Nextise Workflows
Recurring processes run automatically according to your business logic.
Nextise WORKFLOWS · Vertrieb
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre E-Mail-Anfragen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Geschäftslogik an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, n8n und Ihrem bestehenden CRM.
Vertriebsteams, die Anfragen aktuell nur im persönlichen Postfach verwaltenZeitrahmen nach Prüfung von Postfach, CRM und ZuordnungsregelnNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft 365) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Academy
Workshops & training so your team can use AI independently.
Nextise Consulting
Analysis and architecture for situations beyond the standard case.
Nextise Business Apps
Custom CRM and mobile apps, connected to your knowledge base.
Nextise CIP
Your company knowledge instantly available for every employee.
Der Posteingang ist das eigentliche CRM — und das ist das Problem.
Anfragen liegen als E-Mails im persönlichen Postfach einzelner Mitarbeitender, nicht im System. Kolleg:innen sehen den Anfragestatus nicht, Nachfassen wird vergessen, und bei Krankheit oder Kündigung geht Wissen über Kundenkontakte verloren.
Funktionen
- Erkennt geeignete Kundenanfragen im angebundenen Postfach
- Legt Anfrage und Kontakt strukturiert im CRM an
- Verknüpft Folge-E-Mails nach definierten Regeln mit dem Vorgang
- Läuft als Teil des kontrollierten Nextise-Systems in Ihrer Unternehmenslandschaft
Wirkung im Alltag
Vertriebsanfragen aus E-Mails landen verlässlich im CRM.
Zentral
E-Mail-Eingänge im gemeinsamen Vorgangssystem
Relevante Anfragen werden aus dem Postfach übernommen und als CRM-Vorgang sichtbar gemacht.
Strukturiert
Klare Zuordnung zu Kontakt und Thema
Absender, Anliegen und Verlauf werden nach Ihrer Vertriebslogik erfasst und eingeordnet.
Nachvollziehbar
Konsistenter Bearbeitungsstand im Team
Folge-E-Mails werden regelbasiert dem Vorgang zugeordnet, damit kein Kontaktverlauf verloren geht.
So funktioniert es
Vom Postfach bis zum CRM-Vorgang in drei Schritten.
Nextise verbindet Ihr E-Mail-Postfach mit Ihrem CRM und setzt Ihre Zuordnungsregeln direkt im laufenden Vertrieb um.
1
Geeignete Anfragen im Postfach erkennen
Der Workflow erfasst die freigegebenen E-Mail-Eingänge und filtert relevante Kundenanfragen nach Ihren Kriterien.
2
Inhalte strukturieren und zuordnen
Absenderdaten, Anliegen und Kontext werden auf Ihre CRM-Felder und Verantwortlichkeiten abgebildet.
3
Vorgang anlegen und Verlauf verknüpfen
Neue Vorgänge werden im CRM angelegt; Folge-E-Mails werden anhand definierter Regeln dem passenden Datensatz zugeordnet.
Ein vertrieblicher E-Mail-Prozess, der im Alltag stabil läuft.
Produktiver Einstieg auf vorhandener Systembasis
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM, Microsoft 365) direkt mit realen Anfragen in den Betrieb um.
Ihre Vertriebsregeln steuern die Zuordnung
Filterkriterien, Feldbelegung, Verantwortlichkeiten und Übergaben folgen Ihren operativen Vorgaben und werden gemeinsam abgestimmt.
Verbunden mit Ihrem CRM als führendem System
Der Workflow hält den Kontaktverlauf im CRM konsistent und kann Informationen mit angebundenen Ablagen wie SharePoint verknüpfen.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für Vertrieb, Innendienst, Service und Führung.
VT
Vertrieb
Erhält relevante Anfragen strukturiert als CRM-Vorgänge statt in verteilten Postfächern.
ID
Innendienst
Prüft und ergänzt Vorgänge auf Basis klarer Zuordnungsregeln.
KS
Kundenservice
Nutzt den nachvollziehbaren Kontaktverlauf für Rückfragen und Übergaben.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Bearbeitungsstand von Vertriebsanfragen über das zentrale System.
E-Mail-Anfragen werden nach Ihren Rollen- und Prozessregeln verarbeitet.
Nextise definiert mit Ihnen die freigegebenen Postfächer, Zugriffsrechte und Ausnahmewege. Manuelle Prüfung bleibt möglich, und Architektur sowie Regelwerk werden vor Inbetriebnahme geprüft.
Freigegebene Postfächer und Quellen
Der Workflow verarbeitet nur die E-Mail-Quellen, die für den Vertriebsprozess freigegeben sind.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung
Einsicht und Bearbeitung richten sich nach den festgelegten Rollen in Vertrieb, Innendienst und Service.
Manuelle Prüfung bei Grenzfällen
Uneindeutige Mails oder Sonderfälle werden gekennzeichnet und zur menschlichen Entscheidung weitergegeben.
Nachvollziehbarkeit und Architekturchecks
Übernahme, Zuordnung und Übergabe sind dokumentierbar; technische Architektur- und Regelprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für E-Mail-Anfragen im CRM
- Anpassung an Ihre Geschäftslogik und CRM-Struktur
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. CRM)
- Dokumentierte Regeln für Zuordnung und Duplikate
- Übergabe in den produktiven Vertriebsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihr bestehendes Postfach und die relevanten Absenderkriterien
- Die Struktur Ihres CRM-Systems
- Zuständigkeiten für neue Anfragen
- Zugang zu Ihrem CRM
- Einen definierten Eingangskanal für E-Mail-Anfragen
Integration
- CRM
- SharePoint
FAQ
Häufige Fragen zu E-Mail-zu-CRM
Die wichtigsten Punkte zu Umfang, Einführung, Ausnahmen und Systemanschluss.
Übernommen werden die im Prozess definierten Anfragearten aus freigegebenen Postfächern. Interne Mails oder nicht passende Inhalte können ausgeschlossen werden.
Nach Prüfung von Postfachstruktur, CRM-Feldern und Zuordnungsregeln wird ein begrenzter, planbarer Einführungsrahmen für den ersten Umfang festgelegt.
Solche Fälle werden als Ausnahme gekennzeichnet und an eine zuständige Rolle zur manuellen Prüfung und Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt Ihr bestehendes CRM und nutzt dessen Struktur und Schnittstellen für die Übergabe.
Ihren E-Mail-zu-CRM-Prozess prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihren E-Mail-Anfragen passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
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