Zugeordnet
Automatischer Rechnungsabgleich
Eingehende Zahlungen werden nach hinterlegten Regeln den passenden offenen Rechnungen zugeordnet.
Nextise WORKFLOWS · Buchhaltung
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Zahlungseingangsmeldung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Zuordnungsregeln und Bankverbindungen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP-Anbindung oder Bankschnittstelle.
Buchhaltung und Geschäftsführung mit regelmäßigem ZahlungsverkehrZeitrahmen nach Prüfung von Bankschnittstelle und ZuordnungsregelnNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Bankschnittstelle) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Zahlungseingänge werden täglich manuell mit offenen Rechnungen abgeglichen.
Kontoauszüge müssen von Hand mit offenen Rechnungen verglichen werden, bevor Buchhaltung oder Vertrieb erfahren, welche Zahlung eingegangen ist. Bei hohem Zahlungsaufkommen oder abweichenden Beträgen entsteht dabei Verzögerung und Unsicherheit über den aktuellen Zahlungsstand.
Funktionen
- Gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen ab
- Erkennt abweichende Beträge und Teilzahlungen nach hinterlegten Regeln
- Benachrichtigt zuständige Personen bei zugeordneten und offenen Zahlungen
- Übergibt den geprüften Zahlungsstand an das bestehende ERP oder Buchhaltungssystem
Wirkung im Alltag
Zahlungseingänge werden erkannt und gemeldet, statt täglich manuell verglichen zu werden.
Zeitnah
Direkte Benachrichtigung
Zuständige Personen erfahren ohne manuellen Kontoauszugsabgleich, welche Zahlung eingegangen ist.
Erkennbar
Klare Abweichungen
Abweichende Beträge und Teilzahlungen werden gekennzeichnet, statt unbemerkt zu bleiben.
So funktioniert es
Vom Zahlungseingang zur strukturierten Meldung in drei Schritten.
Nextise verbindet Bankschnittstelle und ERP mit Ihren Zuordnungsregeln und bildet daraus einen kontrollierten Meldeablauf.
1
Zahlungseingänge erfassen
Der Workflow übernimmt eingehende Zahlungen aus der angebundenen Bankschnittstelle.
2
Offenen Rechnungen zuordnen
Zahlungen werden nach hinterlegten Regeln mit offenen Posten im ERP abgeglichen.
3
Zuständige Personen benachrichtigen
Zugeordnete und offene Zahlungen werden an die festgelegten Zuständigen gemeldet.
Eine Zahlungsmeldung, die zu Ihren Zuordnungsregeln passt.
Fertiger Ablauf statt täglicher Handarbeit
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt die Zahlungsmeldung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Zahlungsweg statt mit einem eigenen Abgleichsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen die Zuordnung
Toleranzgrenzen, Zuordnungslogik und Benachrichtigungswege richten sich nach Ihrer Buchhaltung. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Zahlungsmeldung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Mahnwesen und Kontenabgleich verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um den Zahlungseingang.
BU
Buchhaltung
Sieht zugeordnete und offene Zahlungen, ohne Kontoauszüge manuell zu prüfen.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen aktuellen Überblick über den Zahlungsstand ohne Rückfrage bei der Buchhaltung.
EK
Einkauf
Erfährt zeitnah, wenn eigene Ausgangszahlungen beim Lieferanten zugeordnet wurden.
AD
Außendienst
Wird informiert, sobald die Zahlung eines betreuten Kunden eingegangen ist.
Zahlungsdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Konten, Regeln und Systeme in die Zahlungsmeldung einbezogen werden.
Freigegebene Bankverbindungen
Der Workflow verarbeitet nur die Konten, die für die Zahlungsmeldung freigegeben wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Buchhaltung und Vertrieb.
Menschliche Prüfung
Abweichende Beträge und ungeklärte Zahlungen werden einer zuständigen Person vorgelegt, bevor sie als erledigt gelten.
Nachvollziehbarer Betrieb
Zuordnung und Meldung jeder Zahlung bleiben im vereinbarten Ablauf dokumentiert und einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Zahlungseingangsmeldung
- Anpassung an Ihre Zuordnungsregeln und Toleranzgrenzen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Bankschnittstelle)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben bei abweichenden Zahlungen
- Übergabe in den produktiven Buchhaltungsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Zuordnungsregeln für Zahlungen und Rechnungen
- Zugang zu Bankschnittstelle und ERP-System
- Definierte Toleranzgrenzen für abweichende Beträge
- Zuständigkeiten für die Klärung offener Zahlungen
- Benachrichtigungskanal für zuständige Personen
Integration
- ERP
- Bankschnittstelle
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Zahlungseingangsmeldung
Die wichtigsten Punkte zu Zuordnung, Abweichungen, Benachrichtigung und Integration.
Die Zuordnung folgt Ihren hinterlegten Regeln, etwa Rechnungsnummer, Betrag oder Kundenreferenz im Verwendungszweck.
Der Zeitrahmen hängt von der Anbindung der Bankschnittstelle, den gewünschten Zuordnungsregeln und der ERP-Anbindung ab und wird vor der Umsetzung geprüft.
Abweichende Zahlungen werden anhand der vereinbarten Toleranzgrenzen erkannt und einer zuständigen Person zur Klärung vorgelegt.
Nein. Der Workflow gleicht Zahlungen mit Ihrem vorhandenen ERP ab und übergibt den geprüften Stand dorthin, statt das System zu ersetzen.
Ihren Zahlungseingangsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Zahlungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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