Zentral
Eine Ablage für alle Dokumente
Dokumente sind nicht mehr auf verschiedene Orte verteilt.
Nextise Business App · Verwaltung
Dokumente zentral und durchsuchbar abgelegt.
Dokumente und Verträge werden zentral und durchsuchbar abgelegt, sodass jede berechtigte Person die passenden Unterlagen ohne Umwege findet.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Platform, SharePoint-Anbindung oder individueller Entwicklung.
Wird nach Prüfung Ihrer Ablagestruktur und Systemlandschaft festgelegtIndividuell nach Umfang und Systemanbindung
Dokumente liegen auf mehreren Laufwerken verteilt und sind schwer auffindbar.
Ohne einheitliche Ablagestruktur landen Dokumente in unterschiedlichen Ordnern, E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Rechnern. Die Suche nach einem bestimmten Vertrag oder Dokument kostet dadurch unnötig Zeit. Die Business App führt Dokumente zentral, durchsuchbar und mit klaren Zugriffsrechten.
Funktionen
- Dokumente und Verträge zentral in einer Ablage geführt
- Volltextsuche über alle abgelegten Dokumente
- Zugriffsrechte je Rolle oder Abteilung hinterlegt
- Anbindung an bestehendes SharePoint oder Dateisystem
Wirkung im Alltag
Dokumente sind schnell auffindbar statt auf mehreren Laufwerken verteilt.
Durchsuchbar
Volltextsuche über alle Unterlagen
Gesuchte Dokumente werden ohne manuelles Durchklicken gefunden.
Kontrolliert
Zugriff nach Rolle geregelt
Jede Person sieht nur die für ihre Rolle vorgesehenen Dokumente.
So funktioniert es
Von verteilten Ordnern zur zentralen Dokumentenablage.
Nextise überführt Ihre bestehenden Dokumente in eine Ablage, die im Tagesgeschäft stabil nutzbar ist.
1
Dokumentenarten und Ablagestruktur aufnehmen
Bestehende Dokumente und ihre bisherigen Ablageorte werden erfasst.
2
Struktur und Zugriffsrechte hinterlegen
Kategorien, Suche und Rollenrechte werden in der Anwendung abgebildet.
3
Anwendung integrieren und übergeben
Die Ablage wird an Ihr bestehendes SharePoint angebunden und in den produktiven Betrieb übergeben.
Eine Ablage, die zu Ihrer bestehenden Dokumentenstruktur passt.
Baut auf Ihrem bestehenden SharePoint auf
Die Anwendung nutzt Ihre vorhandene Umgebung, statt eine separate Ablage zu erzeugen.
Zugriffe bleiben kontrolliert
Rechte folgen Ihrer tatsächlichen Rollenstruktur, nicht offenen Freigaben.
Dokumentendaten bleiben Ihr Eigentum
Dokumente, Struktur und Anwendung gehören Ihnen und werden im vereinbarten Umfang übergeben.
Einsatz im Unternehmen
Eine gemeinsame Ablage für Verwaltung, Fachabteilungen und Führung.
VW
Verwaltung
Pflegt Dokumente zentral statt in verteilten Ordnern.
FB
Fachabteilungen
Findet benötigte Unterlagen über die Volltextsuche direkt.
RC
Recht/Compliance
Prüft Zugriffsrechte auf sensible Dokumente strukturiert.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen Überblick über die zentrale Dokumentenstruktur.
Zugriffe folgen Ihren Rollen im Unternehmen.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, wer welche Dokumente einsehen darf.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Jede Rolle sieht ausschließlich die für sie freigegebenen Dokumente.
Nachvollziehbare Zugriffshistorie
Einsichtnahmen und Änderungen bleiben dokumentiert.
Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung
Daten und Anwendung laufen in der von Ihnen bestätigten Umgebung — Hosting und Zugriff bestimmen Sie.
Transparente Übergabe
Quellcode, Daten und Schnittstellen gehen im vereinbarten Projektumfang vollständig an Sie über.
Lieferumfang
- Eine auf Ihre Dokumentenarten zugeschnittene Ablagestruktur
- Volltextsuche über alle Dokumente
- Rollenbasiertes Zugriffskonzept
- Integration in Ihre bestehende Dokumentenablage
- Übergabe von Quellcode, Daten und Dokumentation
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Dokumentenarten und Ablagestellen
- Zugang zu Ihrem bestehenden SharePoint oder Dateisystem
- Zuständigkeiten für die Freigabe von Zugriffsrechten
- Definierte Ordnerstruktur und Kategorien
Integration
- SharePoint
- Datenbank
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur Dokumenten- und Vertragsablage
Die wichtigsten Punkte zu Struktur, Suche und Integration.
Bestehende Dokumente werden nach Prüfung strukturiert in die neue Ablage überführt.
Der Zeitrahmen hängt vom Dokumentenvolumen und der bestehenden Systemlandschaft ab und wird vor Projektstart geprüft.
Ja, Zugriffsrechte lassen sich sowohl je Kategorie als auch je einzelnem Dokument steuern.
Nein. Die Anwendung baut auf Ihrem bestehenden SharePoint auf und strukturiert es, ohne es zu ersetzen.
Ihre heutige Dokumentenablage gemeinsam prüfen
In einem Erstgespräch klären wir, welche Dokumentenarten zuerst zentral abgelegt werden sollen.
Next step
Ready for your AI infrastructure?
Nextise guides you from the first analysis to a productive solution. Ready to deploy in 6–10 weeks.
Managing Director Nextise GmbH
Let’s talk about your AI transformation together
