Was passiert mit bestehenden Aufgaben, wenn ein Prozess automatisiert wird?
Wird ein Prozess automatisiert, verändern sich die bisherigen Aufgaben der beteiligten Mitarbeitenden meist, statt komplett zu entfallen — Routinetätigkeiten sinken, während Prüf-, Ausnahme- und Kundenkontaktaufgaben oft mehr Gewicht bekommen; wie offen dieser Wandel kommuniziert wird, entscheidet über die Akzeptanz im Team.
Die Sorge, durch Automatisierung überflüssig zu werden, ist einer der häufigsten unausgesprochenen Widerstände bei der Einführung neuer Workflows. Eine offene Klärung der neuen Rolle nimmt dieser Sorge meist die Grundlage.
Vorher/Nachher: Rolle der Sachbearbeitung bei Rechnungsprüfung
Vorher prüft und erfasst eine Sachbearbeitung jede Rechnung manuell von Anfang bis Ende, rund 15 Minuten pro Vorgang.
Nachher übernimmt die Sachbearbeitung nur noch die Prüfung der vom System markierten Ausnahmefälle sowie stichprobenartige Qualitätskontrollen — die reine Erfassungsarbeit entfällt, die fachliche Prüftätigkeit bleibt und gewinnt an Gewicht.
Beispielrechnung zur veränderten Arbeitszeitverteilung
Beispielrechnung: Bei 300 Rechnungen im Monat und bisher 15 Minuten je Vorgang (75 Stunden gesamt) sinkt die reine Bearbeitungszeit nach Automatisierung auf rund 20 Stunden für Ausnahmefälle und Stichproben — die freiwerdenden rund 55 Stunden lassen sich für andere Aufgaben wie Lieferantenkontakt oder Prozessverbesserung nutzen, was im Vorfeld mit dem Team besprochen werden sollte.
Warum offene Kommunikation hier entscheidend ist
Ohne frühzeitige Klärung, wofür die freiwerdende Zeit genutzt wird, entsteht im Team schnell die (oft berechtigte) Sorge vor Stellenabbau — diese Sorge lässt sich nur durch konkrete, ehrliche Kommunikation über die neue Aufgabenverteilung abbauen, nicht durch allgemeine Beruhigung.
Wann Stellenveränderungen tatsächlich zur Debatte stehen
Bei sehr hohem Automatisierungsgrad in reinen Erfassungsrollen ohne andere Aufgabenanteile kann sich die Frage nach der Stellenzahl ehrlich stellen — auch dann sollte das offen und frühzeitig kommuniziert werden, statt es zu verschweigen.
When it fits — and when it doesn’t
When it fits
- Es ist im Vorfeld klar, wofür freiwerdende Zeit genutzt werden soll
- Die betroffenen Mitarbeitenden werden frühzeitig und ehrlich informiert
- Die neue Rolle bringt mehr fachliche statt nur repetitive Aufgaben mit sich
When it doesn't
- Es gibt keinen Plan, wofür freiwerdende Zeit genutzt werden soll
- Mitarbeitende erfahren erst kurz vor der Einführung davon
- Es ist unklar oder unausgesprochen, ob Stellen tatsächlich wegfallen sollen
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