Nachvollziehbar
Freigabehistorie je Rechnung
Wer eine Rechnung wann geprüft und freigegeben hat, ist für jeden Vorgang dokumentiert.
Nextise Business App · Finanzen & Controlling
Rechnungen prüfen und nachvollziehbar freigeben.
Eingehende Rechnungen werden nach hinterlegten Zuständigkeiten geprüft und freigegeben und durchlaufen dabei nicht mehr mehrere Stationen per Papier- oder E-Mail-Rundlauf.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Platform, ERP-Anbindung oder individueller Entwicklung.
Buchhaltung und Geschäftsführung mit mehrstufiger RechnungsfreigabeWird nach Prüfung Ihrer Freigabestufen und Systemlandschaft festgelegtIndividuell nach Umfang und SystemanbindungZeitrahmen nach Prüfung von Freigabekette und BuchhaltungssystemNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Rechnungen wandern per Papier- oder E-Mail-Rundlauf durch mehrere Stationen.
Eingehende Rechnungen werden häufig ausgedruckt, weitergereicht oder per E-Mail an mehrere Personen zur Prüfung gesendet. Wer eine Rechnung freigegeben hat und in welchem Stand sie sich befindet, lässt sich dabei nur mit Aufwand nachvollziehen. Die Business App bildet Prüfung und Freigabe in einer nachvollziehbaren Anwendung ab.
Funktionen
- Eingehende Rechnungen strukturiert erfassen und zuordnen
- Freigabestufen nach Betrag und Zuständigkeit hinterlegt
- Freigabehistorie je Rechnung nachvollziehbar dokumentiert
- Übergabe freigegebener Rechnungen an bestehendes ERP oder Buchhaltungssystem
Wirkung im Alltag
Rechnungen durchlaufen einen nachvollziehbaren Freigabeweg statt eines Papier-Rundlaufs.
Zugeordnet
Klare Zuständigkeiten nach Betrag
Freigabestufen sind nach Betragsgrenze und Kostenstelle eindeutig zugeordnet.
Integriert
Übergabe an bestehende Buchhaltung
Freigegebene Rechnungen werden nicht doppelt erfasst, sondern an Ihr ERP übergeben.
So funktioniert es
Von der Rechnungsprüfung zur nachvollziehbaren Freigabe.
Nextise bildet bestehende Freigabestufen in einer Anwendung ab, die im Tagesgeschäft stabil läuft.
1
Freigabestufen und Zuständigkeiten aufnehmen
Bestehende Betragsgrenzen, Kostenstellen und Zuständigkeiten werden gemeinsam erfasst.
2
Freigabelogik in der Anwendung hinterlegen
Prüf- und Freigabeschritte sowie Vertretungsregeln werden in der Anwendung abgebildet.
3
Anwendung integrieren und übergeben
Die Anwendung wird an Ihr ERP oder Buchhaltungssystem angebunden und in den produktiven Betrieb übergeben.
Eine Rechnungsfreigabe, die zu Ihren Zuständigkeiten passt.
Baut auf Ihrem ERP auf
Die Anwendung baut auf Ihrem bestehenden ERP auf und ersetzt den Papier- oder E-Mail-Rundlauf durch eine strukturierte Freigabesicht.
Zuständigkeiten bleiben verbindlich
Freigabestufen folgen Ihren tatsächlichen Betragsgrenzen und Verantwortlichkeiten.
Freigabedaten bleiben Ihr Eigentum
Freigabehistorie, Daten und Anwendung gehören Ihnen und werden im vereinbarten Umfang übergeben.
Einsatz im Unternehmen
Eine gemeinsame Freigabesicht für Buchhaltung, Fachbereiche und Führung.
BH
Buchhaltung
Erfasst eingehende Rechnungen strukturiert statt in Papierform.
FB
Fachbereiche
Prüfen und geben Rechnungen ihrer Kostenstelle nachvollziehbar frei.
FK
Führungskräfte
Erteilen Freigaben oberhalb ihrer Betragsgrenze dokumentiert statt per E-Mail.
GF
Geschäftsführung
Sieht nachvollziehbar den Freigabestand aller offenen Rechnungen.
Freigaben folgen Ihren dokumentierten Betragsgrenzen.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, wer welche Rechnungen einsehen und freigeben darf.
Rollenbasierte Freigabestufen
Jede Freigabestufe ist einer definierten Rolle und Betragsgrenze zugeordnet.
Nachvollziehbare Freigabehistorie
Jede Freigabe bleibt mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person dokumentiert.
Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung
Daten und Anwendung laufen in der von Ihnen bestätigten Umgebung — Hosting und Zugriff bestimmen Sie.
Transparente Übergabe
Quellcode, Daten und Schnittstellen gehen im vereinbarten Projektumfang vollständig an Sie über.
Lieferumfang
- Eine auf Ihre Freigabestufen zugeschnittene Rechnungsfreigabe-Anwendung
- Hinterlegte Zuständigkeiten nach Betrag und Kostenstelle
- Nachvollziehbare Freigabehistorie je Rechnung
- Integration in Ihr bestehendes ERP oder Buchhaltungssystem
- Übergabe von Quellcode, Daten und Dokumentation
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Freigabestufen und Betragsgrenzen
- Zuständigkeiten je Kostenstelle oder Abteilung
- Zugang zu ERP- oder Buchhaltungssystem
- Definierte Vertretungsregeln bei Abwesenheit
Integration
- ERP
- Datenbank
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur Rechnungsfreigabe
Die wichtigsten Punkte zu Freigabestufen, Zuständigkeiten und Integration.
Nein. Bestehende Betragsgrenzen und Zuständigkeiten werden nach Prüfung strukturiert in die Anwendung übernommen.
Der Zeitrahmen hängt von Freigabestufen, Rechnungsvolumen und bestehender Systemlandschaft ab und wird vor Projektstart geprüft.
Vertretungsregeln werden vorab festgelegt, sodass Rechnungen auch bei Abwesenheit einer zuständigen Person nachvollziehbar freigegeben werden können.
Nein. Die Anwendung ergänzt Ihr ERP um eine nachvollziehbare Freigabesicht und übergibt freigegebene Rechnungen dorthin, ohne es zu ersetzen.
Ihren heutigen Rechnungsfreigabeprozess gemeinsam prüfen
In einem Erstgespräch klären wir, welche Freigabestufen abgebildet werden sollen und wie die Anwendung an Ihr System angebunden wird.
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