Wer ist bei uns im Unternehmen für KI-Entscheidungen verantwortlich?
In den meisten mittelständischen Unternehmen ist niemand explizit für KI-Entscheidungen benannt, wodurch Einzelpersonen oder Abteilungen eigenständig Tools einführen — eine einfache Governance-Struktur mit einer benannten verantwortlichen Person und einem kurzen Freigabeprozess schafft hier Klarheit, ohne einen aufwendigen Ausschuss zu benötigen.
In vielen Unternehmen fällt erst auf, dass niemand offiziell für die Auswahl und den Betrieb von KI-Tools zuständig ist, wenn bereits mehrere Tools parallel im Einsatz sind.
Governance muss kein Gremium sein — sie beginnt damit, dass eine Person offiziell für KI-Entscheidungen zuständig ist.
Warum fehlende Zuständigkeit zum Problem wird
Ohne benannte Verantwortung führt jede Abteilung KI-Tools nach eigenem Ermessen ein — Vertrieb testet ein CRM-Plugin, Support ein anderes Chat-Tool, oft ohne dass IT oder Datenschutz davon wissen.
Das Ergebnis sind parallele, nicht abgestimmte Tools mit unterschiedlichen Datenschutzstandards und doppelten Lizenzkosten.
Vorher/Nachher: Einführung eines neuen Tools
Vorher testet eine einzelne Fachabteilung ein KI-Tool eigenständig mit echten Kundendaten, ohne Rücksprache mit IT oder Datenschutz — Monate später stellt sich heraus, dass kein AV-Vertrag besteht.
Nachher durchläuft jedes neue Tool eine kurze, von der benannten KI-Verantwortlichen Person geführte Checkliste (Datenschutz, Kosten, Systemanbindung), bevor es mit echten Daten getestet wird — der Prozess dauert wenige Tage, verhindert aber nachträgliche Überraschungen.
Beispielrechnung: Kosten paralleler Schatten-Tools
Drei Abteilungen, die unabhängig voneinander ähnliche KI-Tools mit je 50 Euro monatlicher Lizenz pro Nutzer für je 5 Mitarbeitende einführen, verursachen zusammen rund 750 Euro Lizenzkosten im Monat für im Kern überlappende Funktionen.
Eine abgestimmte, zentral verhandelte Lösung für alle drei Abteilungen kostet oft nicht mehr als eine einzelne Einzellösung und vermeidet zusätzlich den doppelten Einführungsaufwand.
Was eine funktionierende Governance in der Praxis braucht
Es braucht keine komplexe Kommission — eine benannte Person (oft IT-Leitung oder GF) mit einer kurzen Checkliste für neue Tools reicht in den meisten mittelständischen Strukturen aus.
Wichtig ist, dass diese Person tatsächlich informiert wird, bevor ein Tool mit echten Daten getestet wird, nicht erst danach.
Wann eine formellere Struktur nötig wird
Ab einer gewissen Unternehmensgröße oder bei mehreren Hochrisiko-Anwendungsfällen (siehe EU AI Act) lohnt sich ein kleines, funktionsübergreifendes Gremium aus IT, Datenschutz und Fachbereich statt einer einzelnen Person.
Für die meisten kleineren und mittleren Betrieben reicht zunächst eine einzelne klar benannte Zuständigkeit mit definiertem Eskalationsweg.
When it fits — and when it doesn’t
When it fits
- Mehrere Abteilungen nutzen bereits unterschiedliche, nicht abgestimmte KI-Tools
- Es gibt noch keine benannte Person für KI-Entscheidungen
- Neue Tools werden aktuell ohne Rücksprache mit IT oder Datenschutz getestet
When it doesn't
- Es gibt bereits eine klar benannte, funktionierende Zuständigkeit
- Es wird nur ein einziges, zentral eingeführtes KI-Tool im gesamten Unternehmen genutzt
- Es bestehen bereits etablierte Freigabeprozesse für neue Software generell, die KI mit abdecken
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