.
Wann eine Insellösung (vorerst) ausreicht
Bei seltenen, einmaligen Auswertungen oder Recherchen, für die sich eine dauerhafte Anbindung wirtschaftlich nicht lohnt, ist ein einfaches Upload-Tool oft die richtige, günstigere Wahl.
Erst wenn ein Prozess regelmäßig und mit spürbarem Volumen wiederkehrt, rechtfertigt das die höheren Kosten einer echten Systemanbindung.
When it fits — and when it doesn’t
When it fits
- Der Prozess wiederholt sich regelmäßig mit spürbarem Volumen
- Die benötigten Systeme (ERP, CRM, SharePoint) haben eine nutzbare API oder Exportschnittstelle
- Es gibt klare Berechtigungsregeln, wer auf welche Daten zugreifen darf
When it doesn't
- Es handelt sich um eine einmalige Analyse ohne Wiederholung
- Die Zielsysteme sind stark veraltet ohne jede API-Möglichkeit
- Der Datenschutzaufwand für die Anbindung übersteigt den Nutzen des Anwendungsfalls deutlich
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