Strukturiert
Ein gemeinsamer Ablauf
Einladung, Anmeldung und Erinnerung folgen einem festgelegten, wiederverwendbaren Prozess.
Nextise WORKFLOWS · Marketing
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Veranstaltungsorganisation.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Anmelderegeln und Kommunikationswege an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, CRM und Ihrem bestehenden E-Mail-System.
Marketing und Vertrieb mit regelmäßigen VeranstaltungenZeitrahmen nach Prüfung von Anmelderegeln und CRM-StrukturNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, E-Mail) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow active
Einladungen, Anmeldungen und Erinnerungen entstehen jedes Mal neu von Hand.
Vor jeder Veranstaltung werden Einladungen einzeln verschickt, Anmeldungen in Tabellen gepflegt und Erinnerungen manuell nachgehalten. Der Aufwand steigt mit der Teilnehmerzahl, Fehler bei Zu- und Absagen häufen sich. Der Workflow bildet diesen Ablauf strukturiert und wiederverwendbar ab.
Funktionen
- Versendet Einladungen an die vereinbarten Zielgruppen
- Erfasst Anmeldungen und Absagen strukturiert im CRM
- Verschickt Erinnerungen nach einem festgelegten Zeitplan
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Online-Seminar-Organisation
Wirkung im Alltag
Veranstaltungen laufen strukturiert statt mit wachsendem manuellem Aufwand.
Aktuell
Verlässlicher Teilnehmerstand
Zu- und Absagen werden strukturiert im CRM erfasst und bleiben nachvollziehbar.
Pünktlich
Rechtzeitige Erinnerungen
Teilnehmende erhalten Erinnerungen nach dem vereinbarten Zeitplan, ohne manuelles Nachhalten.
So funktioniert es
Von der Einladung bis zur Nachbereitung in drei Schritten.
Nextise verbindet Ihre Zielgruppenliste mit dem bestehenden CRM und bildet daraus einen wiederverwendbaren Ablauf für Ihre Veranstaltungen.
1
Einladung versenden
Der Workflow verschickt Einladungen an die vereinbarte Zielgruppe zum festgelegten Zeitpunkt.
2
Anmeldung erfassen
Zu- und Absagen werden strukturiert im CRM abgelegt und dem Teilnehmerstand zugeordnet.
3
Erinnerung versenden
Erinnerungen werden nach dem festgelegten Zeitplan automatisch an angemeldete Teilnehmende versendet.
Eine produktive Veranstaltungsorganisation, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit CRM oder E-Mail. Ihr Team beginnt mit der konkreten Veranstaltung und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Zielgruppen, Anmelderegeln und Erinnerungszeitpunkte richten sich nach Ihrem Veranstaltungsprozess. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Veranstaltungsorganisation bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Online-Seminar-Organisation und weiterem Marketingwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Veranstaltung.
MK
Marketing
Erhält einen strukturierten Ablauf für Einladung, Anmeldung und Erinnerung.
VT
Vertrieb
Sieht den aktuellen Teilnehmerstand und kann gezielt nachfassen.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen Überblick über Teilnehmerzahlen ohne eigene Nachfrage.
EV
Event-Team
Plant Logistik und Kapazitäten auf Basis eines verlässlichen Teilnehmerstands.
Teilnehmerdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Datenschutzvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Zielgruppen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Zielgruppen
Der Workflow verarbeitet nur die Kontakte und Listen, die für die jeweilige Veranstaltung freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Marketing und Vertrieb.
Menschliche Prüfung
Ausnahmen wie kurzfristige Absagen oder Sonderfälle werden einer zuständigen Person vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Anmeldestatus und Kommunikation werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Veranstaltungsorganisation
- Anpassung an Ihre Anmelderegeln und Zielgruppen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, E-Mail)
- Dokumentierte Erinnerungs- und Nachfassregeln
- Übergabe in den produktiven Marketingbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Teilnehmer- und Zielgruppenliste
- Die vereinbarten Anmelde- und Absageregeln
- Zuständigkeiten für die Betreuung der Veranstaltung
- Zugang zu Ihrem CRM- und E-Mail-System
- Einen definierten Zeitplan für Erinnerungen
Integration
- CRM
- Kalender
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Veranstaltungsorganisation
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Workflow eignet sich für wiederkehrende Formate wie Kundenveranstaltungen, Fachtage oder interne Events und wird auf Ihre konkreten Abläufe zugeschnitten.
Anmeldungen werden strukturiert im CRM erfasst und dem aktuellen Teilnehmerstand nach Ihren Regeln zugeordnet.
Für solche Fälle wird ein Anpassungsweg festgelegt. Der Workflow markiert betroffene Teilnehmende und legt eine angepasste Kommunikation einer zuständigen Person vor.
Nein. Der Workflow wird an Ihr vorhandenes CRM angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen Ihres Systems ab.
Ihre Veranstaltungsorganisation gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Veranstaltungsorganisation passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Next step
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Managing Director Nextise GmbH
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