Sofort
Belege direkt nach der Reise erfasst
Fotos der Belege werden noch unterwegs digital hinterlegt.
Nextise Business App · Verwaltung
Reisekosten digital erfasst und automatisch geprüft.
Belege werden direkt nach der Reise digital erfasst, sodass Reisekosten automatisch nach hinterlegten Richtlinien geprüft werden.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Platform, Belegerfassung per App oder individueller Entwicklung.
Wird nach Prüfung Ihrer Reisekostenrichtlinie und Systemlandschaft festgelegtIndividuell nach Umfang und Systemanbindung
Reisekostenabrechnungen werden manuell geprüft und Rückfragen verzögern die Erstattung.
Belege werden häufig gesammelt und erst Wochen nach der Reise eingereicht, teils unvollständig oder ohne Zuordnung zum Projekt. Die manuelle Prüfung gegen die Reisekostenrichtlinie bindet Kapazität in der Buchhaltung. Die Business App erfasst Belege digital und prüft sie automatisch gegen Ihre Richtlinie.
Funktionen
- Belege direkt nach der Reise per Foto digital erfasst
- Automatische Prüfung gegen hinterlegte Reisekostenrichtlinie
- Zuordnung zu Projekt oder Kostenstelle bei Erfassung
- Freigabeprozess vor Auszahlung nachvollziehbar
Wirkung im Alltag
Belege sind sofort erfasst statt Wochen später eingereicht.
Automatisch
Prüfung gegen Ihre Richtlinie
Abweichungen von Grenzwerten werden direkt bei Erfassung erkannt.
Zugeordnet
Direkte Zuordnung zu Projekt oder Kostenstelle
Reisekosten sind sofort dem richtigen Kostenträger zugewiesen.
So funktioniert es
Von gesammelten Belegen zur automatisch geprüften Abrechnung.
Nextise überführt Ihre bestehende Reisekostenrichtlinie in eine Anwendung, die im Tagesgeschäft stabil nutzbar ist.
1
Richtlinie und Grenzwerte aufnehmen
Bestehende Reisekostenrichtlinie und zulässige Höchstbeträge werden erfasst.
2
Erfassung und Prüfung hinterlegen
Belegerfassung und automatische Prüfung gegen Richtlinienwerte werden eingerichtet.
3
Anwendung integrieren und übergeben
Die Anwendung wird an Ihr ERP angebunden und in den produktiven Betrieb übergeben.
Eine Reisekostenabrechnung, die Ihre Richtlinie automatisch einhält.
Baut auf Ihrem bestehenden ERP auf
Abrechnungsdaten werden direkt in Ihr ERP übernommen, statt manuell nachgetragen zu werden.
Richtlinie bleibt verbindlich
Prüfung erfolgt nach den von Ihnen festgelegten Grenzwerten, nicht nach individuellem Ermessen.
Reisekostendaten bleiben Ihr Eigentum
Belege, Prüflogik und Anwendung gehören Ihnen und werden im vereinbarten Umfang übergeben.
Einsatz im Unternehmen
Eine gemeinsame Grundlage für Mitarbeitende, Buchhaltung und Führung.
MA
Reisende Mitarbeitende
Erfasst Belege direkt nach der Reise per Foto.
BH
Buchhaltung
Prüft nur noch Ausnahmefälle, die von der Richtlinie abweichen.
PL
Projektleitung
Sieht Reisekosten direkt dem eigenen Projekt zugeordnet.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen Überblick über Reisekosten je Kostenstelle.
Zugriffe folgen Ihren Rollen im Abrechnungsprozess.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, wer Abrechnungen einsehen und freigeben darf.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Abrechnungen.
Nachvollziehbare Freigabehistorie
Jede Freigabe bleibt mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person dokumentiert.
Umgebung nach Ihrer Wahl
Daten und Anwendung laufen in der von Ihnen bestätigten Umgebung; Hosting und Zugriff bestimmen Sie.
Transparente Übergabe
Quellcode, Daten und Schnittstellen gehen im vereinbarten Projektumfang vollständig an Sie über.
Lieferumfang
- Eine auf Ihre Reisekostenrichtlinie zugeschnittene Erfassungs-App
- Mobile Belegerfassung per Foto
- Automatische Prüfung gegen Richtlinienwerte
- Integration in Ihr bestehendes ERP-System
- Übergabe von Quellcode, Daten und Dokumentation
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Reisekostenrichtlinie mit Grenzwerten
- Zugang zu Ihrem ERP-System
- Zuständigkeiten für die Freigabe von Abrechnungen
- Definierte Kostenstellen- oder Projektzuordnung
Integration
- ERP
- Mobilgerät
- Datenbank
FAQ
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
Die wichtigsten Punkte zu Erfassung, Prüfung und Integration.
Ja, Belege lassen sich direkt per Foto in der App erfassen.
Der Zeitrahmen hängt vom Reiseaufkommen und der bestehenden Systemlandschaft ab und wird vor Projektstart geprüft.
Abweichende Belege werden markiert und der zuständigen Stelle zur manuellen Prüfung vorgelegt.
Nein. Die Anwendung übergibt geprüfte Abrechnungen an Ihr ERP, ohne es zu ersetzen.
Ihre heutige Reisekostenprüfung gemeinsam prüfen
In einem Erstgespräch klären wir, welche Richtlinienwerte automatisch geprüft werden sollen.
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