Welche RPA-Tools gibt es und wie unterscheiden sie sich?
RPA-Tools (z. B. Power Automate, UiPath oder n8n) unterscheiden sich vor allem in Lizenzmodell, verfügbaren Hosting-Optionen und der Tiefe vorgefertigter Integrationen zu bestimmten Systemen — welches Tool passt, hängt weniger vom Namen als von den konkret genutzten Systemen und dem gewünschten Hosting-Modell ab.
RPA-Tools werden oft nach Bekanntheit ausgewählt, obwohl die tatsächlich entscheidenden Unterschiede meist erst bei der konkreten Systemanbindung sichtbar werden.
Woran sich Tools tatsächlich unterscheiden
Manche Tools bieten vorgefertigte Konnektoren zu bestimmten ERP- oder CRM-Systemen, andere erfordern eine individuelle Anbindung über generische Schnittstellen — dieser Unterschied wirkt sich direkt auf den Umsetzungsaufwand aus.
Auch das Hosting unterscheidet sich: manche Tools laufen ausschließlich in der Cloud des Anbieters, andere lassen sich selbst hosten, was für Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen relevant sein kann.
Warum die Toolwahl selten die wichtigste Entscheidung ist
Der größte Teil des Umsetzungsaufwands entsteht durch die Anbindung an die eigenen, oft individuell konfigurierten Systeme — dieser Aufwand fällt unabhängig vom gewählten RPA-Tool weitgehend gleich an.
Worauf bei der Auswahl konkret zu achten ist
Ob es einen vorgefertigten Konnektor zum eigenen ERP/CRM gibt, ob das gewünschte Hosting-Modell (Cloud oder self-hosted) unterstützt wird, und wie das Lizenzmodell mit dem erwarteten Nutzungsvolumen zusammenpasst, sind die praktisch relevanten Kriterien.
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