Schneller
Kürzere Zeit von Anfrage bis Termin
Verfügbarkeiten werden automatisch abgeglichen, sodass Interessenten passende Vorschläge ohne mehrfaches Nachfragen erhalten.
Nextise WORKFLOWS · Vertrieb
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Terminvereinbarung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Verfügbarkeits- und Zuständigkeitsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft 365 und Ihrem bestehenden CRM.
Vertriebsteams, die Termine aktuell manuell per E-Mail und Kalenderabgleich vereinbarenZeitrahmen nach Prüfung von Kalenderzugriff, CRM-Struktur und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Kalender, Microsoft 365) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Zwischen Anfrage und Termin liegen zu viele E-Mails.
Terminvorschläge werden manuell per E-Mail abgestimmt, Kalender werden einzeln geprüft, und Interessenten warten auf Rückmeldung. Bis ein Termin steht, sind oft mehrere Tage und mehrere Nachrichten vergangen.
Funktionen
- Prüft Kalenderverfügbarkeit der zuständigen Vertriebsperson automatisch
- Sendet passende Terminvorschläge an den Interessenten
- Bestätigt vereinbarte Termine im Kalender und im CRM
- Erinnert an offene oder anstehende Termine nach Ihren Regeln
Wirkung im Alltag
Termine stehen, ohne dass jemand E-Mails zählen muss.
Zugeordnet
Termine bei der richtigen Person
Terminanfragen werden nach Ihren Zuständigkeitsregeln automatisch der passenden Vertriebsperson zugewiesen.
Dokumentiert
Termine direkt im CRM sichtbar
Vereinbarte Termine werden mit dem zugehörigen Vorgang im CRM verknüpft und für das Team nachvollziehbar.
So funktioniert es
Von der Terminanfrage bis zum bestätigten Kalendereintrag.
Nextise verbindet Kalender, CRM und Kommunikationskanal und setzt Ihre Zuständigkeits- und Verfügbarkeitsregeln automatisiert um.
1
Terminanfrage und Zuständigkeit erfassen
Der Workflow ordnet die Anfrage nach Ihren Regeln der zuständigen Vertriebsperson zu.
2
Verfügbarkeit abgleichen und vorschlagen
Freie Kalenderslots werden geprüft und passende Terminvorschläge an den Interessenten gesendet.
3
Termin bestätigen und verknüpfen
Der bestätigte Termin wird im Kalender eingetragen und mit dem zugehörigen CRM-Vorgang verknüpft.
Eine Terminvereinbarung, die im Vertriebsalltag verlässlich trägt.
Produktiver Einstieg auf vorhandener Systembasis
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung für Nextise WORKFLOWS und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Kalender, Microsoft 365) direkt mit realen Terminanfragen in den Betrieb um.
Ihre Zuständigkeits- und Verfügbarkeitsregeln steuern die Zuordnung
Terminarten, Vorlaufzeiten und Zuständigkeiten folgen Ihren operativen Vorgaben und werden gemeinsam abgestimmt.
Verbunden mit Ihrem CRM als führendem System
Der Workflow verknüpft vereinbarte Termine direkt mit dem zugehörigen CRM-Vorgang, ohne eine parallele Terminverwaltung aufzubauen.
Einsatz im Unternehmen
Ein gemeinsamer Ablauf für Vertrieb, Innendienst, Geschäftsführung und IT.
VT
Vertrieb
Erhält passende Terminvorschläge automatisch zugewiesen, ohne Kalender manuell abzugleichen.
ID
Innendienst
Sieht bestätigte Termine direkt im CRM und kann Vorbereitung entsprechend planen.
GF
Geschäftsführung
Sieht die Terminauslastung im Vertriebsteam über das zentrale System.
IT
IT
Betreut die Anbindung von Kalender und CRM im Rahmen der bestehenden Systemlandschaft.
Termine werden nach Ihren Zuständigkeits- und Zugriffsregeln vereinbart.
Nextise definiert mit Ihnen die Kalenderzugriffe, Zuständigkeiten und Ausnahmewege. Manuelle Prüfung bleibt möglich, und Architektur sowie Regelwerk werden vor Inbetriebnahme geprüft.
Freigegebene Kalender und Konten
Der Workflow greift nur auf die für den Prozess freigegebenen Kalender und Konten zu.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung
Terminvereinbarung und Einsicht richten sich nach den festgelegten Rollen im Vertriebsteam.
Manuelle Prüfung bei Sonderfällen
Terminkonflikte oder Sonderwünsche werden gekennzeichnet und zur menschlichen Entscheidung weitergegeben.
Nachvollziehbarkeit und Architekturchecks
Terminvorschläge, Bestätigungen und Verknüpfungen sind dokumentierbar; technische Architektur- und Regelprüfungen sind Teil der Einführung.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Terminvereinbarung
- Anpassung an Ihre Verfügbarkeits- und Zuständigkeitsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. Kalender, CRM)
- Dokumentierte Regeln für Terminarten und Erinnerungen
- Übergabe in den produktiven Vertriebsbetrieb
Voraussetzungen
- Zugriff auf die Kalender der zuständigen Vertriebsmitarbeitenden
- Ihre bestehende CRM-Struktur für Terminbezug
- Regeln zur Zuständigkeit je Terminart oder Region
- Vorgaben zu Terminlänge und Vorlaufzeit
- Den genutzten Kommunikationskanal zum Interessenten
Integration
- Kalender
- CRM
FAQ
Häufige Fragen zur Terminvereinbarung
Die wichtigsten Punkte zu Kalenderzugriff, Einführung, Ausnahmen und Systemanschluss.
Eingebunden werden die im Prozess freigegebenen Kalender der zuständigen Vertriebsmitarbeitenden. Weitere Kalender können nach Bedarf ergänzt werden.
Nach Prüfung von Kalenderzugriff, CRM-Verknüpfung und Zuständigkeiten wird ein begrenzter, planbarer Einführungsrahmen für den ersten Umfang festgelegt.
Solche Fälle werden als Ausnahme gekennzeichnet und an eine zuständige Rolle zur manuellen Prüfung und Entscheidung übergeben.
Nein. Der Workflow ergänzt Ihren bestehenden Kalender und Ihr CRM und nutzt deren Struktur und Schnittstellen für die Terminvereinbarung.
Ihre Terminvereinbarung prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Terminprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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