Nextise Workflows
Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch nach Ihrer Geschäftslogik.
Nextise WORKFLOWS · Buchhaltung
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihr Mahnwesen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Zahlungsfristen und Mahnstufen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP-Mahnlogik oder E-Mail-Automatisierung.
Buchhaltung und Geschäftsführung mit regelmäßigem RechnungsversandZeitrahmen nach Prüfung von ERP, Mahnstufen und FreigaberegelnNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Akademie
Workshops & Training, damit Ihr Team KI eigenständig nutzt.
Nextise Consulting
Analyse und Architektur für Situationen jenseits des Standardfalls.
Nextise Business Apps
Individuelle CRM- und Mobile-Apps, verbunden mit Ihrer Wissensbasis.
Nextise CIP
Ihr Unternehmenswissen sofort abrufbar für jeden Mitarbeiter.
Offene Rechnungen werden erst bemerkt, wenn das Geld schon fehlt.
Das Nachfassen bei überfälligen Rechnungen hängt an einzelnen Personen und manuellen Listen. Bei hoher Auslastung werden Fristen später geprüft, Rückfragen fehlen und die Liquiditätsplanung verliert an Verlässlichkeit.
Funktionen
- Gleicht offene Rechnungen mit hinterlegten Zahlungsfristen ab
- Bereitet Erinnerungen und Mahnungen nach Ihren Regeln vor
- Holt bei Bedarf eine Freigabe vor dem Versand ein
- Dokumentiert Vorgang und Status im selben System wie Beleg- und Kontenprozesse
Wirkung im Alltag
Mahnvorgänge laufen verlässlich nach denselben Regeln.
Puenktlich
Fristen im Blick
Offene Rechnungen werden auf Basis der vereinbarten Zahlungsziele regelmaessig geprueft.
Klar
Einheitliche Mahnstufen
Erinnerung und Mahnung folgen der hinterlegten Logik und dem freigegebenen Wording.
Nachvollziehbar
Vollstaendiger Verlauf
Buchhaltung und Geschaeftsfuehrung sehen, welcher Schritt vorbereitet, freigegeben oder versendet wurde.
So funktioniert es
Von der offenen Rechnung zur geregelten Mahnung in drei Schritten.
Nextise verbindet den Datenstand aus Ihrem System mit den vereinbarten Mahnregeln und steuert daraus einen durchgaengigen Ablauf.
1
Offene Posten erkennen
Der Workflow gleicht Rechnungsfaelligkeiten und Zahlungseingaenge mit den festgelegten Regeln ab.
2
Mahnung vorbereiten
Pro Vorgang wird die passende Stufe mit den benoetigten Angaben fuer den Versand vorbereitet.
3
Freigeben und versenden
Je nach Prozess erfolgt vor dem Versand eine Freigabe, danach wird der Status im System aktualisiert.
Mahnungen laufen produktiv im bestehenden Buchhaltungsprozess.
Mit Ihrer Buchhaltungslogik starten
Nextise bildet Mahnstufen, Ausnahmen und Freigaben entlang Ihres realen Ablaufs ab, statt einen neuen Prozess nebenher einzufuehren.
Bestehende Systeme weiter nutzen
Der Workflow verbindet vorhandene Datenquellen und Postfaecher mit dem Mahnprozess, damit keine Doppelpflege entsteht.
Kontrollierter Betrieb im Unternehmen
Der Ablauf laeuft in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP und E-Mail) und bleibt fuer zustaendige Rollen nachvollziehbar und anpassbar.
Einsatz im Unternehmen
Ein geregelter Ablauf verbindet Finance, Vertrieb und Leitung.
BU
Buchhaltung
Prueft offene Posten, steuert Mahnstufen und behaelt den Gesamtstatus im Blick.
VT
Vertrieb
Gibt bei Bedarf Rueckmeldung zu Kundensituation oder strittigen Vorgangen.
GF
Geschaeftsfuehrung
Erhaelt transparente Freigaben bei definierten Faellen und sieht den Verlauf ohne Einzelabfragen.
CO
Controlling
Nutzt den dokumentierten Stand fuer Liquiditaetsplanung und offene-Risiko-Einschaetzung.
Mahndaten werden entlang Ihrer Rollen und Systemgrenzen verarbeitet.
Welche Datenquellen, Postfaecher und Freigabepunkte genutzt werden, wird vorab in Ihrer konkreten Betriebsumgebung festgelegt.
Begrenzte Datenquellen
Der Workflow greift nur auf freigegebene Buchhaltungs- und Rechnungsdaten zu, die fuer den Mahnprozess benoetigt werden.
Rollenbasierte Entscheidungen
Freigaben und Sichtbarkeit folgen den in Finance, Vertrieb und Leitung vereinbarten Zustaendigkeiten.
Regelbasierte Ausnahmen
Sonderfaelle wie Reklamationen oder gesperrte Konten werden markiert und erst nach menschlicher Pruefung weitergefuehrt.
Nachvollziehbare Protokollierung
Statuswechsel und Versandschritte werden im vereinbarten Prozess dokumentiert und bleiben fuer berechtigte Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Ihr Mahnwesen
- Anpassung an Ihre Zahlungsfristen und Mahnstufen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, E-Mail)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben vor dem Versand
- Übergabe in den produktiven Buchhaltungsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Zahlungsfristen und Mahnstufen
- Zuständigkeiten für Freigaben vor dem Versand
- Zugang zu Ihrem ERP-/Rechnungssystem
- Das gewünschte Wording für Erinnerung und Mahnung
- Einen definierten Prozess für Rückfragen zu offenen Posten
Integration
- ERP
- Datenbank
FAQ
Haeufige Fragen zum automatisierten Mahnwesen
Die wichtigsten Punkte zu Einfuehrung, Kontrolle und Zusammenspiel mit Ihrer Buchhaltung.
Das wird gemeinsam festgelegt. Typisch sind offene Forderungen aus definierten Debitorenbereichen und Faelligkeiten, die aus Ihrem bestehenden System uebernommen werden.
Ja. Freigabepunkte koennen pro Mahnstufe eingerichtet werden, damit zustaendige Personen kritische Faelle vor dem Versand pruefen.
Solche Faelle werden als Ausnahme markiert und nicht automatisch weitergefuehrt, bis eine zustaendige Person den naechsten Schritt festlegt.
Nein. Der Workflow wird auf Ihre vorhandenen Daten und Prozesse abgestimmt. Die konkrete Uebergabe richtet sich nach den verfuegbaren Zugriffs- und Schnittstellenmoeglichkeiten.
Ihren Mahnprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Mahnprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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Nextise begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur produktiven Lösung. In 6–10 Wochen einsatzbereit.
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